Anticorrupção e antissuborno
O que não pagamos, o que um técnico faz quando é exigido um pagamento num porto, e o que exigimos dos agentes e das empresas parceiras que atuam em nosso nome.
A nossa posição
A ShipCertify não oferece, paga, solicita nem aceita subornos — em qualquer porto, em qualquer país, e seja qual for a prática local. A regra aplica-se a cada técnico, diretor de operações, membro do pessoal de documentação e de logística, e a quem quer que atue em nosso nome: agentes de navegação, empresas parceiras, corretores e transitários. Preferimos perder uma intervenção, ou ver um navio zarpar antes de termos terminado, a obter o trabalho ou o acesso dessa forma. Esta política é da titularidade do diretor de operações responsável pela conformidade, que responde por ela em todas as seis bases. É revista de doze em doze meses, e novamente após qualquer exigência de pagamento comunicada ou qualquer alteração à lei em que assenta.
A lei ao abrigo da qual trabalhamos
Operamos através de uma pessoa coletiva turca, a Ekinek Tarım Gıda ve Denizcilik Ltd Şti, e a partir de uma sede social em Inglaterra, pelo que dois corpos de direito penal incidem sobre a mesma intervenção, seja qual for a lei escolhida para reger um contrato. A secção 7 do UK Bribery Act 2010 cria um crime empresarial de não prevenir o suborno por uma pessoa que presta serviços à organização. Nos termos da secção 7(5)(b), aplica-se a uma empresa constituída fora do Reino Unido que ali exerça parte de uma atividade, o que fazemos, a partir de Londres; e nos termos da secção 12(5) é cometido independentemente de os atos terem lugar no Reino Unido ou noutro sítio. A única defesa é dispor de procedimentos adequados, aferidos face aos seis princípios das orientações publicadas ao abrigo da secção 9 da lei: procedimentos proporcionados, compromisso ao mais alto nível, avaliação de risco, diligência devida, comunicação incluindo formação, e monitorização e revisão. Na Turquia, o suborno é um crime nos termos do artigo 252.º do Código Penal turco (Lei n.º 5237), que se estende a funcionários públicos estrangeiros, e o artigo 253.º prevê medidas contra pessoas coletivas. Nenhum destes corpos de direito reconhece uma exceção de pagamento de facilitação. Tanto o Reino Unido como a Turquia são partes na Convenção da OCDE sobre o Combate à Corrupção de Agentes Públicos Estrangeiros nas Transações Comerciais Internacionais. Esta página enuncia os procedimentos segundo os quais trabalhamos. Por detrás dela estão uma cópia assinada da política, um registo de formação que demonstra que cada membro do pessoal a percorreu à entrada e o voltou a fazer nos últimos doze meses, e um registo de cada exigência de pagamento que nos foi comunicada. O pessoal de documentação conserva os três em İstanbul, e um cliente que preencha um questionário de fornecedor pode solicitá-los por escrito a compliance@shipcertify.com.
O que é proibido
Oferecer, dar, prometer, solicitar, aceitar receber ou aceitar algo de valor a fim de ganhar trabalho, manter trabalho, obter acesso ou influenciar uma decisão — direta ou através de um terceiro, e quer a outra pessoa seja um funcionário público ou um particular. Isso inclui uma comissão ilícita sobre uma ordem de compra de peças ou consumíveis, um pagamento ou favor a um superintendente ou a um comprador por colocar uma intervenção connosco, e tudo o que seja oferecido para alterar o resultado de um ensaio operacional, para manter uma constatação fora de um relatório, ou para que seja emitido um certificado que o equipamento não justifica. Um relatório declara o que foi encontrado a bordo. Nada nele está à venda.
Pagamentos de facilitação
Em alguns portos espera-se um pequeno pagamento não oficial antes de ser permitido um embarque, emitido um passe de acesso, feita correr uma lancha, libertada uma remessa ou aprovada uma inspeção. Um pagamento de facilitação é um suborno. Não os fazemos, e nenhum coordenador ou diretor de operações tem autoridade para aprovar um. Um técnico que recusa uma exigência é apoiado: o atraso é um custo da empresa e não dele, não conta contra qualquer objetivo, e ninguém é penalizado por uma intervenção que escorregou ou se perdeu porque um pagamento foi recusado. A própria exigência é registada — o porto, a data, quem pediu, e por que motivo — e comunicada ao diretor de operações da base e à conformidade no prazo de 24 horas a contar da exigência, e em todo o caso antes de a intervenção ser encerrada. A única exceção é um pagamento feito sob coação quando a segurança de uma pessoa está em risco imediato; isso não é uma questão disciplinar, mas é comunicado e registado assim que a pessoa esteja em segurança.
Ofertas e hospitalidade
A hospitalidade modesta e proporcionada é uma parte normal da vida comercial e não é proibida: uma refeição, um café em terra, um pequeno item com uma marca da empresa. Tem de ser aberta, registada, e nunca oferecida ou aceite enquanto um concurso, um orçamento, uma ordem de compra ou o resultado de uma inspeção estiverem em curso entre as duas partes. Numerário e equivalentes de numerário nunca são dados nem aceites, em qualquer montante e por qualquer razão. Tudo o que valha mais de 100 EUR para uma pessoa numa ocasião é aprovado por um diretor de operações antes de ser dado ou aceite. Tudo o que é dado ou aceite é inscrito no registo de ofertas e hospitalidade de qualquer das formas, aprovado ou não: o pessoal de documentação mantém o registo em İstanbul, uma inscrição é feita no prazo de cinco dias úteis, e um diretor de operações lê o registo de três em três meses.
Agentes de navegação e outros que atuam em nosso nome
Um agente de navegação atua normalmente pelo navio e não por nós, mas o agente é frequentemente a pessoa que organiza o nosso embarque, os nossos passes de acesso e a nossa lancha, e que liquida uma taxa portuária por nossa conta. Quando qualquer terceiro atua por nós ou em nosso nome — um agente, um despachante aduaneiro, um transitário, um facilitador local — respondemos pelo que é feito nessa instrução. Por isso as regras são simples: não fazem em nosso nome nada que nós próprios não pudéssemos fazer licitamente; pagamos contra uma fatura que descreve um serviço efetivamente prestado a uma tarifa que o reflete; não pagamos em numerário; e não pagamos para uma conta num nome diferente, ou num país diferente, do da parte com quem contratámos. Cada terceiro que atua por nós ou em nosso nome recebe esta política por escrito antes de atuar pela primeira vez sob a nossa instrução e confirma por escrito que trabalhará em conformidade com ela; a confirmação é renovada de dois em dois anos e sempre que a política muda, e uma parte que não a preste não é instruída.
Alfândegas, sobressalentes e padrões de calibração
As peças e os consumíveis são expedidos para navios através de fronteiras, e os nossos padrões de referência e equipamento de ensaio viajam com os técnicos que os usam, pelo que uma declaração aduaneira é onde esta política é mais frequentemente posta à prova. As declarações indicam a descrição, o valor e a origem verdadeiros dos bens; nada é subdeclarado, dividido ou descrito como outra coisa para reduzir direitos ou para movimentar uma remessa mais depressa. Subdeclarar ou descrever erradamente um valor aduaneiro não é suborno: é facilitação de evasão fiscal, e as secções 45 e 46 do Criminal Finances Act 2017 criam crimes empresariais de não a prevenir, sem qualquer limiar de volume de negócios ou dimensão. Quando um despachante ou transitário desalfandega bens por nós, essa desalfandegagem está abrangida pelas mesmas regras que qualquer outro terceiro que atue em nosso nome. Um pagamento não oficial para libertar uma remessa retida, para evitar um exame ou para obter um documento fora da ordem é recusado, e o atraso é contornado por planeamento: um padrão de referência retido na alfândega significa que a intervenção é replaneada, e não que o trabalho é registado como feito sem ele. O equipamento de ensaio e os padrões de referência que viajam com um técnico são declarados à entrada e à saída pela via de admissão temporária que a autoridade aduaneira de destino aceita — uma caderneta ATA quando o país e os bens qualificam para uma, uma importação temporária declarada quando não qualificam — pelo seu valor verdadeiro e contra os seus números de série, de modo que os mesmos itens saiam com os mesmos documentos. Um despachante ou transitário que desalfandega bens por nós é instruído sob a mesma confirmação escrita que qualquer outro terceiro que atue em nosso nome, e é indicado no processo da remessa que desalfandega.
Empresas parceiras e intervenções subcontratadas
Temos seis bases de serviço — İstanbul, İzmir, İskenderun, Varna, Constanța e Londres — e o índice de cobertura lista 300 portos. O trabalho é, por isso, prestado a partir de uma base própria, mobilizando uma equipa a partir de uma base, ou através de uma empresa parceira num porto onde não temos nenhuma, e dizemo-lo em vez de deixar um cliente presumir que cada intervenção é da nossa própria equipa. Quando uma empresa parceira intervém em nosso nome, a regra viaja com o trabalho: aplica-se a mesma proibição, a empresa não pode subcontratar mais sem nos informar, e fatura-nos pelo trabalho efetivamente feito. Esse é o limite honesto do arranjo — não há um diretor de operações em cada portaló, pelo que o que sustenta a linha é o que exigimos por escrito, o que verificamos, e o que um técnico ou um cliente nos diz depois. Antes de uma empresa parceira intervir em nosso nome pela primeira vez, estabelecemos quem a possui e a dirige, verificamos a empresa e os seus dirigentes face às listas de sanções e de exclusão, perguntamos que autorizações detém para o âmbito que cobriria, e obtemos a sua confirmação escrita desta política; uma empresa que não responda não é utilizada. A verificação é repetida de dois em dois anos, e imediatamente após qualquer exigência de pagamento comunicada num porto que essa empresa cobre.
Registos, contabilidade e despesas
Cada pagamento é registado na contabilidade da entidade que o fez, sob uma descrição do que ele efetivamente foi. Não há contas fora dos livros, fundos não divulgados nem numerário não registado guardado para liquidar exigências num porto. Uma despesa é reembolsada contra um recibo ou uma fatura; uma linha descrita apenas como uma despesa portuária, uma taxa de intervenção ou uma gratificação, sem nada por detrás, não é aprovada, e é ela própria tratada como algo a comunicar. Um técnico interveniente não transporta qualquer fundo de maneio em numerário. As deslocações, o aluguer de lancha, os passes de acesso e as taxas portuárias são pagos por cartão da empresa ou contra uma fatura emitida à entidade que os deve, e tudo o que um técnico pague do seu bolso é reembolsado contra um recibo no prazo de dez dias úteis a contar da chegada da despesa a accounts@shipcertify.com. Quando uma taxa oficial num porto não pode ser liquidada de outra forma que não em numerário, o técnico paga-a, obtém um recibo, e comunica-a ao diretor de operações da base no mesmo dia.
Suscitar uma preocupação
Se lhe for pedido um pagamento, oferecido um, ou vir algo que se pareça com qualquer dos dois, escreva para compliance@shipcertify.com. Não faz diferença se é nosso empregado, técnico de uma empresa parceira, agente de navegação, tripulante ou cliente. Pode também informar o diretor de operações da base, ou telefonar à linha 24/7 através de +90 532 657 48 78. compliance@shipcertify.com, a linha e o WhatsApp não são canais anónimos: um correio eletrónico contém o seu endereço, e uma chamada ou uma mensagem de WhatsApp contêm o seu número. Não divulgamos a identidade de um denunciante fora das pessoas que analisam a comunicação sem o seu acordo. Uma comunicação que não indique ninguém pode ser enviada em papel para Office 7408, 58 Peregrine Road, Hainault, Ilford, Essex IG6 3SZ, com a menção «compliance»; é analisada da mesma forma, com o único limite de não podermos voltar ao remetente para o pormenor que geralmente decide um caso. Quem quer que comunique com fundamento razoável é protegido — sem despedimento, sem remoção de uma escala, sem encomenda cancelada — e essa proteção mantém-se ainda que a preocupação se venha a revelar infundada. Uma comunicação é confirmada no prazo estabelecido no procedimento de reclamações e recursos deste sítio, e é analisada por um diretor de operações sem qualquer envolvimento na intervenção, no porto ou na relação a que respeita. Quando a comunicação diz respeito a um diretor de operações, outro diretor de operações fora da linha hierárquica dessa pessoa analisa-a, e a pessoa a que a comunicação respeita não participa na decisão nem em qualquer revisão dela.
O que acontece quando a regra é violada
Para um membro do pessoal, uma violação é uma questão disciplinar que pode culminar em despedimento, e quando possa ter sido cometido um crime o assunto é remetido às autoridades com jurisdição sobre ele. A exposição é pessoal além de empresarial. Um indivíduo condenado ao abrigo do Bribery Act 2010 arrisca até dez anos de prisão em caso de condenação por acusação, ou uma multa ilimitada, ou ambas; uma empresa condenada ao abrigo da secção 7 arrisca uma multa ilimitada por acusação, e a exclusão da contratação pública. Para uma empresa parceira, um agente ou um fornecedor, significa que a intervenção ou a encomenda é interrompida e a relação termina; perder uma empresa pode deixar um porto descoberto até encontrarmos outra, e esse é um custo que aceitamos em vez de manter uma empresa que compra o seu acesso. Cada acordo de parceiro, agente e fornecedor contém um direito de o cessarmos imediatamente por violação desta política. A remoção da rede é autorizada por um diretor de operações que não teve parte na entrada da empresa, as razões são registadas, e a empresa é informada por escrito e pode apresentar a sua resposta a um diretor de operações que não participou na decisão.
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