Política de privacidade

Quem somos e quem controla os dados

A ShipCertify é uma empresa do Seaway Group. O responsável pelo tratamento dos dados pessoais recolhidos através deste sítio é a entidade operacional, Ekinek Tarım Gıda ve Denizcilik Ltd Şti, registada na repartição de finanças de Karşıyaka sob o número fiscal 329 120 5309: é ela que gere o formulário de orçamento, que decide por que motivo os dados são recolhidos e o que com eles se faz, e que responde por eles. Existe uma sede social no Reino Unido em Office 7408, 58 Peregrine Road, Hainault, Ilford, Essex IG6 3SZ, para onde pode, em alternativa, enviar um pedido por escrito — chega às mesmas pessoas e é respondido no mesmo prazo. Qualquer assunto decorrente desta página deve ser dirigido a compliance@shipcertify.com, ou a info@shipcertify.com se preferir a caixa de correio geral; seja qual for a via de chegada, é confirmado no prazo de cinco dias úteis.

O que o formulário de orçamento recolhe

O que escreve no formulário de orçamento, e nada mais a seu respeito. Sobre o navio: o nome e o número IMO e, quando os indica, a bandeira, o tipo e a arqueação bruta. Sobre a escala: o porto e o UN/LOCODE, se o navio ficará a cais, no fundeadouro, num estaleiro ou em doca seca, a ETA e a ETD, e o grau de urgência do trabalho. Sobre o trabalho: as linhas de serviço de que necessita, se são necessárias peças, marcas, modelos e números de série do equipamento, a data de vencimento de um certificado a expirar e tudo o que escrever no campo de texto livre. Sobre si: o seu nome, empresa, endereço de correio eletrónico, número de telefone e o canal pelo qual prefere que respondamos. Se nos indicar o nome e os contactos do agente do navio, também os conservamos e utilizamo-los apenas para organizar a intervenção — se for esse agente e não tiver sido você a dar-nos os seus dados, os direitos abaixo aplicam-se-lhe da mesma forma. Não construímos qualquer perfil de visitante, não recolhemos a impressão digital do seu navegador e não colocamos qualquer cookie publicitário.

Endereços IP, o registo de acessos e o limitador de frequência

Um endereço IP é um dado pessoal, e este sítio trata-o em dois locais. O registo de acessos do nginx regista o endereço que efetuou cada pedido, a hora, a página pedida, o código de resposta e a cadeia de identificação do navegador; sem esse registo um servidor não pode ser diagnosticado quando falha nem defendido quando é atacado. É rodado todas as noites, comprimido no dia seguinte e eliminado dez dias após ter sido escrito — tempo suficiente para reconstituir um incidente ao longo de uma semana de tráfego, e curto o bastante para que nenhum endereço permaneça no servidor além disso. Nada é copiado para fora do servidor, e nenhum endereço nele é associado a um contacto, a um nome ou a qualquer outro registo. O formulário de orçamento conta as submissões separadamente — no máximo cinco em dez minutos a partir de um endereço, e três numa hora a partir de um endereço de correio eletrónico — para que um script não possa inundar a caixa de correio dos coordenadores; esses contadores residem na memória do processo em execução, nunca são escritos em disco, e desaparecem quando a janela se fecha ou o serviço reinicia. O endereço não é truncado, não é armazenado junto do seu pedido e não é usado para o identificar nem para construir um perfil. O formulário contém ainda um campo oculto que tem de permanecer vazio e a hora em que a página foi gerada, ambos existentes apenas para rejeitar publicações automatizadas.

Como são contabilizadas as visitas a este sítio

Este sítio contabiliza o seu próprio tráfego, no seu próprio servidor, e a quantidade registada depende da escolha que fez na barra de cookies. Para cada visita, tenha escolhido o que tiver escolhido, registamos a data e a hora, a página, o país, a região e a cidade, o tipo de dispositivo, o sistema operativo e o navegador e a sua versão. A localização e o dispositivo não lhe são perguntados e não são lidos do seu dispositivo: a localização é obtida a partir do seu endereço IP, e o dispositivo, o navegador e a versão são o que o seu navegador declara sobre si próprio no pedido. O seu endereço IP é usado para essa consulta e é depois encurtado antes de qualquer coisa ser registada — a última parte de um endereço IPv4, ou tudo exceto os três primeiros grupos de um endereço IPv6, é substituída por zeros, e o endereço completo é descartado. O endereço completo nunca é armazenado nos registos de análise e nunca sai deste servidor. Nada é escrito no seu dispositivo para isto, nenhum identificador é criado, e duas páginas que leia não podem ser reconhecidas como a mesma visita. Se aceitou a análise na barra de cookies, são registadas mais três coisas: uma referência aleatória é mantida no armazenamento de sessão do seu navegador para que as páginas de uma única visita possam ser lidas pela ordem correta, os cliques em ligações e botões são registados por um nome curto fixo do elemento clicado, e a largura da janela do seu navegador é registada em passos aproximados. A referência não é um cookie e não é conservada: o seu navegador descarta-a quando fecha o separador, pelo que não pode ligar uma visita de hoje a uma visita da próxima semana. Não é o seu nome, não é uma conta, e nunca é associada a um pedido de orçamento. Algumas coisas nunca são registadas de todo. Tudo o que surge após o ponto de interrogação num endereço web é removido antes de o endereço ser registado, pelo que um termo de pesquisa, uma referência ou um endereço de correio eletrónico que alguma vez tenha aparecido numa ligação não pode chegar a estes registos. O texto de uma ligação ou de um botão nunca é registado, apenas o nome curto fixo. A origem de onde veio é reduzida ao nome do sítio, salvo se aceitou a análise. Os pedidos de rastreadores automatizados são descartados em vez de contabilizados, tal como os pedidos do nosso próprio servidor. Nenhuma outra empresa está envolvida. Não há serviço de análise, gestor de etiquetas nem pixel de rastreio em qualquer página: a contagem é feita pelo nosso próprio software e os registos permanecem na nossa própria base de dados. A consulta de nomes de localidades utiliza um ficheiro de base de dados conservado neste servidor, pelo que o seu endereço IP não é enviado a lado nenhum para ser resolvido. Esse ficheiro é a base de dados IP to City Lite da DB-IP, utilizada ao abrigo da licença Creative Commons Attribution 4.0. A cidade que indica é o centro da cidade a que a rede pertence — é uma aproximação a partir da rede, não uma leitura do seu dispositivo, e é frequentemente a cidade do seu fornecedor de Internet e não a sua. Este sítio nunca pede ao seu navegador a sua localização real. O fundamento jurídico da contagem que ocorre em cada visita é o nosso interesse legítimo em saber quais as páginas do nosso próprio sítio que são utilizadas e a partir de que países, para que possamos mantê-lo e melhorá-lo. Não lhe é pedido consentimento para tal porque nada é armazenado no seu dispositivo e nenhum registo o identifica. O registo adicional acima descrito só ocorre quando o consentiu, e pode retirar esse consentimento a qualquer momento na página de cookies — o registo detalhado cessa a partir desse momento. Os registos individuais de visita são eliminados seis meses após serem escritos. O que é conservado para além disso é um conjunto de totais diários — quantas visualizações teve cada página, de que país, em que tipo de dispositivo e em que navegador — sem qualquer endereço, referência ou percurso. Esses totais são conservados por tempo indeterminado para que possamos comparar um ano com outro. Apenas o nosso próprio pessoal pode ver qualquer parte disto; nada é vendido, partilhado ou usado para lhe fazer publicidade.

Por que motivo podemos conservá-los

Para um pedido de orçamento, o fundamento jurídico são as diligências efetuadas a seu pedido antes da celebração de um contrato e o nosso interesse legítimo em responder a um contacto de negócio; o seu consentimento explícito é igualmente registado no momento da submissão, razão pela qual a caixa nunca vem pré-assinalada. Para o registo de acessos e o limitador de frequência, o fundamento é apenas o interesse legítimo — manter o sítio disponível e manter as submissões automatizadas fora da caixa de correio dos coordenadores — e não lhe é pedido consentimento para tal, porque não pode ser desativado e continuar a servir uma página. Um contacto que solicita um orçamento não é acrescentado a uma lista de distribuição, a uma newsletter ou a um calendário automático de lembretes: o único correio eletrónico que se segue diz respeito ao pedido que apresentou e a qualquer encomenda dele resultante. Não vendemos nem alugamos qualquer contacto e não o cedemos a outra empresa para a comercialização dessa empresa. Se algum dia oferecermos lembretes de expiração de certificados, serão pedidos separadamente, em linguagem clara, registados com a data em que o consentimento foi dado, e cessados com uma única resposta.

Quem mais lhes acede

Estes são os únicos terceiros que lhes acedem.

Namecheap Private Email, que transporta a notificação para nós e a confirmação para si.

Telegram, que transporta uma notificação para o nosso próprio chat de operações quando uma visita começa, para que um pedido possa ser respondido por alguém que já sabe quais as páginas foram lidas. A mensagem contém a cidade e o país a que o endereço corresponde, a rede a que pertence, o navegador e o dispositivo, a página em que a visita entrou, a proveniência da visita e o próprio endereço IP. O Telegram está fora do Reino Unido e do EEE, pelo que essa transferência assenta numa garantia e não na adequação, e é efetuada com base no interesse legítimo de saber quem pergunta pelos nossos serviços. Pode opor-se a ela junto do contacto indicado abaixo.

ipwho.is, ao qual se pergunta a que cidade e a que rede pertence um endereço IP, apenas para essa notificação. O endereço é-lhe enviado através de uma ligação cifrada e não é aí conservado por nós. Esta é a única consulta que sai deste servidor: os nomes de localidades no próprio relatório de visitas continuam a vir do ficheiro de base de dados aqui conservado.

O nosso próprio servidor, alojado na IONOS em Londres, que serve este sítio.

Não existe qualquer serviço de análise de terceiros, gestor de etiquetas nem script de terceiros em qualquer página deste sítio. As visitas são contabilizadas pelo nosso próprio software neste servidor, e a consulta de nomes de localidades utiliza um ficheiro de base de dados aqui conservado.

Durante quanto tempo os conservamos

Um pedido de orçamento e a correspondência que se lhe segue residem no correio eletrónico dos coordenadores e em mais nenhum lugar deste sítio. Um contacto que nunca se converte numa encomenda é eliminado vinte e quatro meses após a última mensagem da conversa — tempo suficiente para o mesmo navio fazer duas escalas e para nos pedir um orçamento com base no âmbito anterior, e curto o bastante para que nada seja conservado na eventualidade de um dia poder vir a ser útil. Quando é colocada uma encomenda, a correspondência passa a integrar o registo do trabalho e é conservada durante dez anos a contar do fim do ano fiscal em que o trabalho foi faturado, porque a contabilidade comercial e os documentos que a suportam têm de ser conservados durante esse período. Uma submissão recusada pelo limitador de frequência nunca chega a ser armazenada. Se nos pedir para apagar um contacto antes de terminado o seu prazo, fazemo-lo no prazo de trinta dias e confirmamo-lo por escrito, salvo se tiver sido colocada uma encomenda e o registo tiver de ser conservado para cumprir a lei fiscal ou contabilística — caso em que lho comunicamos, indicando a data em que será eliminado.

Para onde vão e quem mais os pode ler

O servidor está em Londres. Os coordenadores trabalham a partir de seis bases de serviço — İstanbul, İzmir e İskenderun na Turquia, Varna na Bulgária, Constanța na Roménia e Londres — pelo que um contacto pode ser lido fora do Reino Unido e do EEE, em particular na Turquia. A Turquia não está abrangida nem por uma decisão de adequação da Comissão Europeia nem pelos regulamentos de adequação do Reino Unido, pelo que uma transferência para esse país assenta numa garantia e não na adequação: as cláusulas contratuais-tipo, no modelo da Comissão Europeia para dados abrangidos pelo RGPD da UE e com o aditamento do Reino Unido para dados abrangidos pelo RGPD do Reino Unido, apoiadas numa avaliação de risco da transferência que o diretor de operações responsável pela conformidade revê uma vez por ano. Quando um porto não dispõe de base ShipCertify, uma intervenção pode ser prestada através de uma empresa parceira; se o seu pedido for encaminhado para uma delas, seguem o navio, o porto, o âmbito e um contacto do navio, porque ninguém pode intervir sem eles — e nada mais segue com eles. Nenhum parceiro recebe um pedido antes de assinado um acordo escrito que o circunscreve a essa intervenção, lhe impõe as mesmas garantias em qualquer transferência ulterior, proíbe qualquer outra utilização dos contactos e exige que os dados sejam devolvidos ou destruídos quando o trabalho termina. Uma cópia das garantias invocadas para uma determinada transferência é fornecida, a pedido dirigido a compliance@shipcertify.com, no prazo de trinta dias, com as condições comerciais ocultadas.

Lei turca n.º 6698 (KVKK)

Por a entidade operacional estar estabelecida na Turquia, a Lei n.º 6698 sobre a Proteção de Dados Pessoais aplica-se a este tratamento a par do RGPD do Reino Unido e do RGPD da UE; os três sobrepõem-se, mas não são um único regime, e um direito ao abrigo de um não é automaticamente um direito ao abrigo de outro. Nos termos do artigo 11.º, pode saber se os seus dados pessoais são tratados, pedir informações caso o sejam, conhecer a finalidade e se são utilizados em conformidade com ela, saber os terceiros na Turquia e no estrangeiro para quem são transferidos, obter a retificação de dados incompletos ou inexatos e a notificação dessa retificação a esses terceiros, pedir o apagamento ou a destruição ao abrigo do artigo 7.º e a notificação disso também, opor-se a um resultado obtido a seu respeito por análise exclusivamente automatizada, e reclamar indemnização pelos danos causados por tratamento ilícito. O requerimento é feito primeiro junto de nós, por escrito — para compliance@shipcertify.com, ou para o endereço da sede social indicado na secção de contactos abaixo — e é respondido no prazo máximo de trinta dias. Se for recusado, respondido de forma inadequada ou não respondido a tempo, pode ser apresentada reclamação junto do Conselho de Proteção de Dados Pessoais (Kişisel Verileri Koruma Kurulu), o órgão decisório da Autoridade de Proteção de Dados Pessoais — no prazo de trinta dias a contar do conhecimento da nossa resposta e, em todo o caso, no prazo de sessenta dias a contar da data do requerimento. Qual dos três regimes prevalece para um dado pedido decorre do responsável pelo tratamento indicado no topo desta página.

Representantes na UE e no Reino Unido

O artigo 27.º do RGPD da UE exige que um responsável pelo tratamento estabelecido fora da União que ofereça serviços a pessoas na União designe aí um representante por escrito, e o RGPD do Reino Unido impõe o mesmo dever quanto ao Reino Unido. Nenhum destes deveres recai sobre nós, e a razão está em onde trabalhamos. Temos bases de serviço em Varna, na Bulgária, e em Constanța, na Roménia — estabelecimentos na União — e uma sede social e uma base de serviço em Londres. O tratamento efetuado no contexto desses estabelecimentos está abrangido pelo artigo 3.º, n.º 1, de cada regulamento, o fundamento aplicável a um responsável estabelecido no território, ao passo que o artigo 27.º visa apenas o responsável abrangido antes pelo artigo 3.º, n.º 2. Assim, não há representante a indicar nem é necessário nenhum: um pedido da União ou do Reino Unido é tratado diretamente por nós, no contacto abaixo, nos prazos acima indicados.

O portal do cliente é um sistema separado

portal.shipcertify.com é uma aplicação diferente, num nome de anfitrião diferente, com a sua própria base de dados, as suas próprias credenciais, o seu próprio fundamento jurídico e o seu próprio aviso de privacidade; este aviso não o abrange e o aviso dele não abrange este sítio. Um pedido de orçamento submetido aqui nunca é nele escrito — o sítio público não tem qualquer via de acesso a essa base de dados. Solicitar um orçamento não cria, por isso, uma conta no portal. Se lhe for concedido acesso ao portal, isso é uma etapa separada, com os seus próprios termos e o seu próprio consentimento, e ser-lhe-ia comunicado na altura.

Como é protegido

O sítio é servido apenas através de TLS, num certificado que se renova automaticamente, e o HTTP simples é redirecionado para ele. A aplicação pública é implementada sem qualquer cadeia de ligação a base de dados e sem qualquer credencial do portal, pelo que um comprometimento deste servidor web não alcança quaisquer registos de clientes: não há nenhum nele. Detém apenas um segredo de sessão assinada, usado para um único início de sessão administrativo através do qual o nosso próprio pessoal gere as fotografias deste sítio; esse início de sessão não toca em nenhum contacto. Um pedido de orçamento é dirigido às caixas de correio funcionais que têm de lhe responder e não é divulgado para além dos coordenadores e do pessoal de documentação que nele trabalham. Essas caixas de correio são abertas apenas através de contas individuais nominais — não há palavra-passe partilhada nem início de sessão genérico — o acesso é concedido por um diretor de operações, a autenticação de dois fatores é imposta em todas as contas que lhes acedem, a lista de quem tem acesso é revista de seis em seis meses, e uma conta é encerrada no dia em que a pessoa sai. Uma violação de dados pessoais que afete este sítio seria comunicada à autoridade de controlo competente sem demora injustificada e, sempre que possível, no prazo de setenta e duas horas a contar do momento em que dela tomarmos conhecimento, quando a violação for suscetível de resultar num risco para si, e diretamente a si quando esse risco for elevado. Qual a autoridade competente decorre do responsável pelo tratamento indicado no topo desta página.

Sem decisões automatizadas

Não há definição de perfis neste sítio, nem qualquer decisão automatizada que produza efeitos jurídicos para si ou o afete de forma significativa e semelhante. Cada orçamento é elaborado por uma pessoa e cada intervenção é planeada por uma pessoa. O único controlo automatizado é o limitador de frequência acima descrito: conta as submissões de um endereço ao longo de uma janela curta e não decide nada a seu respeito, apenas se a próxima submissão dentro dessa janela é aceite. Uma submissão que recuse pode ser reenviada assim que a janela se fecha, ou entregue de imediato à linha de emergência. Antes de ser dado um orçamento, o navio, a sua propriedade e a contraparte que coloca a encomenda são triados face às listas de sanções, como expõe o aviso de sanções deste sítio. Essa verificação pode resultar numa recusa de orçamento. A correspondência com a lista é automatizada; a decisão não o é — uma pessoa revê cada correspondência e cada recusa, e nenhuma recusa é emitida por uma máquina.

Os seus direitos e como exercê-los

Nos termos do RGPD do Reino Unido e da UE, pode solicitar uma cópia daquilo que conservamos a seu respeito, obter a sua retificação, pedir o seu apagamento, pedir-nos que restrinjamos ou cessemos o tratamento, pedi-los num formato portável e retirar um consentimento que tenha dado — a retirada não torna ilícito o que a precedeu. Escreva para o contacto abaixo e responderemos no prazo de um mês a contar da receção do pedido, informando-o dentro desse mês se o pedido for suficientemente complexo para exigir mais tempo. Podemos pedir-lhe que confirme primeiro a sua identidade; o que enviar para esse efeito não é utilizado para mais nada, e para um pedido ao abrigo do RGPD do Reino Unido ou da UE não há qualquer encargo, salvo se o pedido for manifestamente infundado ou excessivo. Ao abrigo da Lei n.º 6698 pode ser cobrada uma taxa dentro do tarifário fixado pelo Conselho. Se não ficar satisfeito, pode apresentar reclamação junto do Information Commissioner's Office no Reino Unido, da autoridade de controlo do seu próprio país no EEE, ou pela via turca acima descrita.

Como contactar-nos

Os pedidos em matéria de proteção de dados são dirigidos a compliance@shipcertify.com; os contactos gerais a info@shipcertify.com. A caixa de conformidade é lida pelo pessoal de documentação em todos os dias úteis e respondida sob a autoridade do diretor de operações responsável pela conformidade, que detém essa responsabilidade como parte da sua função. Um pedido é confirmado no prazo de cinco dias úteis e respondido dentro dos prazos acima indicados. Um requerimento escrito — incluindo um requerimento ao abrigo da Lei n.º 6698, que tem de ser feito por escrito — pode ser enviado para a sede social do Reino Unido em Office 7408, 58 Peregrine Road, Hainault, Ilford, Essex IG6 3SZ, ao cuidado do diretor de operações responsável pela conformidade. Não está designado qualquer encarregado da proteção de dados nos termos do artigo 37.º do RGPD: não somos uma autoridade pública, o tratamento deste sítio não envolve qualquer controlo regular e sistemático de pessoas em larga escala e não envolve quaisquer dados de categorias especiais, pelo que a designação não é exigida — a responsabilidade recai sobre a função acima indicada, em vez de ficar sem titular. Os números de telefone de cada base e a linha 24/7 constam da página de contactos.