Antisoborno y anticorrupción
Lo que no pagaremos, lo que hace un técnico cuando se le exige un pago en un puerto, y lo que exigimos a los agentes y a las empresas colaboradoras que actúan por cuenta nuestra.
Nuestra posición
ShipCertify no ofrece, paga, solicita ni acepta sobornos — en ningún puerto, en ningún país y sea cual sea la práctica local. La regla se aplica a cada técnico, director de operaciones y miembro del personal de documentación y logística, y a cualquiera que actúe por cuenta nuestra: agentes portuarios, empresas colaboradoras, corredores y transitarios. Preferimos perder una asistencia, o ver zarpar un buque antes de haber terminado, antes que obtener el trabajo o el acceso de esa manera. La titularidad de esta política corresponde al director de operaciones responsable del cumplimiento, que responde de ella en las seis bases. Se revisa cada doce meses, y de nuevo tras cualquier exigencia de pago que se nos comunique o cualquier cambio en la legislación en la que se apoya.
La legislación bajo la que trabajamos
Operamos a través de una entidad jurídica turca, Ekinek Tarım Gıda ve Denizcilik Ltd Şti, y desde una oficina registrada en Inglaterra, de modo que dos ordenamientos penales inciden sobre la misma asistencia, sea cual sea la ley elegida para regir un contrato. La section 7 de la UK Bribery Act 2010 (la ley del Reino Unido contra el soborno) tipifica un delito corporativo consistente en no impedir el soborno cometido por una persona que presta servicios para la organización. Conforme a la section 7(5)(b), se aplica a una sociedad constituida fuera del Reino Unido que desarrolla allí parte de una actividad — cosa que hacemos, desde Londres —, y conforme a la section 12(5), el delito se comete con independencia de que los actos tengan lugar en el Reino Unido o en otro lugar. La única defensa es contar con procedimientos adecuados, medidos frente a los seis principios de la guía publicada conforme a la section 9 de esa ley: procedimientos proporcionados, compromiso de la alta dirección, evaluación de riesgos, diligencia debida, comunicación — incluida la formación — y seguimiento y revisión. En Türkiye, el soborno es delito conforme al artículo 252 del Código Penal turco (Ley n.º 5237), que se extiende a los funcionarios públicos extranjeros, y el artículo 253 prevé medidas contra las personas jurídicas. Ninguno de los dos ordenamientos reconoce una excepción para los pagos de facilitación. Tanto el Reino Unido como Türkiye son partes del Convenio de la OCDE de Lucha contra la Corrupción de Agentes Públicos Extranjeros en las Transacciones Comerciales Internacionales. Esta página expone los procedimientos con arreglo a los cuales trabajamos. Detrás de ella hay una copia firmada de la política, un registro de formación que acredita que cada miembro del personal la estudió al incorporarse y ha vuelto a hacerlo dentro de los últimos doce meses, y un registro de toda exigencia de pago que se nos haya comunicado. El personal de documentación custodia los tres en Estambul, y un cliente que esté cumplimentando un cuestionario de proveedores puede solicitarlos por escrito a compliance@shipcertify.com.
Qué está prohibido
Ofrecer, dar, prometer, solicitar, convenir en recibir o aceptar cualquier cosa de valor para obtener trabajo, conservarlo, asegurarse el acceso o influir en una decisión — directamente o a través de un tercero, y tanto si la otra persona es un funcionario público como un particular. Eso incluye una comisión ilícita sobre un pedido de repuestos o consumibles, un pago o un favor a un superintendente o a un comprador por encargarnos una asistencia, y cualquier cosa, la que sea, ofrecida para alterar el resultado de una prueba operativa, para dejar un hallazgo fuera de un informe o para que se emita un certificado que el equipo no justifica. Un informe declara lo que se encontró a bordo. Nada de lo que contiene está en venta.
Pagos de facilitación
En algunos puertos se espera un pequeño pago extraoficial antes de que se permita un embarque, se emita un pase de acceso, salga una lancha, se libere un envío o se dé por firmada una inspección. Un pago de facilitación es un soborno. No los hacemos, y ningún coordinador ni director de operaciones tiene autoridad para aprobar uno. Un técnico que rechaza una exigencia cuenta con respaldo: la demora es un coste de la empresa y no suyo, no computa contra ningún objetivo, y nadie es penalizado por una asistencia que se retrasó o se perdió porque se rechazó un pago. La propia exigencia queda registrada — el puerto, la fecha, quién pidió y a cambio de qué — y se comunica al director de operaciones de la base y a la función de cumplimiento dentro de las 24 horas siguientes al momento en que se formuló, y en todo caso antes de que se cierre la asistencia. La única excepción es un pago hecho bajo coacción cuando la seguridad de una persona corre un riesgo inmediato; eso no es una cuestión disciplinaria, pero se comunica y se registra tan pronto como la persona está a salvo.
Regalos y atenciones
Una atención modesta y proporcionada forma parte normal de la vida comercial y no está prohibida: una comida, un café en tierra, un artículo pequeño con la marca de una empresa. Tiene que ser abierta, quedar registrada, y no ofrecerse ni aceptarse nunca mientras entre las dos partes esté en curso una licitación, una cotización, un pedido o el resultado de una inspección. Nunca se da ni se acepta efectivo ni equivalentes de efectivo, por ningún importe y por ningún motivo. Cualquier cosa con un valor superior a 100 EUR para una persona en una sola ocasión la aprueba un director de operaciones antes de darse o aceptarse. Todo lo que se da o se acepta se anota en el registro de regalos y atenciones en cualquiera de los dos casos, aprobado o no: el personal de documentación mantiene el registro en Estambul, la anotación se hace dentro de los cinco días hábiles siguientes, y un director de operaciones lee el registro cada tres meses.
Agentes portuarios y otros que actúan por cuenta nuestra
Un agente portuario actúa normalmente para el buque y no para nosotros, pero el agente es a menudo quien organiza nuestro embarque, nuestros pases de acceso y nuestra lancha, y quien liquida una tasa portuaria en nuestro nombre. Cuando cualquier tercero actúa por cuenta nuestra o en nuestro nombre — un agente, un agente de aduanas, un transitario, un intermediario local — respondemos de lo que se haga con esa instrucción. Así que las reglas son sencillas: no hacen en nuestro nombre nada que nosotros no pudiéramos hacer lícitamente; pagamos contra una factura que describe un servicio realmente prestado a una tarifa que lo refleja; no pagamos en efectivo; y no pagamos a una cuenta a un nombre distinto, o en un país distinto, del de la parte con la que contratamos. A todo tercero que actúa por cuenta nuestra o en nuestro nombre se le envía esta política por escrito antes de que actúe por primera vez por instrucción nuestra, y confirma por escrito que trabajará con arreglo a ella; la confirmación se renueva cada dos años y siempre que la política cambia, y una parte que no esté dispuesta a darla no recibe encargo alguno.
Aduanas, repuestos y patrones de calibración
Los repuestos y consumibles se envían a buques a través de fronteras, y nuestros patrones de referencia y equipos de ensayo viajan con los técnicos que los usan, así que un despacho de aduana es donde esta política se pone a prueba con más frecuencia. Las declaraciones consignan la descripción, el valor y el origen verdaderos de las mercancías; nada se declara por debajo de su valor, se fracciona ni se describe como otra cosa para reducir aranceles o para mover un envío más deprisa. Declarar por debajo de su valor o describir incorrectamente un valor en aduana no es soborno: es facilitación de la evasión fiscal, y las sections 45 y 46 de la Criminal Finances Act 2017 tipifican delitos corporativos por no impedirla, sin umbral alguno de facturación ni de tamaño. Cuando un agente de aduanas o un transitario despacha mercancías para nosotros, ese despacho queda cubierto por las mismas reglas que cualquier otro tercero que actúe en nuestro nombre. Un pago extraoficial para liberar un envío retenido, para evitar un examen o para obtener un documento saltándose el turno se rechaza, y la demora se absorbe en la planificación: un patrón de referencia detenido en el despacho significa que la asistencia se replanifica, no que el trabajo se registre como hecho sin él. Los equipos de ensayo y los patrones de referencia que viajan con un técnico se declaran a la entrada y a la salida por la vía de admisión temporal que acepte la autoridad aduanera de destino — un cuaderno ATA cuando el país y las mercancías reúnen los requisitos para uno, una importación temporal declarada cuando no —, por su valor verdadero y contra sus números de serie, de modo que los mismos artículos salgan con los mismos documentos. Un agente de aduanas o un transitario que despacha mercancías para nosotros recibe el encargo bajo la misma confirmación escrita que cualquier otro tercero que actúe en nuestro nombre, y queda nombrado en el expediente del envío que despacha.
Empresas colaboradoras y asistencias subcontratadas
Tenemos seis bases de servicio — Estambul, İzmir, İskenderun, Varna, Constanța y Londres — y el índice de cobertura recoge 300 puertos. El trabajo se presta, por tanto, desde una base propia, movilizando un equipo desde una base, o a través de una empresa colaboradora en un puerto donde no tenemos ninguna, y lo decimos así en lugar de dejar que un cliente asuma que cada asistencia la realiza personal propio. Cuando una empresa colaboradora asiste en nuestro nombre, la regla viaja con el trabajo: se aplica la misma prohibición, la empresa no puede subcontratar a su vez sin decírnoslo, y nos factura el trabajo realmente hecho. Ese es el límite honesto del arreglo — no hay un director de operaciones de pie en cada pasarela, así que lo que sostiene la línea es lo que exigimos por escrito, lo que comprobamos y lo que un técnico o un cliente nos cuenta después. Antes de que una empresa colaboradora asista en nuestro nombre por primera vez, establecemos quién es su propietario y quién la dirige, cotejamos a la empresa y a sus responsables con las listas de sanciones y de exclusión, preguntamos qué autorizaciones posee para el alcance que cubriría, y obtenemos su confirmación por escrito de esta política; una empresa que no responda no se utiliza. La comprobación se repite cada dos años, e inmediatamente después de cualquier exigencia de pago comunicada en un puerto que esa empresa cubra.
Registros, contabilidad y gastos
Todo pago se registra en los libros de la entidad que lo hizo, bajo una descripción de lo que realmente fue. No hay cuentas fuera de libros, ni fondos no revelados, ni efectivo sin registrar guardado para atender exigencias en un puerto. Un gasto se reembolsa contra un recibo o una factura; una partida descrita solo como gasto portuario, tarifa de asistencia o gratificación, sin nada detrás, no se aprueba, y se trata en sí misma como algo que debe comunicarse. Un técnico en asistencia no lleva fondo de caja en efectivo. Los desplazamientos, el alquiler de lanchas, los pases de acceso y las tasas portuarias se pagan con tarjeta de empresa o contra una factura emitida a la entidad que los debe, y cualquier cosa que un técnico pague de su bolsillo se le reembolsa contra recibo dentro de los diez días hábiles siguientes a la llegada de la reclamación a accounts@shipcertify.com. Cuando una tasa oficial en un puerto no puede liquidarse de otra manera que en efectivo, el técnico la paga, obtiene un recibo y lo comunica al director de operaciones de la base el mismo día.
Plantear una preocupación
Si le piden un pago, se lo ofrecen, o ve algo que se parezca a cualquiera de las dos cosas, escriba a compliance@shipcertify.com. No importa si usted es empleado nuestro, técnico de una empresa colaboradora, agente portuario, tripulante o cliente. También puede decírselo al director de operaciones de la base, o llamar a la línea de atención 24/7 en el +90 532 657 48 78. compliance@shipcertify.com, la línea de atención y WhatsApp no son canales anónimos: un correo lleva su dirección, y una llamada o un mensaje de WhatsApp lleva su número. No revelamos la identidad de quien comunica fuera de las personas que examinan la comunicación sin su acuerdo. Una comunicación que no nombre a nadie puede enviarse en papel a Office 7408, 58 Peregrine Road, Hainault, Ilford, Essex IG6 3SZ, marcada a la atención de compliance; se examina de la misma manera, con el único límite de que no podemos volver al remitente para pedirle el detalle que suele decidir un caso. Quien comunica algo con motivos razonables está protegido — sin despido, sin retirada de un cuadrante de turnos, sin pedido cancelado — y esa protección se mantiene aunque la preocupación resulte estar equivocada. Se acusa recibo de una comunicación dentro del plazo establecido en el procedimiento de quejas y apelaciones de este sitio, y la examina un director de operaciones sin implicación en la asistencia, el puerto o la relación a la que se refiere. Cuando la comunicación se refiere a un director de operaciones, la examina otro director de operaciones ajeno a la línea jerárquica de esa persona, y la persona a la que se refiere la comunicación no participa en la decisión ni en ninguna revisión de esta.
Qué ocurre cuando se incumple la regla
Para un miembro del personal, un incumplimiento es una cuestión disciplinaria que puede terminar en despido, y cuando pueda haberse cometido un delito el asunto se remite a las autoridades con jurisdicción sobre él. La exposición es personal además de corporativa. Una persona física condenada conforme a la Bribery Act 2010 se enfrenta, en caso de condena por vía de acusación formal («on indictment»), a hasta diez años de prisión, a una multa ilimitada, o a ambas; una sociedad condenada conforme a la section 7 se enfrenta a una multa ilimitada por esa misma vía, y a la exclusión de la contratación pública. Para una empresa colaboradora, un agente o un proveedor, significa que la asistencia o el pedido se detiene y la relación termina; perder una empresa puede dejar un puerto sin cobertura hasta que encontremos otra, y ese es un coste que aceptamos antes que conservar una empresa que compra su acceso. Todo acuerdo con una colaboradora, un agente o un proveedor incluye un derecho a nuestro favor de resolverlo de inmediato por un incumplimiento de esta política. La exclusión de la red la autoriza un director de operaciones que no tuvo parte en la incorporación de la empresa, los motivos quedan registrados, y la empresa es informada por escrito y puede presentar su respuesta ante un director de operaciones que no tomó parte en la decisión.
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