贈収賄防止および腐敗防止
当社が支払わないもの、港で支払いを要求されたときに技術者が取る対応、そして当社のために行動する代理店および提携会社に求める事項。
当社の立場
ShipCertifyは、いかなる港においても、いかなる国においても、また現地の慣行がどうであれ、賄賂を申し出ることも、支払うことも、要求することも、受け取ることもいたしません。この規則は、すべての技術者、業務ディレクター、文書管理および物流を担当するスタッフに適用され、さらに当社のために行動するすべての者、すなわち港湾代理店、提携会社、ブローカーおよびフォワーダーにも適用されます。そのような方法で作業や立入りを得るくらいであれば、当社は訪船作業を失うほうを、あるいは作業を終える前に本船が出港するのを見送るほうを選びます。本方針は、コンプライアンスについて責任を負う業務ディレクターが所管し、同ディレクターが6拠点すべてについて説明責任を負います。本方針は12か月ごとに見直され、支払いの要求が報告された場合、または本方針が依拠する法令に変更があった場合には、その都度あらためて見直されます。
当社が従う法令
当社はトルコの法人であるEkinek Tarım Gıda ve Denizcilik Ltd Ştiを通じ、またイングランドの登記上の事務所から事業を行っています。そのため、契約に適用される準拠法がいずれであっても、同一の訪船作業に二つの刑事法体系が及びます。UK Bribery Act 2010（英国贈収賄法）第7条は、組織のために役務を提供する者による贈賄を防止しなかったことを法人の犯罪として定めています。第7条(5)(b)により、同条は英国外で設立された法人であっても英国内で事業の一部を行う場合に適用され、当社はロンドンから事業の一部を行っています。また第12条(5)により、当該行為が英国内で行われたか国外で行われたかを問わず成立します。唯一の抗弁は十分な手続（adequate procedures）を整備していることであり、その十分性は同法第9条に基づいて公表されたガイダンスの六つの原則、すなわち均衡のとれた手続、経営トップのコミットメント、リスク評価、デューディリジェンス、研修を含む周知、ならびに監視および見直しに照らして判断されます。トルコにおいては、贈収賄はトルコ刑法（Law No. 5237）第252条の犯罪であり、同条は外国公務員にも及びます。また第253条は法人に対する措置を定めています。いずれの法体系も、ファシリテーション・ペイメントの例外を認めていません。英国およびトルコはいずれも、OECD外国公務員贈賄防止条約（OECD Convention on Combating Bribery of Foreign Public Officials in International Business Transactions）の締約国です。本ページは、当社が従う手続を記載したものです。その背後には、署名済みの本方針の写し、各スタッフが入社時に本方針を学習し、直近12か月以内にあらためて学習したことを示す研修記録、および当社に報告されたすべての支払要求の記録簿があります。これら三つはいずれもİstanbulの文書管理担当者が保管しており、取引先質問票にご記入中のお客様は、compliance@shipcertify.com宛に書面でご請求いただけます。
禁止される行為
作業を受注するため、作業を維持するため、立入りを確保するため、または意思決定に影響を与えるために、価値のあるものを申し出、供与し、約束し、要求し、受領に同意し、または受領することを禁止します。直接行うか第三者を通じて行うかを問わず、また相手方が公務員であるか民間の者であるかを問いません。これには、部品または消耗品の発注に係るキックバック、当社に訪船作業を発注したことに対する監督者または購買担当者への支払いもしくは便宜の供与、ならびに作動試験の結果を変更させるため、指摘事項を報告書に記載させないため、または機器の状態が裏付けない証明書を発行させるために提供される一切のものが含まれます。報告書は、本船上で確認された事実を記載するものです。その内容のいかなる部分も、売り物ではありません。
ファシリテーション・ペイメント
一部の港では、乗船が許可される前、ゲートパスが発行される前、交通船が運航される前、貨物が引き渡される前、または検査が承認される前に、少額の非公式な支払いが期待されることがあります。ファシリテーション・ペイメントは賄賂です。当社はこれを行わず、いかなるコーディネーターも業務ディレクターも、これを承認する権限を有しません。要求を拒否した技術者は支援されます。それにより生じる遅延は本人ではなく会社の負担であり、いかなる目標評価にも不利に算入されず、支払いを拒否したために遅延しまたは失われた訪船作業について、誰も不利益な取扱いを受けることはありません。要求そのものは記録され（港、日付、要求した者、要求の内容）、要求がなされてから24時間以内に、当該拠点の業務ディレクターおよびコンプライアンス部門に報告されます。いかなる場合も、当該訪船作業が締め切られる前に報告されます。唯一の例外は、人の安全に差し迫った危険がある状況において強要のもとで行われた支払いです。これは懲戒の対象とはなりませんが、当該者の安全が確保され次第、報告され記録されます。
贈答および接待
節度があり均衡のとれた接待は商取引において通常のものであり、禁止されていません。食事、陸上でのコーヒー、社名の入った小物などがこれにあたります。ただし、公然と行われ、記録されなければならず、また両当事者の間で入札、見積り、発注または検査結果が進行中である間は、決して提供も受領もしてはなりません。現金および現金同等物は、金額の多寡を問わず、また理由のいかんを問わず、供与も受領もいたしません。1名につき1回あたり100ユーロを超える価値のあるものは、供与または受領の前に業務ディレクターの承認を得ます。供与または受領したものは、承認の有無にかかわらず、いずれの場合も贈答・接待記録簿に記載されます。記録簿はİstanbulの文書管理担当者が管理し、記載は5営業日以内に行われ、業務ディレクターが3か月ごとに記録簿を確認します。
港湾代理店その他当社のために行動する者
港湾代理店は通常、当社のためではなく本船のために行動しますが、当社の乗船、ゲートパスおよび交通船を手配し、当社に代わって港湾費用を決済するのは、多くの場合その代理店です。代理店、通関業者、フレイトフォワーダー、現地の手配業者など、第三者が当社のためにまたは当社の名において行動する場合、当社はその指示に基づいて行われたことについて責任を負います。したがって規則は単純です。当社自身が適法に行えないことを、当社に代わって行わせません。実際に提供された役務を記載し、その役務に見合った料率が示された請求書に対して支払います。現金では支払いません。そして、当社が契約した相手方と異なる名義の口座、または異なる国の口座には支払いません。当社のためにまたは当社の名において行動するすべての第三者には、当社の指示により最初に行動する前に本方針を書面で送付し、これに従って業務を行う旨を書面で確認させます。この確認は2年ごとに、また本方針が変更されるたびに更新され、確認を行わない者には指示を出しません。
通関、予備品および校正用標準器
部品および消耗品は国境を越えて本船に発送され、当社の標準器および試験機器はこれを使用する技術者とともに移動します。そのため、本方針が最も頻繁に試されるのは通関申告の場面です。申告には貨物の真実の品名、価額および原産地を記載します。関税を軽減するため、または貨物の移動を早めるために、過少に申告し、分割し、または別のものとして記載することは一切いたしません。課税価格を過少に申告し、または虚偽に記載することは贈収賄ではなく、脱税の助長にあたります。Criminal Finances Act 2017（英国犯罪金融法）第45条および第46条は、これを防止しなかったことを法人の犯罪として定めており、売上高または規模による適用の下限はまったく設けられていません。通関業者またはフォワーダーが当社のために通関を行う場合、その通関は、当社に代わって行動する他の第三者と同一の規則の対象となります。留置された貨物を解放させるため、検査を回避するため、または順番を飛ばして書類を取得するための非公式な支払いは拒否し、それにより生じる遅延を前提として計画を組み直します。標準器が通関で滞留した場合は、訪船作業を計画し直すのであって、標準器なしに作業を実施したものとして記録することはありません。技術者とともに移動する試験機器および標準器は、仕向国の税関当局が認める一時輸入の手続、すなわち当該国および当該物品が要件を満たす場合はATAカルネにより、満たさない場合は申告による一時輸入により、搬入時および搬出時に、真実の価額およびシリアル番号に基づいて申告します。これにより、同一の物品が同一の書類で搬出されることになります。当社のために通関を行う通関業者またはフォワーダーには、当社に代わって行動する他の第三者と同一の書面による確認のもとで指示を出し、その者が通関した貨物のファイルにその名称を記載します。
提携会社および外注による訪船作業
当社は6か所のサービス拠点（İstanbul、İzmir、İskenderun、Varna、Constanța、London）を有し、対応港湾一覧には300の港を掲載しています。したがって作業は、自社拠点から提供されるか、拠点からチームを派遣して提供されるか、または自社拠点のない港では提携会社を通じて提供されます。当社は、すべての訪船作業が自社の要員によるものとお客様に思わせるのではなく、その別を明示します。提携会社が当社の名において訪船する場合、規則も作業とともに及びます。同一の禁止が適用され、当該会社は当社に通知することなくさらに外注することはできず、実際に行った作業について当社に請求します。これがこの仕組みの正直な限界です。すべての舷梯に業務ディレクターが立っているわけではありませんので、一線を守るのは、当社が書面で求める事項、当社が確認する事項、そして技術者またはお客様が事後に当社に伝える内容です。提携会社が当社の名において初めて訪船する前に、当社はその所有者および運営者を確認し、当該会社およびその所有者・役員等（principals）を制裁リストおよび取引排除リストに照会し、担当する予定の業務範囲についていかなる認可を保有しているかを確認し、本方針についての書面による確認を取得します。回答しない会社は起用しません。この確認は2年ごとに繰り返し行われ、また当該会社が担当する港で支払いの要求が報告された場合には、その直後に行われます。
記録、会計および経費
すべての支払いは、これを行った法人の帳簿に、その実際の内容を示す摘要のもとで記録されます。簿外の口座、非開示の資金、および港での要求に応じるために保有される未記録の現金は、一切存在しません。経費は領収書または請求書に対して精算されます。裏付けとなるものがなく、単に港湾費用、立会料または謝礼としか記載されていない項目は承認されず、それ自体が報告すべき事項として取り扱われます。訪船する技術者は、現金の前渡金を携行しません。旅費、交通船の傭船料、ゲートパスおよび港湾費用は、会社のカードにより、または支払義務を負う法人宛に発行された請求書に対して支払われます。技術者が自己負担で支払ったものは、accounts@shipcertify.comに請求が到達してから10営業日以内に、領収書に基づいて精算されます。港における公的な料金が現金以外の方法では決済できない場合、技術者はこれを支払い、領収書を取得し、当日中に当該拠点の業務ディレクターに報告します。
懸念の申出
支払いを求められた場合、支払いを申し出られた場合、またはそのいずれかに見える事象を目にした場合は、compliance@shipcertify.com宛にご連絡ください。当社の従業員であるか、提携会社の技術者、港湾代理店、乗組員またはお客様であるかは問いません。当該拠点の業務ディレクターにお伝えいただくことも、24/7対応のホットライン +90 532 657 48 78 にお電話いただくこともできます。compliance@shipcertify.com、ホットラインおよびWhatsAppは匿名の窓口ではありません。電子メールには送信元のアドレスが伴い、通話またはWhatsAppのメッセージには発信者の番号が伴います。当社は、報告者の同意なく、その身元を当該報告を調査する者以外に開示することはありません。氏名を明かさない報告は、書面によりOffice 7408, 58 Peregrine Road, Hainault, Ilford, Essex IG6 3SZ宛に、コンプライアンス部門宛と明記してお送りいただけます。これも同様に調査されますが、通常は結論を左右する詳細について送付者に確認を取ることができないという限界が一つあります。合理的な根拠に基づいて報告した者は保護されます。解雇されることも、勤務ローテーションから外されることも、発注を取り消されることもありません。この保護は、当該懸念が誤りであったと判明した場合にも及びます。報告については、本サイトに掲載する苦情および不服申立ての手続に定める期間内に受領の通知を行い、当該報告に関係する訪船作業、港湾または取引関係に関与していない業務ディレクターが調査します。報告の対象が業務ディレクターである場合は、当該者の指揮命令系統外にある別の業務ディレクターが調査し、報告の対象となった者は、その判断にも、その判断の再検討にも一切関与しません。
規則に違反した場合の措置
スタッフによる違反は懲戒の対象であり、解雇に至ることがあります。また犯罪が行われた可能性がある場合には、管轄権を有する当局に付託します。責任は法人だけでなく個人にも及びます。UK Bribery Act 2010により有罪とされた個人は、正式起訴による有罪判決の場合、10年以下の拘禁刑もしくは上限のない罰金、またはその双方に処されます。第7条により有罪とされた法人は、正式起訴の場合に上限のない罰金に処されるおそれがあり、あわせて公共調達から排除されることがあります。提携会社、代理店または供給者による違反の場合は、当該訪船作業または発注を中止し、取引関係を終了します。1社を失うことにより、代わりの会社が見つかるまでその港が対応不能となることもありますが、金銭で立入りを買う会社を維持するくらいであれば、当社はその損失を受け入れます。すべての提携、代理店および供給者との契約には、本方針の違反があった場合に当社が直ちに契約を終了できる権利が定められています。ネットワークからの除外は、当該会社の起用に関与していない業務ディレクターが承認し、その理由が記録されます。当該会社には書面で通知し、当該会社は、その判断に関与していない業務ディレクターに対して意見を述べることができます。
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