Bekæmpelse af bestikkelse og korruption
Hvad vi ikke betaler, hvad en tekniker gør, når der kræves en betaling i en havn, og hvad vi kræver af de agenter og partnerfirmaer, der handler for os.
Vores standpunkt
ShipCertify hverken tilbyder, betaler, anmoder om eller modtager bestikkelse — i nogen havn, i noget land og uanset lokal praksis. Reglen gælder for hver enkelt tekniker, driftsdirektør og medarbejder i dokumentation og logistik, og for enhver, der handler for os: havneagenter, partnerfirmaer, mæglere og speditører. Vi vil hellere miste et besøg om bord eller se et skib sejle, før vi er færdige, end opnå arbejdet eller adgangen på den måde. Denne politik ejes af den driftsdirektør, der er ansvarlig for compliance, og som står til ansvar for den på alle seks baser. Den gennemgås hver tolvte måned og igen efter ethvert indberettet krav om betaling eller enhver ændring i den lovgivning, den bygger på.
Den lovgivning, vi arbejder under
Vi driver virksomhed gennem en tyrkisk juridisk enhed, Ekinek Tarım Gıda ve Denizcilik Ltd Şti, og fra et registreret kontor i England, så to strafferetlige regelsæt omfatter det samme besøg om bord, uanset hvilken lov der vælges til at regulere en kontrakt. Section 7 i UK Bribery Act 2010 fastsætter en strafbar overtrædelse for selskaber: manglende forebyggelse af bestikkelse begået af en person, der udfører tjenester for organisationen. Efter section 7(5)(b) gælder den for et selskab, der er stiftet uden for Det Forenede Kongerige, men driver en del af sin virksomhed dér, hvilket vi gør, fra London; og efter section 12(5) begås overtrædelsen, uanset om handlingerne finder sted i Det Forenede Kongerige eller andetsteds. Det eneste forsvar er at have tilstrækkelige procedurer (adequate procedures) på plads, målt mod de seks principper i den vejledning, der er udstedt efter lovens section 9: forholdsmæssige procedurer, forpligtelse på øverste ledelsesniveau, risikovurdering, due diligence, kommunikation herunder uddannelse, samt overvågning og evaluering. I Türkiye er bestikkelse en strafbar overtrædelse efter artikel 252 i den tyrkiske straffelov (Law No. 5237), som også omfatter udenlandske offentlige tjenestemænd, og artikel 253 giver mulighed for foranstaltninger mod juridiske personer. Ingen af de to regelsæt anerkender en undtagelse for facilitetsbetalinger. Både Det Forenede Kongerige og Türkiye er parter i OECD-konventionen om bekæmpelse af bestikkelse af udenlandske tjenestemænd i internationale forretningstransaktioner. Denne side beskriver de procedurer, vi arbejder efter. Bag den ligger et underskrevet eksemplar af politikken, en uddannelsesregistrering, der viser, at hver medarbejder har gennemgået den ved ansættelsen og har gjort det igen inden for de seneste tolv måneder, og et register over hvert krav om betaling, der er indberettet til os. Dokumentationsmedarbejderne opbevarer alle tre i İstanbul, og en kunde, der udfylder et leverandørspørgeskema, kan anmode skriftligt om dem på compliance@shipcertify.com.
Hvad der er forbudt
At tilbyde, give, love, anmode om, acceptere at modtage eller modtage noget af værdi for at vinde arbejde, bevare arbejde, sikre adgang eller påvirke en afgørelse — direkte eller gennem tredjemand, og uanset om den anden part er en offentlig tjenestemand eller en privat person. Det omfatter en returkommission på en indkøbsordre for reservedele eller forbrugsmaterialer, en betaling eller tjeneste til en superintendent eller en indkøber for at placere et besøg om bord hos os, og hvad som helst der tilbydes for at ændre resultatet af en funktionsprøve, for at holde en konstatering ude af en rapport eller for at få udstedt et certifikat, som udstyret ikke berettiger til. En rapport angiver, hvad der blev konstateret om bord. Intet i den er til salg.
Facilitetsbetalinger
I nogle havne forventes en lille uofficiel betaling, før ombordstigning tillades, et adgangskort udstedes, en havnebåd sejler, en forsendelse frigives eller en inspektion godkendes. En facilitetsbetaling er bestikkelse. Vi foretager dem ikke, og ingen koordinator eller driftsdirektør har bemyndigelse til at godkende en. En tekniker, der afviser et krav, bliver bakket op: forsinkelsen er virksomhedens omkostning og ikke teknikerens, den tæller ikke imod noget mål, og ingen sanktioneres for et besøg om bord, der blev forsinket eller mistet, fordi en betaling blev afvist. Selve kravet registreres — havnen, datoen, hvem der spurgte, og om hvad — og indberettes til driftsdirektøren for basen og til compliance inden 24 timer efter, at kravet blev fremsat, og i alle tilfælde inden besøget om bord afsluttes. Den ene undtagelse er en betaling foretaget under tvang, hvor en persons sikkerhed er i umiddelbar fare; det er ikke en disciplinærsag, men det indberettes og registreres, så snart personen er i sikkerhed.
Gaver og repræsentation
Beskeden, forholdsmæssig repræsentation er en normal del af forretningslivet og er ikke forbudt: et måltid, en kop kaffe i land, en lille genstand med et firmamærke. Den skal være åben, registreret og må aldrig tilbydes eller modtages, mens et udbud, et tilbud, en indkøbsordre eller et inspektionsresultat verserer mellem de to parter. Kontanter og kontantlignende midler gives eller modtages aldrig, uanset beløb og uanset begrundelse. Alt, der er værd mere end 100 EUR til én person ved én lejlighed, godkendes af en driftsdirektør, før det gives eller modtages. Alt, der gives eller modtages, indføres under alle omstændigheder i gave- og repræsentationsregistret, godkendt eller ikke: dokumentationsmedarbejderne fører registret i İstanbul, en indførsel foretages inden fem arbejdsdage, og en driftsdirektør gennemlæser registret hver tredje måned.
Havneagenter og andre, der handler for os
En havneagent handler normalt for skibet og ikke for os, men agenten er ofte den, der arrangerer vores ombordstigning, vores adgangskort og vores havnebåd, og som betaler en havneafgift på vores vegne. Hvor en tredjemand handler for os eller i vores navn — en agent, en toldspeditør, en speditør, en lokal mellemmand — står vi til ansvar for det, der gøres efter den instruks. Derfor er reglerne enkle: de gør intet på vores vegne, som vi ikke selv lovligt kunne gøre; vi betaler mod en faktura, der beskriver en ydelse, som faktisk er leveret, til en pris, der svarer hertil; vi betaler ikke kontant; og vi betaler ikke til en konto i et andet navn eller i et andet land end den part, vi har indgået aftale med. Enhver tredjemand, der handler for os eller i vores navn, får denne politik tilsendt skriftligt, før den første gang handler efter vores instruks, og bekræfter skriftligt, at den vil arbejde efter den; bekræftelsen fornys hvert andet år og hver gang politikken ændres, og en part, der ikke vil give den, instrueres ikke.
Told, reservedele og kalibreringsnormaler
Reservedele og forbrugsmaterialer sendes til skibe over grænser, og vores referencenormaler og testudstyr rejser med de teknikere, der bruger dem, så en toldangivelse er dér, hvor denne politik oftest bliver prøvet. Angivelser oplyser varernes rigtige beskrivelse, værdi og oprindelse; intet angives for lavt, opsplittes eller beskrives som noget andet for at nedbringe told eller for at få en forsendelse hurtigere frem. At angive en toldværdi for lavt eller beskrive den fejlagtigt er ikke bestikkelse: det er medvirken til skatteunddragelse, og sections 45 og 46 i Criminal Finances Act 2017 fastsætter strafbare overtrædelser for selskaber ved manglende forebyggelse heraf, uden nogen omsætnings- eller størrelsesgrænse overhovedet. Hvor en toldspeditør eller speditør fortolder varer for os, er den fortoldning omfattet af de samme regler som enhver anden tredjemand, der handler på vores vegne. En uofficiel betaling for at frigive en tilbageholdt forsendelse, for at undgå en kontrol eller for at få et dokument uden om rækkefølgen afvises, og forsinkelsen planlægges der rundt om: en referencenormal, der sidder fast i fortoldning, betyder, at besøget om bord planlægges om, ikke at arbejdet registreres som udført uden den. Testudstyr og referencenormaler, der rejser med en tekniker, angives både ved indførsel og ved udførsel efter den ordning for midlertidig indførsel, som toldmyndigheden i bestemmelseslandet accepterer — et ATA-carnet, hvor landet og varerne er omfattet af en sådan, en angivet midlertidig indførsel, hvor de ikke er — til deres rigtige værdi og mod deres serienumre, så de samme genstande udføres på de samme dokumenter. En toldspeditør eller speditør, der fortolder varer for os, instrueres under den samme skriftlige bekræftelse som enhver anden tredjemand, der handler på vores vegne, og navngives på sagen for den forsendelse, den fortolder.
Partnerfirmaer og besøg om bord i underleverance
Vi har seks servicebaser — İstanbul, İzmir, İskenderun, Varna, Constanța og London — og dækningsoversigten oplister 300 havne. Arbejdet leveres derfor fra en egen base, ved at mobilisere et team fra en base eller gennem et partnerfirma i en havn, hvor vi ingen har, og det oplyser vi frem for at lade en kunde antage, at alle besøg om bord udføres af vores eget mandskab. Når et partnerfirma møder op i vores navn, følger reglen arbejdet: det samme forbud gælder, firmaet må ikke give arbejdet videre i underleverance uden at oplyse os om det, og det fakturerer os for det arbejde, der faktisk er udført. Det er ordningens ærlige grænse — der står ingen driftsdirektør ved hver landgang, så det, der holder linjen, er det, vi kræver skriftligt, det, vi kontrollerer, og det, en tekniker eller en kunde fortæller os bagefter. Før et partnerfirma første gang møder op i vores navn, fastslår vi, hvem der ejer og driver det, kontrollerer firmaet og dets ansvarlige indehavere mod sanktions- og udelukkelseslisterne, spørger, hvilke bemyndigelser det har for det omfang, det skulle dække, og indhenter dets skriftlige bekræftelse af denne politik; et firma, der ikke vil svare, bruges ikke. Kontrollen gentages hvert andet år og straks efter ethvert krav om betaling, der indberettes i en havn, som det pågældende firma dækker.
Registreringer, bogføring og udgifter
Enhver betaling bogføres hos den enhed, der foretog den, med en beskrivelse af, hvad den faktisk var. Der findes ingen konti uden for bogholderiet, ingen uoplyste midler og ingen uregistrerede kontanter til at afregne krav i en havn. En udgift refunderes mod en kvittering eller en faktura; en post, der kun er beskrevet som en havneudgift, et besøgsgebyr eller en dusør, uden noget bag den, godkendes ikke og behandles i sig selv som noget, der skal indberettes. En tekniker på besøg om bord medbringer ingen kontantbeholdning. Rejse, leje af havnebåd, adgangskort og havneafgifter betales med firmakort eller mod en faktura udstedt til den enhed, der skylder dem, og alt, hvad en tekniker lægger ud af egen lomme, refunderes mod en kvittering inden ti arbejdsdage efter, at kravet er modtaget på accounts@shipcertify.com. Hvor en officiel afgift i en havn ikke kan afregnes på anden måde end kontant, betaler teknikeren den, indhenter en kvittering og indberetter den til driftsdirektøren for basen samme dag.
Indberetning af en bekymring
Hvis du bliver bedt om en betaling, får tilbudt en, eller du ser noget, der ser ud som et af de to, så skriv til compliance@shipcertify.com. Det gør ingen forskel, om du er vores medarbejder, tekniker hos et partnerfirma, havneagent, besætningsmedlem eller kunde. Du kan også henvende dig til driftsdirektøren for basen eller ringe til vores 24/7-hotline på +90 532 657 48 78. compliance@shipcertify.com, hotlinen og WhatsApp er ikke anonyme kanaler: en e-mail bærer din adresse, og et opkald eller en WhatsApp-besked bærer dit nummer. Vi videregiver ikke en indberetters identitet uden for den kreds, der undersøger indberetningen, uden indberetterens samtykke. En indberetning, der ikke navngiver nogen, kan sendes på papir til Office 7408, 58 Peregrine Road, Hainault, Ilford, Essex IG6 3SZ, mærket til compliance; den undersøges på samme måde, med den ene begrænsning, at vi ikke kan vende tilbage til afsenderen for den detalje, der normalt afgør en sag. Enhver, der indberetter på rimeligt grundlag, er beskyttet — ingen afskedigelse, ingen fjernelse fra en vagtplan, ingen annulleret ordre — og den beskyttelse gælder også, hvis bekymringen viser sig at være forkert. En indberetning bekræftes inden for den frist, der er fastsat i klage- og ankeproceduren på dette website, og undersøges af en driftsdirektør, der ikke har været involveret i det besøg om bord, den havn eller den relation, indberetningen angår. Hvor indberetningen angår en driftsdirektør, undersøges den af en anden driftsdirektør uden for den pågældendes ledelseslinje, og den person, indberetningen angår, deltager ikke i afgørelsen eller i nogen efterprøvelse af den.
Hvad der sker, når reglen overtrædes
For en medarbejder er en overtrædelse en disciplinærsag, der kan ende med afskedigelse, og hvor der kan være begået en strafbar handling, overgives sagen til de myndigheder, der har jurisdiktion over den. Ansvaret er personligt såvel som selskabsmæssigt. En person, der dømmes efter Bribery Act 2010, kan straffes med op til ti års fængsel ved domfældelse i en tiltalesag (on indictment), med en bøde uden øvre grænse eller med begge; et selskab, der dømmes efter section 7, kan straffes med en bøde uden øvre grænse ved domfældelse i en tiltalesag og udelukkes fra offentlige indkøb. For et partnerfirma, en agent eller en leverandør betyder det, at besøget om bord eller ordren standses, og at relationen ophører; at miste et firma kan efterlade en havn udækket, indtil vi finder et andet, og det er en omkostning, vi accepterer frem for at beholde et firma, der køber sig adgang. Enhver partner-, agent- og leverandøraftale giver os ret til at ophæve den med øjeblikkelig virkning ved en overtrædelse af denne politik. Fjernelse fra netværket godkendes af en driftsdirektør, der ikke har haft del i at optage firmaet, begrundelsen registreres, og firmaet får skriftlig underretning og kan fremsætte sit svar for en driftsdirektør, der ikke har haft del i afgørelsen.
Senest opdateret: