Chống hối lộ và chống tham nhũng
Những khoản chúng tôi sẽ không chi, việc một kỹ thuật viên phải làm khi bị đòi tiền tại một cảng, và những gì chúng tôi yêu cầu ở các đại lý và công ty đối tác hành động thay mặt chúng tôi.
Lập trường của chúng tôi
ShipCertify không đưa, không chi trả, không đòi hỏi và không nhận hối lộ — tại bất kỳ cảng nào, ở bất kỳ quốc gia nào, và bất kể thông lệ địa phương ra sao. Quy tắc này áp dụng cho mọi kỹ thuật viên, giám đốc vận hành, nhân sự hồ sơ chứng từ và hậu cần, cũng như cho bất kỳ ai hành động thay mặt chúng tôi: đại lý cảng, công ty đối tác, môi giới và hãng giao nhận. Chúng tôi thà mất một lượt công tác tại tàu, hoặc nhìn con tàu rời cảng trước khi chúng tôi hoàn tất, còn hơn giành được công việc hay quyền tiếp cận bằng cách đó. Chính sách này thuộc trách nhiệm của giám đốc vận hành phụ trách tuân thủ, người chịu trách nhiệm giải trình về chính sách tại cả sáu cơ sở. Chính sách được rà soát 12 tháng một lần, và được rà soát lại sau mỗi lần có báo cáo về việc bị đòi tiền hoặc sau mỗi thay đổi của quy định pháp luật mà chính sách dựa vào.
Khuôn khổ pháp luật chúng tôi hoạt động theo
Chúng tôi hoạt động thông qua một pháp nhân Thổ Nhĩ Kỳ, Ekinek Tarım Gıda ve Denizcilik Ltd Şti, và từ một trụ sở đăng ký tại Anh, nên hai hệ thống luật hình sự cùng chi phối một lượt công tác tại tàu, bất kể luật nào được chọn để điều chỉnh hợp đồng. Section 7 của UK Bribery Act 2010 (Đạo luật Chống hối lộ 2010 của Vương quốc Anh) quy định một tội danh đối với pháp nhân: không ngăn chặn hành vi hối lộ do một người thực hiện dịch vụ cho tổ chức gây ra. Theo section 7(5)(b), quy định này áp dụng cho cả công ty được thành lập ngoài Vương quốc Anh nhưng có tiến hành một phần hoạt động kinh doanh tại đó, đúng như trường hợp của chúng tôi, từ London; và theo section 12(5), tội danh này được cấu thành bất kể hành vi diễn ra tại Vương quốc Anh hay ở nơi khác. Căn cứ bào chữa duy nhất là đã áp dụng các thủ tục đầy đủ, được đánh giá theo sáu nguyên tắc trong hướng dẫn ban hành theo section 9 của Đạo luật: thủ tục tương xứng, cam kết của cấp lãnh đạo cao nhất, đánh giá rủi ro, thẩm định, truyền thông bao gồm đào tạo, và giám sát và rà soát. Tại Thổ Nhĩ Kỳ, hối lộ là tội phạm theo Điều 252 của Bộ luật Hình sự Thổ Nhĩ Kỳ (Turkish Criminal Code, Law No. 5237), điều luật này mở rộng tới cả công chức nước ngoài, và Điều 253 quy định các biện pháp áp dụng đối với pháp nhân. Không hệ thống pháp luật nào trong hai hệ thống trên thừa nhận ngoại lệ cho khoản chi bôi trơn. Cả Vương quốc Anh và Thổ Nhĩ Kỳ đều là thành viên của Công ước OECD về chống hối lộ công chức nước ngoài trong giao dịch kinh doanh quốc tế (OECD Convention on Combating Bribery of Foreign Public Officials in International Business Transactions). Trang này nêu các thủ tục mà chúng tôi làm theo. Đằng sau trang này là một bản chính sách đã ký, một hồ sơ đào tạo cho thấy mỗi nhân viên đã học qua chính sách khi gia nhập và đã học lại trong vòng 12 tháng gần nhất, và một sổ theo dõi mọi trường hợp đòi tiền được báo cáo cho chúng tôi. Bộ phận hồ sơ chứng từ giữ cả ba tài liệu này tại İstanbul, và khách hàng đang hoàn thiện một bảng câu hỏi đánh giá nhà cung cấp có thể yêu cầu chúng bằng văn bản gửi tới compliance@shipcertify.com.
Những hành vi bị cấm
Đưa, tặng, hứa hẹn, đòi hỏi, thỏa thuận nhận hoặc nhận bất kỳ thứ gì có giá trị nhằm giành được công việc, giữ được công việc, bảo đảm quyền tiếp cận hoặc gây ảnh hưởng đến một quyết định — dù trực tiếp hay thông qua bên thứ ba, và bất kể người kia là công chức hay tư nhân. Điều đó bao gồm khoản lại quả trên một đơn đặt hàng phụ tùng hoặc vật tư tiêu hao, một khoản chi hay ưu đãi dành cho một giám sát viên kỹ thuật hoặc một người mua hàng để họ giao một lượt công tác cho chúng tôi, và bất kỳ thứ gì được đưa ra nhằm thay đổi kết quả của một phép thử vận hành, nhằm giữ một kết quả ghi nhận không xuất hiện trong báo cáo, hoặc nhằm khiến một giấy chứng nhận được cấp mà tình trạng thiết bị không cho phép. Báo cáo nêu đúng những gì đã được phát hiện trên tàu. Không nội dung nào trong đó được đem ra bán.
Khoản chi bôi trơn
Tại một số cảng, một khoản chi nhỏ không chính thức được mặc nhiên trông đợi trước khi việc lên tàu được cho phép, trước khi giấy phép vào cổng cảng được cấp, trước khi xuồng chạy, trước khi một lô hàng được giải phóng hoặc một cuộc kiểm tra được ký duyệt. Khoản chi bôi trơn là hối lộ. Chúng tôi không chi những khoản đó, và không điều phối viên hay giám đốc vận hành nào có thẩm quyền phê duyệt một khoản như vậy. Kỹ thuật viên từ chối một yêu cầu đòi tiền sẽ được hậu thuẫn: sự chậm trễ là chi phí của công ty chứ không phải của họ, việc đó không bị tính vào bất kỳ chỉ tiêu nào, và không ai bị xử lý vì một lượt công tác bị lỡ hoặc bị mất do đã từ chối chi tiền. Bản thân yêu cầu đòi tiền được ghi lại — cảng nào, ngày nào, ai đòi, và đòi vì việc gì — và được báo cáo cho giám đốc vận hành của cơ sở đó và cho bộ phận tuân thủ trong vòng 24 giờ kể từ khi yêu cầu được đưa ra, và trong mọi trường hợp là trước khi lượt công tác được đóng lại. Ngoại lệ duy nhất là khoản chi thực hiện dưới sự cưỡng ép khi an toàn của một người đang bị đe dọa trực tiếp; trường hợp đó không phải là vấn đề kỷ luật, nhưng vẫn được báo cáo và ghi nhận ngay khi người đó được an toàn.
Quà tặng và tiếp đãi
Việc tiếp đãi ở mức khiêm tốn, tương xứng là một phần bình thường của đời sống thương mại và không bị cấm: một bữa ăn, một ly cà phê trên bờ, một vật phẩm nhỏ mang dấu hiệu của công ty. Việc đó phải công khai, phải được ghi nhận, và không bao giờ được đưa ra hay tiếp nhận trong khi giữa hai bên đang có một cuộc đấu thầu, một báo giá, một đơn đặt hàng hoặc một kết quả kiểm tra chưa ngã ngũ. Tiền mặt và các phương tiện tương đương tiền mặt không bao giờ được đưa hoặc nhận, ở bất kỳ mức nào và vì bất kỳ lý do nào. Bất cứ thứ gì trị giá trên EUR 100 cho một người trong một lần đều phải được một giám đốc vận hành phê duyệt trước khi đưa hoặc nhận. Mọi thứ đã đưa hoặc đã nhận đều được ghi vào sổ theo dõi quà tặng và tiếp đãi, dù được phê duyệt hay không: bộ phận hồ sơ chứng từ duy trì sổ này tại İstanbul, mỗi bút toán được ghi trong vòng 5 ngày làm việc, và một giám đốc vận hành đọc sổ 3 tháng một lần.
Đại lý cảng và những bên khác hành động thay mặt chúng tôi
Đại lý cảng thông thường hành động cho con tàu chứ không phải cho chúng tôi, nhưng đại lý lại thường là người thu xếp việc lên tàu, giấy phép vào cổng cảng và xuồng cho chúng tôi, và là người thanh toán một khoản phí cảng thay mặt chúng tôi. Khi bất kỳ bên thứ ba nào hành động thay mặt chúng tôi hoặc nhân danh chúng tôi — một đại lý, một đại lý hải quan, một hãng giao nhận, một người môi giới địa phương — chúng tôi phải chịu trách nhiệm về những gì được làm theo chỉ dẫn đó. Vì vậy các quy tắc rất đơn giản: họ không làm thay chúng tôi bất cứ điều gì mà chính chúng tôi không được phép làm một cách hợp pháp; chúng tôi thanh toán theo hóa đơn mô tả một dịch vụ thực tế đã được cung cấp với mức giá phản ánh đúng dịch vụ đó; chúng tôi không thanh toán bằng tiền mặt; và chúng tôi không thanh toán vào một tài khoản mang tên khác, hoặc ở một quốc gia khác, so với bên mà chúng tôi đã ký hợp đồng. Mọi bên thứ ba hành động thay mặt hoặc nhân danh chúng tôi đều được gửi chính sách này bằng văn bản trước khi lần đầu hành động theo chỉ dẫn của chúng tôi và phải xác nhận bằng văn bản rằng sẽ làm theo chính sách; xác nhận này được làm mới hai năm một lần và mỗi khi chính sách thay đổi, và bên nào không đưa ra xác nhận thì không được giao việc.
Hải quan, phụ tùng và chuẩn đo lường dùng để hiệu chuẩn
Phụ tùng và vật tư tiêu hao được vận chuyển tới các tàu qua biên giới, còn chuẩn đo lường và thiết bị thử của chúng tôi thì đi cùng những kỹ thuật viên sử dụng chúng, nên tờ khai hải quan là nơi chính sách này bị thử thách thường xuyên nhất. Tờ khai nêu đúng mô tả, trị giá và xuất xứ của hàng hóa; không có gì bị khai thấp, bị chia nhỏ hay bị mô tả thành thứ khác nhằm giảm thuế hoặc nhằm cho một lô hàng đi nhanh hơn. Khai thấp hoặc mô tả sai trị giá hải quan không phải là hối lộ: đó là tiếp tay cho hành vi trốn thuế, và sections 45 và 46 của Criminal Finances Act 2017 (Đạo luật Tài chính Hình sự 2017 của Vương quốc Anh) quy định tội danh đối với pháp nhân về việc không ngăn chặn hành vi đó, hoàn toàn không có ngưỡng doanh thu hay ngưỡng quy mô nào. Khi một đại lý hải quan hoặc một hãng giao nhận thông quan hàng hóa cho chúng tôi, việc thông quan đó chịu cùng các quy tắc như bất kỳ bên thứ ba nào khác hành động thay mặt chúng tôi. Một khoản chi không chính thức để giải phóng một lô hàng bị giữ, để tránh bị kiểm hóa hoặc để lấy được một chứng từ không theo thứ tự đều bị từ chối, và sự chậm trễ được tính vào kế hoạch: một chuẩn đo lường bị kẹt ở khâu thông quan có nghĩa là lượt công tác được lên kế hoạch lại, chứ không có nghĩa là công việc được ghi nhận là đã làm mà không có chuẩn đó. Thiết bị thử và chuẩn đo lường đi cùng kỹ thuật viên được khai báo cả lúc vào và lúc ra theo chế độ tạm nhập mà cơ quan hải quan nước đến chấp nhận — sổ tạm quản ATA (ATA carnet) ở nơi mà quốc gia và hàng hóa đủ điều kiện, hoặc một khai báo tạm nhập ở nơi không đủ điều kiện — theo đúng trị giá thực và theo số sê-ri của chúng, để đúng những vật phẩm đó rời đi trên đúng bộ chứng từ đó. Đại lý hải quan hoặc hãng giao nhận thông quan hàng hóa cho chúng tôi được chỉ dẫn theo cùng văn bản xác nhận như mọi bên thứ ba khác hành động thay mặt chúng tôi, và được nêu tên trong hồ sơ của lô hàng mà bên đó thông quan.
Công ty đối tác và các lượt công tác giao thầu phụ
Chúng tôi có sáu cơ sở dịch vụ — İstanbul, İzmir, İskenderun, Varna, Constanța và London — và chỉ mục phạm vi phục vụ liệt kê 300 cảng. Do đó công việc được thực hiện từ một cơ sở của chính chúng tôi, bằng cách điều động một đội từ một cơ sở, hoặc thông qua một công ty đối tác tại cảng mà chúng tôi không có cơ sở, và chúng tôi nói rõ điều đó thay vì để khách hàng mặc nhiên cho rằng mọi lượt công tác đều do đội ngũ của chính chúng tôi thực hiện. Khi một công ty đối tác thực hiện công việc nhân danh chúng tôi thì quy tắc đi theo công việc: cùng điều cấm đó được áp dụng, công ty đối tác không được giao thầu phụ tiếp mà không báo cho chúng tôi, và họ xuất hóa đơn cho chúng tôi theo đúng công việc thực tế đã làm. Đó là giới hạn trung thực của thỏa thuận này — không có giám đốc vận hành nào đứng trên mọi cầu thang mạn tàu, nên thứ giữ được lằn ranh là những gì chúng tôi yêu cầu bằng văn bản, những gì chúng tôi kiểm tra, và những gì một kỹ thuật viên hoặc một khách hàng nói lại với chúng tôi sau đó. Trước khi một công ty đối tác lần đầu thực hiện công việc nhân danh chúng tôi, chúng tôi xác định ai sở hữu và ai điều hành công ty đó, đối chiếu công ty và những người đứng đầu với các danh sách trừng phạt và danh sách cấm tham gia, hỏi xem công ty có những ủy quyền nào cho phạm vi công việc sẽ đảm nhận, và lấy xác nhận bằng văn bản của họ đối với chính sách này; công ty nào không trả lời thì không được sử dụng. Việc kiểm tra này được lặp lại hai năm một lần, và ngay lập tức sau bất kỳ trường hợp đòi tiền nào được báo cáo tại một cảng thuộc phạm vi công ty đó phụ trách.
Hồ sơ, sổ sách kế toán và chi phí
Mọi khoản chi đều được ghi vào sổ sách của pháp nhân đã chi, dưới đúng mô tả về bản chất thực của khoản đó. Không có tài khoản ngoài sổ sách, không có quỹ không công bố và không có tiền mặt không được ghi nhận để giải quyết các yêu cầu đòi tiền tại một cảng. Chi phí chỉ được hoàn lại khi có biên lai hoặc hóa đơn; một khoản chỉ được ghi là phí cảng, phí công tác tại tàu hay tiền bồi dưỡng mà không có gì kèm theo thì không được duyệt, và bản thân khoản đó được coi là điều phải báo cáo. Kỹ thuật viên đi làm việc không mang theo quỹ tiền mặt. Chi phí đi lại, thuê xuồng, giấy phép vào cổng cảng và phí cảng được thanh toán bằng thẻ của công ty hoặc theo hóa đơn xuất cho pháp nhân có nghĩa vụ thanh toán, và bất kỳ khoản nào kỹ thuật viên tự bỏ tiền túi đều được hoàn lại khi có biên lai trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi đề nghị thanh toán đến accounts@shipcertify.com. Khi một khoản phí chính thức tại cảng không thể thanh toán bằng cách nào khác ngoài tiền mặt, kỹ thuật viên trả khoản đó, lấy biên lai, và báo cáo cho giám đốc vận hành của cơ sở ngay trong ngày.
Nêu quan ngại
Nếu quý vị bị đòi một khoản chi, được đề nghị một khoản chi, hoặc nhìn thấy điều gì đó có dấu hiệu của một trong hai việc trên, xin viết thư tới compliance@shipcertify.com. Không có gì khác biệt dù quý vị là nhân viên của chúng tôi, kỹ thuật viên của một công ty đối tác, một đại lý cảng, một thuyền viên hay một khách hàng. Quý vị cũng có thể báo cho giám đốc vận hành của cơ sở, hoặc gọi đường dây nóng 24/7 theo số +90 532 657 48 78. compliance@shipcertify.com, đường dây nóng và WhatsApp không phải là các kênh ẩn danh: email mang theo địa chỉ của quý vị, còn một cuộc gọi hay một tin nhắn WhatsApp mang theo số điện thoại của quý vị. Chúng tôi không tiết lộ danh tính người báo cáo ra ngoài phạm vi những người xem xét báo cáo, trừ khi được người đó đồng ý. Một báo cáo không nêu tên ai có thể được gửi bằng bản giấy tới Office 7408, 58 Peregrine Road, Hainault, Ilford, Essex IG6 3SZ, ghi rõ gửi bộ phận tuân thủ; báo cáo đó được xem xét theo đúng cách thức như vậy, với một hạn chế duy nhất là chúng tôi không thể liên hệ lại với người gửi để hỏi thêm chi tiết — thứ thường quyết định một vụ việc. Bất kỳ ai báo cáo trên cơ sở hợp lý đều được bảo vệ — không bị sa thải, không bị loại khỏi lịch phân công, không bị hủy đơn hàng — và sự bảo vệ đó vẫn giữ nguyên ngay cả khi quan ngại hóa ra là nhầm. Một báo cáo được xác nhận đã tiếp nhận trong thời hạn nêu tại thủ tục khiếu nại và kháng nghị trên website này, và được xem xét bởi một giám đốc vận hành không tham gia vào lượt công tác, cảng hay mối quan hệ mà báo cáo đề cập. Khi báo cáo liên quan đến một giám đốc vận hành, một giám đốc vận hành khác ngoài tuyến quản lý của người đó sẽ xem xét, và người bị báo cáo không tham gia vào quyết định cũng như vào bất kỳ việc xem xét lại nào đối với quyết định đó.
Điều gì xảy ra khi quy tắc bị vi phạm
Đối với một nhân viên, vi phạm là vấn đề kỷ luật có thể dẫn tới sa thải, và khi có khả năng một tội phạm đã được thực hiện thì vụ việc được chuyển tới cơ quan có thẩm quyền tài phán đối với vụ việc đó. Trách nhiệm không chỉ thuộc về pháp nhân mà còn thuộc về cá nhân. Cá nhân bị kết tội theo Bribery Act 2010 có thể chịu tới 10 năm tù khi bị kết án theo thủ tục truy tố (on indictment), hoặc bị phạt tiền không giới hạn mức, hoặc cả hai; một công ty bị kết tội theo section 7 chịu mức phạt tiền không giới hạn khi bị xét xử theo thủ tục truy tố, và bị loại khỏi hoạt động mua sắm công. Đối với một công ty đối tác, một đại lý hay một nhà cung cấp, điều đó có nghĩa là lượt công tác hoặc đơn hàng bị dừng và quan hệ chấm dứt; mất một công ty có thể khiến một cảng không còn ai phục vụ cho tới khi chúng tôi tìm được đơn vị khác, và đó là cái giá chúng tôi chấp nhận thay vì giữ lại một công ty mua lấy quyền tiếp cận của mình. Mọi thỏa thuận với đối tác, đại lý và nhà cung cấp đều có quyền cho phép chúng tôi chấm dứt ngay lập tức khi có vi phạm chính sách này. Việc loại một công ty khỏi mạng lưới do một giám đốc vận hành không tham gia vào việc đưa công ty đó vào mạng lưới phê duyệt, lý do được ghi lại, và công ty đó được thông báo bằng văn bản và có thể trình bày ý kiến của mình với một giám đốc vận hành không tham gia vào quyết định.
Cập nhật lần cuối: