Sprječavanje podmićivanja i korupcije
Što nećemo platiti, što tehničar čini kada se u luci zatraži plaćanje i što zahtijevamo od agenata i partnerskih tvrtki koji postupaju za nas.
Naše stajalište
ShipCertify ne nudi, ne plaća, ne traži i ne prima mito — ni u jednoj luci, ni u jednoj državi i bez obzira na lokalnu praksu. Pravilo se primjenjuje na svakog tehničara, direktora operacija, djelatnika dokumentacije i logistike te na svakoga tko postupa za nas: lučke agente, partnerske tvrtke, brokere i otpremnike. Radije ćemo izgubiti izlazak na brod ili gledati kako brod isplovljava prije nego što dovršimo posao, nego posao ili pristup pribaviti na takav način. Za ovu je politiku zadužen direktor operacija odgovoran za usklađenost, koji za nju odgovara u svih šest baza. Preispituje se svakih dvanaest mjeseci te ponovno nakon svakog prijavljenog zahtjeva za plaćanje ili svake izmjene propisa na kojima se temelji.
Propisi pod kojima poslujemo
Poslujemo preko turske pravne osobe Ekinek Tarım Gıda ve Denizcilik Ltd Şti i iz registriranog sjedišta u Engleskoj, pa se na isti izlazak na brod odnose dva kaznenopravna sustava, bez obzira na to koje je pravo izabrano za uređenje ugovora. Odjeljak 7. UK Bribery Act 2010 (zakon Ujedinjene Kraljevine o podmićivanju) propisuje kazneno djelo pravne osobe koje se sastoji u propuštanju sprječavanja podmićivanja od strane osobe koja za organizaciju obavlja usluge. Prema odjeljku 7(5)(b) primjenjuje se na trgovačko društvo osnovano izvan Ujedinjene Kraljevine koje ondje obavlja dio svoje djelatnosti, što mi činimo, iz Londona; a prema odjeljku 12(5) djelo je počinjeno neovisno o tome poduzimaju li se radnje u Ujedinjenoj Kraljevini ili drugdje. Jedina je obrana postojanje odgovarajućih postupaka, koji se ocjenjuju prema šest načela iz smjernica objavljenih na temelju odjeljka 9. tog Zakona: razmjerni postupci, predanost na najvišoj razini, procjena rizika, dubinska analiza, komunikacija uključujući osposobljavanje te praćenje i preispitivanje. U Türkiye je podmićivanje kazneno djelo prema članku 252. turskog Kaznenog zakona (Law No. 5237), koji obuhvaća i strane javne službenike, a članak 253. propisuje mjere prema pravnim osobama. Nijedan od tih pravnih sustava ne poznaje iznimku za plaćanja radi olakšavanja postupka. I Ujedinjena Kraljevina i Türkiye stranke su OECD-ove Konvencije o suzbijanju podmićivanja stranih javnih službenika u međunarodnim poslovnim transakcijama. Ova stranica navodi postupke po kojima radimo. Iza nje stoje potpisani primjerak politike, evidencija osposobljavanja iz koje je vidljivo da je svaki djelatnik prošao politiku pri zapošljavanju i ponovno unutar posljednjih dvanaest mjeseci te evidencija svakog zahtjeva za plaćanje koji nam je prijavljen. Osoblje dokumentacije čuva sve troje u İstanbulu, a kupac koji ispunjava upitnik za dobavljače može ih pisanim putem zatražiti na compliance@shipcertify.com.
Što je zabranjeno
Nuđenje, davanje, obećavanje, traženje, pristajanje na primanje ili primanje bilo kakve vrijednosti radi dobivanja posla, zadržavanja posla, osiguravanja pristupa ili utjecaja na odluku — izravno ili preko treće strane, i bez obzira na to je li druga osoba javni službenik ili privatna osoba. To uključuje nezakonitu proviziju na narudžbenicu za dijelove ili potrošni materijal, plaćanje ili uslugu superintendentu ili nabavljaču zato što je izlazak na brod povjeren nama te bilo što ponuđeno radi izmjene rezultata radnog ispitivanja, izostavljanja nalaza iz izvješća ili izdavanja certifikata koji oprema ne zaslužuje. Izvješće navodi ono što je zatečeno na brodu. Ništa u njemu nije na prodaju.
Plaćanja radi olakšavanja postupka
U nekim se lukama očekuje mala neslužbena isplata prije nego što se odobri ukrcaj na brod, izda lučka propusnica, uputi brodica, oslobodi pošiljka ili ovjeri pregled. Plaćanje radi olakšavanja postupka jest mito. Mi ih ne obavljamo i nijedan koordinator ni direktor operacija nije ovlašten odobriti takvo plaćanje. Tehničar koji odbije takav zahtjev ima našu podršku: kašnjenje je trošak društva, a ne njegov, ne ulazi ni u kakav cilj i nitko ne snosi posljedice zbog izlaska na brod koji je odgođen ili izgubljen jer je plaćanje odbijeno. Sam se zahtjev evidentira — luka, datum, tko je tražio i za što — te se prijavljuje direktoru operacija za tu bazu i službi za usklađenost u roku od 24 sata od postavljanja zahtjeva, a u svakom slučaju prije zatvaranja izlaska na brod. Jedina je iznimka plaćanje izvršeno pod prisilom kada je neposredno ugrožena nečija sigurnost; to nije stegovna stvar, ali se prijavljuje i evidentira čim je osoba na sigurnom.
Darovi i ugošćivanje
Skromno i razmjerno ugošćivanje uobičajen je dio poslovnog života i nije zabranjeno: obrok, kava na kopnu, sitan predmet s oznakom društva. Mora biti otvoreno, evidentirano i nikada se ne nudi niti prima dok je između dviju strana u tijeku natječaj, ponuda, narudžbenica ili ishod pregleda. Gotovina i gotovinski ekvivalenti nikada se ne daju niti primaju, ni u kojem iznosu i ni iz kojeg razloga. Sve što jednoj osobi u jednoj prigodi vrijedi više od 100 EUR odobrava direktor operacija prije nego što se dâ ili primi. Sve što je dano ili primljeno u svakom se slučaju unosi u evidenciju darova i ugošćivanja, bilo odobreno ili ne: osoblje dokumentacije vodi evidenciju u İstanbulu, unos se obavlja u roku od pet radnih dana, a direktor operacija čita evidenciju svaka tri mjeseca.
Lučki agenti i drugi koji postupaju za nas
Lučki agent u pravilu postupa za brod, a ne za nas, ali je često upravo agent osoba koja nam organizira ukrcaj na brod, lučke propusnice i brodicu te koja u naše ime podmiruje lučku pristojbu. Kada bilo koja treća strana postupa za nas ili u naše ime — agent, carinski zastupnik, otpremnik, lokalni posrednik — odgovaramo za ono što se učini po tom nalogu. Zato su pravila jednostavna: u naše ime ne čine ništa što ni sami ne bismo smjeli zakonito učiniti; plaćamo po računu koji opisuje stvarno pruženu uslugu po cijeni koja tu uslugu odražava; ne plaćamo gotovinom; i ne plaćamo na račun koji glasi na drugo ime ili se nalazi u drugoj državi od strane s kojom smo sklopili ugovor. Svakoj trećoj strani koja postupa za nas ili u naše ime ova se politika dostavlja pisanim putem prije nego što prvi put postupi po našem nalogu, a ona pisanim putem potvrđuje da će po njoj raditi; potvrda se obnavlja svake dvije godine i pri svakoj izmjeni politike, a strani koja je ne želi dati ne daje se nalog.
Carina, rezervni dijelovi i etaloni za umjeravanje
Dijelovi i potrošni materijal otpremaju se brodovima preko granica, a naši referentni etaloni i ispitna oprema putuju s tehničarima koji ih upotrebljavaju, pa se ova politika najčešće provjerava upravo pri carinskoj prijavi. Deklaracije navode istinit opis, vrijednost i podrijetlo robe; ništa se ne prijavljuje u manjoj vrijednosti, ne dijeli niti opisuje kao nešto drugo radi smanjenja carine ili bržeg prolaska pošiljke. Prijavljivanje niže carinske vrijednosti ili njezin netočan opis nije podmićivanje: to je olakšavanje utaje poreza, a odjeljci 45. i 46. Criminal Finances Act 2017 propisuju kaznena djela pravne osobe koja se sastoje u propuštanju njegova sprječavanja, i to bez ikakvog praga prometa ili veličine. Kada zastupnik ili otpremnik za nas carini robu, na to se carinjenje primjenjuju ista pravila kao i na svaku drugu treću stranu koja postupa u naše ime. Neslužbeno plaćanje radi oslobađanja zadržane pošiljke, izbjegavanja pregleda ili pribavljanja isprave izvan reda odbija se, a kašnjenje se planski premošćuje: referentni etalon zaustavljen u carinjenju znači da se izlazak na brod ponovno planira, a ne da se rad evidentira kao obavljen bez njega. Ispitna oprema i referentni etaloni koji putuju s tehničarom prijavljuju se pri ulasku i pri izlasku po postupku privremenog uvoza koji prihvaća carinsko tijelo odredišta — karnetom ATA ondje gdje država i roba za njega ispunjavaju uvjete, a prijavljenim privremenim uvozom ondje gdje ih ne ispunjavaju — u njihovoj istinitoj vrijednosti i uz njihove serijske brojeve, tako da isti predmeti izlaze po istim ispravama. Zastupniku ili otpremniku koji za nas carini robu nalog se daje uz istu pisanu potvrdu kao i svakoj drugoj trećoj strani koja postupa u naše ime, i on se navodi u spisu pošiljke koju carini.
Partnerske tvrtke i podugovoreni izlasci na brod
Imamo šest servisnih baza — İstanbul, İzmir, İskenderun, Varna, Constanța i London — a indeks pokrivenosti navodi 300 luka. Posao se stoga izvodi iz vlastite baze, mobilizacijom tima iz baze ili preko partnerske tvrtke u luci u kojoj bazu nemamo, i mi to kažemo umjesto da pustimo kupca da pretpostavi kako je svaki izlazak na brod izveden našom vlastitom ekipom. Kada partnerska tvrtka izlazi na brod u naše ime, pravilo putuje s poslom: primjenjuje se ista zabrana, tvrtka ne smije dalje podugovarati bez obavijesti nama i ispostavlja nam račun za stvarno obavljeni rad. To je poštena granica takvog aranžmana — nema direktora operacija koji stoji na svakim brodskim ljestvama, pa liniju drži ono što zahtijevamo pisanim putem, ono što provjeravamo i ono što nam tehničar ili kupac naknadno kaže. Prije nego što partnerska tvrtka prvi put izađe na brod u naše ime, utvrđujemo tko je njezin vlasnik i tko je vodi, provjeravamo tvrtku i njezine odgovorne osobe na sankcijskim popisima i popisima isključenih subjekata, pitamo koja ovlaštenja ima za opseg koji bi pokrivala i uzimamo njezinu pisanu potvrdu ove politike; tvrtka koja ne želi odgovoriti ne angažira se. Provjera se ponavlja svake dvije godine te odmah nakon svakog zahtjeva za plaćanje prijavljenog u luci koju ta tvrtka pokriva.
Evidencije, poslovne knjige i troškovi
Svako se plaćanje evidentira u poslovnim knjigama pravne osobe koja ga je izvršila, pod opisom onoga što je doista bilo. Nema izvanknjigovodstvenih računa, neprikazanih sredstava ni neevidentirane gotovine koja bi se držala za podmirenje zahtjeva u luci. Trošak se nadoknađuje uz potvrdu o plaćanju ili račun; stavka opisana samo kao lučki trošak, naknada za izlazak na brod ili napojnica, bez ičega iza sebe, ne odobrava se i sama se tretira kao nešto što treba prijaviti. Tehničar koji izlazi na brod ne nosi gotovinski predujam. Putovanje, najam brodice, lučke propusnice i lučke pristojbe plaćaju se službenom karticom ili po računu ispostavljenom pravnoj osobi koja ih duguje, a sve što tehničar plati iz vlastitog džepa nadoknađuje se uz potvrdu o plaćanju u roku od deset radnih dana od primitka zahtjeva na accounts@shipcertify.com. Kada se službena pristojba u luci ne može podmiriti nikako drukčije nego gotovinom, tehničar je plaća, pribavlja potvrdu o plaćanju i isti je dan prijavljuje direktoru operacija za tu bazu.
Prijavljivanje sumnje
Ako se od Vas zatraži plaćanje, ako Vam se ono ponudi ili ako uočite nešto što nalikuje jednom od toga, pišite na compliance@shipcertify.com. Nije važno jeste li naš zaposlenik, tehničar partnerske tvrtke, lučki agent, član posade ili kupac. Možete se obratiti i direktoru operacija za tu bazu ili nazvati dežurnu liniju 24/7 na +90 532 657 48 78. compliance@shipcertify.com, dežurna linija i WhatsApp nisu anonimni kanali: e-pošta nosi Vašu adresu, a poziv ili WhatsApp poruka Vaš broj. Identitet prijavitelja ne otkrivamo izvan kruga osoba koje ispituju prijavu bez njegove suglasnosti. Prijava koja nikoga ne imenuje može se poslati u papirnatom obliku na adresu Office 7408, 58 Peregrine Road, Hainault, Ilford, Essex IG6 3SZ, s naznakom za usklađenost; ispituje se na jednak način, uz jedno ograničenje — pošiljatelju se ne možemo obratiti za pojedinost koja obično presuđuje predmet. Svatko tko prijavi na temelju osnovanih razloga zaštićen je — bez otkaza, bez uklanjanja s rasporeda rada, bez otkazane narudžbe — i ta zaštita vrijedi i ako se sumnja pokaže neosnovanom. Primitak prijave potvrđuje se u roku utvrđenom postupkom za pritužbe i žalbe na ovoj stranici, a prijavu ispituje direktor operacija koji nije bio uključen u izlazak na brod, luku ili odnos na koji se prijava odnosi. Kada se prijava odnosi na direktora operacija, ispituje je drugi direktor operacija izvan linije rukovođenja te osobe, a osoba na koju se prijava odnosi ne sudjeluje u odluci ni u bilo kakvom njezinu preispitivanju.
Što se događa kada se pravilo prekrši
Za djelatnika je povreda stegovna stvar koja može završiti otkazom, a kada je moguće da je počinjeno kazneno djelo, predmet se upućuje tijelima nadležnima za njega. Izloženost je osobna jednako kao i korporativna. Pojedincu osuđenom prema Bribery Act 2010 prijeti do deset godina zatvora u slučaju osude po optužnici, ili neograničena novčana kazna, ili oboje; društvu osuđenom prema odjeljku 7. prijeti neograničena novčana kazna u postupku po optužnici te isključenje iz javne nabave. Za partnersku tvrtku, agenta ili dobavljača to znači da se izlazak na brod ili narudžba obustavlja i da odnos prestaje; gubitak tvrtke može ostaviti luku nepokrivenom dok ne nađemo drugu, i to je trošak koji prihvaćamo radije nego da zadržimo tvrtku koja kupuje svoj pristup. Svaki partnerski, agencijski i dobavljački ugovor sadrži naše pravo da ga zbog povrede ove politike raskinemo s trenutačnim učinkom. Uklanjanje iz mreže odobrava direktor operacija koji nije sudjelovao u uvođenju te tvrtke, razlozi se evidentiraju, a tvrtka se obavještava pisanim putem i svoj odgovor može iznijeti direktoru operacija koji nije sudjelovao u odluci.
Zadnje ažurirano: