Bekjempelse av bestikkelser og korrupsjon
Hva vi ikke betaler, hva en tekniker gjør når det kreves en betaling i en havn, og hva vi krever av agentene og partnerfirmaene som opptrer på våre vegne.
Vårt standpunkt
ShipCertify verken tilbyr, betaler, ber om eller mottar bestikkelser – ikke i noen havn, ikke i noe land, og uansett hva lokal praksis er. Regelen gjelder for hver enkelt tekniker, driftsdirektør og medarbeider innen dokumentasjon og logistikk, og for enhver som opptrer på våre vegne: havneagenter, partnerfirmaer, meglere og speditører. Vi vil heller miste et oppdrag, eller se et fartøy seile før vi er ferdige, enn å oppnå arbeidet eller adgangen på den måten. Denne policyen eies av den driftsdirektøren som er ansvarlig for etterlevelse, og som svarer for den ved alle seks basene. Den gjennomgås hver tolvte måned, og på nytt etter hvert rapportert krav om en betaling og etter hver endring i det regelverket den bygger på.
Regelverket vi arbeider under
Vi driver virksomhet gjennom et tyrkisk rettssubjekt, Ekinek Tarım Gıda ve Denizcilik Ltd Şti, og fra et registrert forretningssted i England, slik at to strafferettslige regelverk får betydning for samme oppdrag, uansett hvilken lov som velges for en kontrakt. Section 7 i UK Bribery Act 2010 (den britiske korrupsjonsloven) oppretter et foretaksstraffansvar for å unnlate å forhindre bestikkelser begått av en person som utfører tjenester for organisasjonen. Etter section 7(5)(b) gjelder den for et selskap som er registrert utenfor Storbritannia og som driver deler av en virksomhet der, noe vi gjør, fra London; og etter section 12(5) er overtredelsen begått uavhengig av om handlingene finner sted i Storbritannia eller andre steder. Den eneste ansvarsfrihetsgrunnen er å ha tilstrekkelige prosedyrer på plass, målt mot de seks prinsippene i veiledningen som er utgitt etter section 9 i loven: forholdsmessige prosedyrer, forpliktelse på øverste nivå, risikovurdering, aktsomhetsvurderinger, kommunikasjon inkludert opplæring, samt overvåking og gjennomgang. I Türkiye er bestikkelse straffbart etter artikkel 252 i den tyrkiske straffeloven (Law No. 5237), som også omfatter utenlandske offentlige tjenestemenn, og artikkel 253 gir grunnlag for tiltak mot juridiske personer. Ingen av de to regelverkene anerkjenner noe unntak for tilretteleggingsbetalinger. Både Storbritannia og Türkiye er parter i OECD Convention on Combating Bribery of Foreign Public Officials in International Business Transactions (OECD-konvensjonen om bekjempelse av bestikkelse av utenlandske offentlige tjenestemenn i internasjonale forretningstransaksjoner). Denne siden angir de prosedyrene vi arbeider etter. Bak den ligger et signert eksemplar av policyen, en opplæringslogg som viser at hver enkelt medarbeider gjennomgikk den ved ansettelse og har gjort det på nytt i løpet av de siste tolv månedene, og et register over hvert betalingskrav som er rapportert til oss. Dokumentasjonsmedarbeiderne oppbevarer alle tre i İstanbul, og en kunde som fyller ut et leverandørspørreskjema, kan be om dem skriftlig fra compliance@shipcertify.com.
Hva som er forbudt
Å tilby, gi, love, kreve, samtykke i å motta eller ta imot noe av verdi for å vinne arbeid, beholde arbeid, sikre adgang eller påvirke en beslutning – direkte eller gjennom en tredjepart, og uansett om den andre personen er en offentlig tjenestemann eller en privat part. Dette omfatter returprovisjon på en innkjøpsordre for deler eller forbruksmateriell, en betaling eller tjeneste til en superintendent eller en innkjøper for å legge et oppdrag hos oss, og hva som helst annet som tilbys for å endre resultatet av en funksjonsprøve, for å holde et funn utenfor en rapport, eller for å få utstedt et sertifikat som utstyret ikke gir grunnlag for. En rapport angir hva som ble funnet om bord. Ingenting i den er til salgs.
Tilretteleggingsbetalinger
I noen havner forventes en liten uoffisiell betaling før ombordstigning tillates, et portpass utstedes, en skyssbåt går, en forsendelse frigis eller en inspeksjon godkjennes. En tilretteleggingsbetaling er en bestikkelse. Vi foretar dem ikke, og ingen koordinator eller driftsdirektør har myndighet til å godkjenne en slik betaling. En tekniker som avviser et krav, får støtte: forsinkelsen er selskapets kostnad og ikke teknikerens, den teller ikke mot noe mål, og ingen straffes for et oppdrag som ble forskjøvet eller tapt fordi en betaling ble avvist. Selve kravet registreres – havnen, datoen, hvem som ba om det, og for hva – og rapporteres til driftsdirektøren for basen og til compliance innen 24 timer etter at kravet ble fremsatt, og i alle tilfeller før oppdraget avsluttes. Det ene unntaket er en betaling som foretas under tvang der en persons sikkerhet er i umiddelbar fare; det er ikke en disiplinærsak, men det rapporteres og registreres så snart personen er i sikkerhet.
Gaver og representasjon
Beskjeden og forholdsmessig representasjon er en normal del av forretningslivet og er ikke forbudt: et måltid, en kaffe i land, en liten gjenstand med et firmamerke. Den må være åpen, registrert, og aldri tilbys eller mottas mens en anbudskonkurranse, et tilbud, en innkjøpsordre eller et inspeksjonsutfall er under behandling mellom de to partene. Kontanter og kontantekvivalenter gis eller mottas aldri, uansett beløp og uansett grunn. Alt som er verdt mer enn EUR 100 til én person ved én anledning, godkjennes av en driftsdirektør før det gis eller mottas. Alt som gis eller mottas, føres inn i registeret over gaver og representasjon uansett, godkjent eller ikke: dokumentasjonsmedarbeiderne fører registeret i İstanbul, en registrering gjøres innen fem arbeidsdager, og en driftsdirektør leser registeret hver tredje måned.
Havneagenter og andre som opptrer på våre vegne
En havneagent opptrer normalt for fartøyet og ikke for oss, men agenten er ofte den som ordner vår ombordstigning, våre portpass og vår skyssbåt, og som betaler en havneavgift på våre vegne. Der en tredjepart opptrer for oss eller i vårt navn – en agent, en tollagent, en speditør, en lokal mellommann – svarer vi for det som gjøres etter den instruksen. Reglene er derfor enkle: de gjør ingenting på våre vegne som vi ikke lovlig kunne gjort selv; vi betaler mot en faktura som beskriver en tjeneste som faktisk er levert, til en sats som gjenspeiler den; vi betaler ikke med kontanter; og vi betaler ikke til en konto i et annet navn, eller i et annet land, enn den parten vi inngikk avtale med. Hver tredjepart som opptrer for oss eller i vårt navn, får denne policyen skriftlig før den første gang handler etter vår instruks, og bekrefter skriftlig at den vil arbeide etter den; bekreftelsen fornyes hvert annet år og hver gang policyen endres, og en part som ikke vil gi den, instrueres ikke.
Toll, reservedeler og kalibreringsnormaler
Deler og forbruksmateriell sendes til fartøyer over landegrensene, og våre referansenormaler og vårt testutstyr reiser med teknikerne som bruker dem, slik at en tolldeklarasjon er der denne policyen prøves oftest. Deklarasjoner angir varenes riktige beskrivelse, verdi og opprinnelse; ingenting underdeklareres, deles opp eller beskrives som noe annet for å redusere toll eller for å få en forsendelse raskere gjennom. Å underdeklarere eller feilbeskrive en tollverdi er ikke bestikkelse: det er tilrettelegging for skatteunndragelse, og sections 45 og 46 i Criminal Finances Act 2017 oppretter foretaksstraffansvar for å unnlate å forhindre det, uten noen terskel for omsetning eller størrelse overhodet. Der en tollagent eller speditør fortoller varer for oss, er den fortollingen omfattet av de samme reglene som enhver annen tredjepart som opptrer på våre vegne. En uoffisiell betaling for å frigi en tilbakeholdt forsendelse, for å unngå en kontroll eller for å få et dokument utenom tur, avvises, og forsinkelsen planlegges rundt: en referansenormal som står fast i fortolling, betyr at oppdraget planlegges på nytt, ikke at arbeidet registreres som utført uten den. Testutstyr og referansenormaler som reiser med en tekniker, deklareres både ved innførsel og ved utførsel etter den ordningen for midlertidig innførsel som tollmyndigheten i destinasjonslandet godtar – et ATA-carnet der landet og varene kvalifiserer for det, en deklarert midlertidig innførsel der de ikke gjør det – til sin riktige verdi og mot sine serienumre, slik at de samme gjenstandene forlater landet på de samme dokumentene. En tollagent eller speditør som fortoller varer for oss, instrueres under den samme skriftlige bekreftelsen som enhver annen tredjepart som opptrer på våre vegne, og navngis på saksmappen for den forsendelsen den fortoller.
Partnerfirmaer og oppdrag satt ut til underleverandør
Vi har seks servicebaser – İstanbul, İzmir, İskenderun, Varna, Constanța og London – og dekningsoversikten lister 300 havner. Arbeid leveres derfor fra en egen base, ved å mobilisere et team fra en base, eller gjennom et partnerfirma i en havn der vi ikke har noen, og vi sier det fremfor å la en kunde tro at hvert oppdrag utføres av vårt eget mannskap. Når et partnerfirma utfører et oppdrag i vårt navn, følger regelen arbeidet: det samme forbudet gjelder, firmaet kan ikke sette arbeidet videre ut til underleverandør uten å opplyse oss om det, og det fakturerer oss for det arbeidet som faktisk er utført. Det er ordningens ærlige begrensning – det står ingen driftsdirektør ved hver landgang, så det som holder linjen, er hva vi krever skriftlig, hva vi kontrollerer, og hva en tekniker eller en kunde forteller oss etterpå. Før et partnerfirma første gang utfører et oppdrag i vårt navn, fastslår vi hvem som eier og driver det, kontrollerer firmaet og dets ledende personer mot sanksjons- og utelukkelseslistene, spør hvilke autorisasjoner det har for det omfanget det skulle dekke, og innhenter dets skriftlige bekreftelse av denne policyen; et firma som ikke vil svare, brukes ikke. Kontrollen gjentas hvert annet år, og umiddelbart etter hvert betalingskrav som rapporteres i en havn det firmaet dekker.
Dokumentasjon, regnskap og utgifter
Hver betaling registreres i regnskapet til det rettssubjektet som foretok den, med en beskrivelse av hva den faktisk var. Det finnes ingen konti utenfor regnskapet, ingen skjulte midler og ingen uregistrerte kontanter som holdes for å innfri krav i en havn. En utgift refunderes mot en kvittering eller en faktura; en post som bare er beskrevet som en havneutgift, et oppdragsgebyr eller en godtgjørelse, uten noe bak, godkjennes ikke, og behandles i seg selv som noe som skal rapporteres. En tekniker på oppdrag har ingen kontantbeholdning med seg. Reise, leie av skyssbåt, portpass og havneavgifter betales med firmakort eller mot en faktura utstedt til det rettssubjektet som skylder dem, og alt en tekniker legger ut av egen lomme, refunderes mot kvittering innen ti arbeidsdager etter at kravet er kommet inn til accounts@shipcertify.com. Der en offisiell avgift i en havn ikke kan betales på annen måte enn med kontanter, betaler teknikeren den, innhenter en kvittering, og rapporterer den til driftsdirektøren for basen samme dag.
Å ta opp en bekymring
Blir du bedt om en betaling, tilbudt en betaling, eller ser du noe som ser ut som ett av de to, skriv til compliance@shipcertify.com. Det har ingen betydning om du er vår ansatte, tekniker i et partnerfirma, havneagent, besetningsmedlem eller kunde. Du kan også si det til driftsdirektøren for basen, eller ringe den døgnåpne vakttelefonen (24/7) på +90 532 657 48 78. compliance@shipcertify.com, vakttelefonen og WhatsApp er ikke anonyme kanaler: en e-post viser adressen din, og en samtale eller en WhatsApp-melding viser nummeret ditt. Vi oppgir ikke en melders identitet utenfor kretsen av dem som undersøker meldingen, uten melderens samtykke. En melding som ikke navngir noen, kan sendes på papir til Office 7408, 58 Peregrine Road, Hainault, Ilford, Essex IG6 3SZ, merket for compliance; den undersøkes på samme måte, med den ene begrensningen at vi ikke kan gå tilbake til avsenderen for de opplysningene som vanligvis avgjør en sak. Enhver som melder på rimelig grunnlag, er beskyttet – ingen oppsigelse, ingen fjerning fra en vaktliste, ingen kansellert ordre – og den beskyttelsen gjelder selv om bekymringen viser seg å være feil. En melding bekreftes mottatt innen den fristen som er fastsatt i prosedyren for klager og anker på dette nettstedet, og undersøkes av en driftsdirektør uten befatning med oppdraget, havnen eller forholdet den gjelder. Gjelder meldingen en driftsdirektør, undersøkes den av en annen driftsdirektør utenfor den personens linjeledelse, og den personen meldingen gjelder, tar ingen del i avgjørelsen eller i noen overprøving av den.
Hva som skjer når regelen brytes
For en medarbeider er et brudd en disiplinærsak som kan ende i avskjed, og der en straffbar handling kan være begått, oversendes saken til de myndighetene som har jurisdiksjon over den. Risikoen er personlig så vel som selskapsrettslig. En enkeltperson som dømmes etter Bribery Act 2010, risikerer inntil ti års fengsel ved domfellelse etter tiltale (on indictment), eller en bot uten øvre grense, eller begge; et selskap som dømmes etter section 7, risikerer en bot uten øvre grense ved domfellelse etter tiltale, og utelukkelse fra offentlige anskaffelser. For et partnerfirma, en agent eller en leverandør betyr det at oppdraget eller ordren stanses og at forholdet avsluttes; å miste et firma kan la en havn stå udekket til vi finner et annet, og det er en kostnad vi tar fremfor å beholde et firma som kjøper seg adgang. Hver partner-, agent- og leverandøravtale gir oss rett til å avslutte den umiddelbart ved brudd på denne policyen. Fjerning fra nettverket besluttes av en driftsdirektør som ikke hadde noen del i å ta firmaet inn, grunnene registreres, og firmaet underrettes skriftlig og kan legge sitt svar frem for en driftsdirektør som ikke tok del i avgjørelsen.
Sist oppdatert: