Imparcialidade e independência
Como uma empresa que fornece peças e também inspeciona, ensaia e certifica os equipamentos em que essas peças são montadas mantém a constatação separada da venda.
A posição permanente
A ShipCertify inspeciona, ensaia, calibra e assiste equipamentos a bordo de navios comerciais, e emite relatórios e certificados de serviço ou de ensaio pelo trabalho executado. Fornece também as peças e os consumíveis de que esse equipamento necessita. Os dois são mantidos separados no único ponto que decide alguma coisa: o que é registado como encontrado, e se um item cumpre o critério de aceitação. Um relatório ou certificado declara o que foi examinado, ensaiado, assistido ou calibrado, em que data, face a que instrumento e face a que critério, e diz a mesma coisa seja quem for a fornecer a substituição. Isto vale para o trabalho executado a partir das nossas próprias seis bases de serviço, para a mobilização regional dos nossos técnicos a partir de uma base, e para o trabalho prestado através de uma empresa parceira num porto onde não detemos base. A encomenda que colocamos a um parceiro contém a mesma exigência como condição da encomenda: a constatação é registada face ao critério de aceitação aplicável ao item, os valores tal como encontrados são registados antes de qualquer ajuste, o relatório indica a empresa e o técnico que intervieram, e nenhuma parte da remuneração do parceiro depende do que a intervenção apura ou do que é vendido em consequência dela. Uma empresa que não aceite essa condição não recebe o trabalho, e uma intervenção de parceiro é revista antes da emissão nos mesmos termos que a nossa própria.
Propriedade e relações de grupo
Um departamento de avaliação pergunta primeiro quem possui a empresa que assina o relatório, porque uma participação social é o risco para a imparcialidade que nenhum procedimento dentro da empresa pode controlar. A ShipCertify é uma empresa do Seaway Group. Essa questão não é respondida nesta página com uma garantia, porque uma garantia dada pela empresa que é objeto da pergunta vale pouco para o departamento que pergunta; é respondida por divulgação, para o âmbito que tem à sua frente. Qualquer participação social, propriedade comum, cargo de administração ou acordo de fornecimento permanente entre nós e um fabricante, armador, gestor de navios, afretador ou fornecedor de equipamentos com interesse no resultado de uma intervenção é tratado como um risco para a imparcialidade, registado na revisão de imparcialidade abaixo descrita, e exposto por escrito antes de a intervenção ser aceite quando incide sobre o âmbito orçamentado. Um departamento de compras que necessite das relações de grupo que incidem sobre um âmbito indicadas por escrito deve pedi-lo na fase de contacto, a compliance@shipcertify.com, e a resposta é dada com o orçamento, para esse âmbito e esse porto. Quando existe uma relação desse tipo, ela é um risco a identificar e a controlar no registo, e não um facto a omitir.
Quem depende de o relatório ser independente
Um relatório não é lido apenas pela pessoa que o encomendou. Um vistoriador de classe toma-o como prova em vistoria; um oficial de controlo do Estado do porto usa-o para decidir se é levantada uma deficiência ou se um navio é detido; um clube P&I e um segurador de casco usam-no após um sinistro para estabelecer em que estado estava o equipamento e quando foi provado pela última vez; um inspetor de vetting de um afretador usa-o para decidir se o navio é aceitável. Cada um deles está a confiar em que o documento seja independente de quem quer que quisesse um resultado determinado. Uma constatação escrita para servir um interesse comercial é inútil para todos eles, e é pior do que inútil para a tripulação que vai recorrer ao dispositivo quando ele importar.
O conflito, enunciado com clareza
Vendemos a peça e ensaiamos o sistema em que ela entra. Uma empresa que lucra com a substituição de um extintor, de uma unidade de disparo hidrostático, de uma bateria ou de um componente de radar, e que também decide se a instalação passa, tem um conflito de interesses estrutural: uma reprovação gera uma venda e uma aprovação não. Isso é verdade quanto a nós em todas as oito disciplinas em que trabalhamos, e é verdade quer a encomenda de peças e a intervenção sejam orçamentadas em conjunto ou em separado. O conflito não se dissolve por boas intenções, e não o iremos afastar por afirmação. É gerido, e o que se segue expõe como, para que um leitor possa avaliar o arranjo em vez de aceitar uma garantia sobre ele.
O que separa a constatação da venda
Quatro coisas fazem o trabalho. Uma constatação é registada face ao instrumento e ao critério de aceitação aplicáveis ao item — uma pressão, uma validade, uma tolerância, uma carga, um resultado funcional — e nunca face ao que seria comercialmente conveniente. Um item reprovado é relatado com a razão da reprovação e a prova dela, quer forneçamos ou não a substituição, e um item que cumpre o critério é registado como cumprindo-o mesmo quando havia uma venda a fazer. O cliente é livre de adquirir uma substituição a quem quiser, e ainda assim ensaiaremos a instalação, registaremos o que apuramos e emitiremos o relatório e qualquer certificado de serviço ou de ensaio por esse trabalho, sempre que o âmbito e o instrumento aplicável o permitam. No trabalho de calibração e de instrumentação, os valores tal como encontrados são registados antes de qualquer ajuste, para que o documento mostre o estado em que o equipamento estava efetivamente quando chegámos e não apenas o estado em que foi deixado. Os padrões de referência e o equipamento de ensaio usados nesse trabalho são calibrados externamente, e não pelo técnico que os usa: cada item possui um certificado de calibração atual, é recalibrado no intervalo indicado nesse certificado e, em todo o caso, pelo menos de 12 em 12 meses, e é retirado de serviço no dia em que o seu certificado expira. O item usado é identificado no documento que emitimos pelo seu número de série e pela data da sua última calibração, e o certificado de calibração dele é fornecido a pedido com o relatório.
Como são pagas as pessoas que fazem o trabalho
O técnico que encontra o defeito não deve ter nada a ganhar por encontrá-lo, nem nada a perder por não o encontrar. Essa questão estende-se para além do técnico interveniente ao diretor de operações que planeia a intervenção e ao pessoal de documentação que emite o relatório. Nenhum deles é pago de forma que varie com o que uma intervenção apura: nenhum elemento de remuneração, prémio ou comissão de um técnico, de um diretor de operações ou do pessoal de documentação está ligado a vendas de peças, ao valor de um orçamento ou ao resultado de uma inspeção, e não é fixado qualquer objetivo para nenhuma dessas três coisas. Nem um relatório é emitido apenas com a assinatura do técnico interveniente. Antes da emissão é verificado por um diretor de operações que não executou a intervenção, face ao registo do que foi examinado, do instrumento usado e do critério de aceitação aplicado; quando um item é registado como reprovado e uma substituição é orçamentada no mesmo trabalho, essa verificação é efetuada por um diretor de operações sem parte no orçamento. O pessoal de documentação emite-o então. Não alteram uma constatação: uma correção só pode vir do técnico que a fez ou do diretor revisor, e a razão é registada na face do documento.
Quando um cliente pede uma aprovação
Acontece. O navio zarpa esta noite, um item está fora de ensaio, o afretador está à espera, e alguém pergunta se o relatório pode ser escrito de outra forma. A resposta é não, é dada por escrito à pessoa que perguntou, e a constatação mantém-se. Uma constatação registada não é retirada por ser inconveniente; é alterada apenas quando a prova mostra que estava errada — um ensaio repetido, uma leitura corrigida, o critério de aceitação errado aplicado — e a alteração e a sua razão são registadas na face do documento. Preferimos perder a encomenda a emitir um documento que um vistoriador, um segurador ou um investigador viessem depois a considerar falso. Um pedido para alterar uma constatação é registado no processo do trabalho no mesmo dia em que é feito, com o navio, o porto, quem pediu e o que foi pedido, e é dirigido a um diretor de operações que não teve parte na intervenção. Esse diretor responde por escrito à pessoa que pediu no prazo de 12 horas enquanto o navio ainda está atracado, e no prazo de dois dias úteis nos restantes casos, e o registo é conservado, seja ou não o pedido levado mais longe. Quando é insistido após essa resposta, o trabalho subsequente de inspeção, ensaio e certificação para esse cliente é recusado até que um diretor de operações que não detém a conta o tenha revisto, e uma encomenda de peças nunca é trocada por uma constatação. Cada registo desses é lido na revisão de imparcialidade.
Onde traçamos a linha, e quando usar outro fornecedor
Fornecemos peças a um navio e também inspecionamos e ensaiamos os equipamentos em que são montadas, e dizemo-lo nesta página em vez de encaminhar os dois através de nomes separados para parecer independente. Quando uma norma, uma administração de bandeira, uma sociedade classificadora ou o próprio procedimento do cliente exigir que a inspeção, o exame minucioso ou a certificação sejam executados por um organismo independente do fornecedor, não oferecemos ambos nesse âmbito: a inspeção deve ser colocada com outro fornecedor, e nós fornecemos as peças e apoiamos a intervenção sem tocar na constatação. Se a separação total for o que um departamento de compras pretende pelas suas próprias razões, esse é um requisito legítimo e não custa nada indicá-lo na fase de contacto — orçamentamos apenas as peças ou apenas a intervenção. Dizer isto faz-nos perder trabalho, e é a única resposta honesta à pergunta.
Suscitar uma preocupação de imparcialidade
Qualquer pessoa pode contestar uma constatação, ou suscitar a preocupação de que um interesse comercial influenciou uma — um comandante ou superintendente, um proprietário ou gestor, um vistoriador de classe, um fornecedor concorrente, um agente de navegação, ou um dos nossos próprios colaboradores. Escreva para compliance@shipcertify.com indicando o navio, o porto, a data da intervenção e o número do relatório ou certificado. É tratada ao abrigo do procedimento de reclamações e recursos deste sítio, que estabelece quem revê um recurso, a independência exigida a esse revisor, e os prazos para a confirmação e para uma resposta. Ninguém é penalizado por suscitar uma preocupação com fundamento razoável, incluindo os nossos próprios técnicos, e isso mantém-se quando a preocupação se revela infundada.
Estado de acreditação
A ISO/IEC 17020 exige que um organismo de inspeção identifique os riscos para a sua imparcialidade de forma contínua — incluindo os riscos decorrentes das suas atividades, das suas relações e das relações do seu pessoal — e que seja capaz de demonstrar como os elimina ou minimiza. A ISO/IEC 17025 exige que um laboratório de calibração seja imparcial, e que esteja estruturado e gerido de modo a salvaguardar a imparcialidade. Esta página é escrita face a esses princípios; não é uma reivindicação de estar acreditado segundo qualquer das normas. O que se aplica a um âmbito determinado é respondido para esse âmbito, por escrito, e não numa página de marketing. Quando uma autorização ou acreditação se aplica a um âmbito orçamentado, a sua documentação é fornecida a pedido com o orçamento, para esse âmbito e esse porto, indicando o instrumento, a autoridade que o concedeu e a referência sob a qual pode ser verificado no próprio registo público dessa autoridade — que é onde um comprador o deve verificar, e não no sítio de um fornecedor. Nada nesta página declara que alguma é detida.
Titularidade e revisão
Os riscos para a imparcialidade mudam quando o negócio muda, pelo que são identificados de novo sempre que uma linha de serviço é acrescentada, uma base abre, um parceiro entra na rede, ou um acordo de fornecimento com um fabricante é celebrado. Esta declaração é revista pelo menos de 12 em 12 meses, e fora de ciclo quando qualquer uma dessas coisas ocorre. A responsabilidade por ela recai sobre o diretor de operações responsável pela conformidade, que não detém qualquer responsabilidade por vendas de peças nem por ganhar o trabalho em revisão. A revisão não é deixada a essa única pessoa: é efetuada com dois outros diretores de operações de bases diferentes, nenhum dos quais detém as contas em análise, e abrange cada preocupação de imparcialidade suscitada ao abrigo do procedimento de reclamações e recursos, cada pedido registado de alterar uma constatação, e cada relação identificada ao abrigo de propriedade e relações de grupo acima. O que a revisão decide, e o que é alterado em consequência, é registado com a sua data.
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