Combaterea mitei și a corupției
Ce refuzăm să plătim, ce face un tehnician atunci când într-un port i se pretinde o plată și ce le cerem agenților și firmelor partenere care acționează pentru noi.
Poziția noastră
ShipCertify nu oferă, nu plătește, nu solicită și nu acceptă mită — în niciun port, în nicio țară și oricare ar fi practica locală. Regula se aplică fiecărui tehnician, fiecărui director de operațiuni, fiecărui membru al personalului de documentație și de logistică, precum și oricui acționează pentru noi: agenți portuari, firme partenere, brokeri și expeditori. Preferăm să pierdem o intervenție sau să vedem nava plecând înainte de a fi terminat, decât să obținem lucrarea sau accesul pe această cale. Această politică se află în răspunderea directorului de operațiuni răspunzător de conformitate, care răspunde pentru ea la toate cele șase baze. Ea este revizuită la fiecare douăsprezece luni și, din nou, după orice pretindere de plată care ne este raportată și după orice modificare a legislației pe care se întemeiază.
Legislația în temeiul căreia lucrăm
Operăm printr-o entitate juridică turcă, Ekinek Tarım Gıda ve Denizcilik Ltd Şti, și dintr-un sediu social înregistrat în Anglia, astfel încât două corpuri de drept penal se răsfrâng asupra aceleiași intervenții, oricare ar fi legea aleasă să guverneze un contract. Secțiunea 7 din UK Bribery Act 2010 (legea britanică privind mita) instituie o infracțiune imputabilă persoanei juridice, constând în omisiunea de a preveni mituirea săvârșită de o persoană care prestează servicii pentru organizație. În temeiul secțiunii 7(5)(b), aceasta se aplică unei societăți constituite în afara Regatului Unit care desfășoară acolo o parte a unei activități — ceea ce facem, de la Londra —, iar în temeiul secțiunii 12(5) infracțiunea se comite indiferent dacă faptele au loc în Regatul Unit sau în altă parte. Singura apărare este existența unor proceduri adecvate, evaluate în raport cu cele șase principii din ghidul publicat în temeiul secțiunii 9 a legii: proceduri proporționale, angajamentul conducerii la cel mai înalt nivel, evaluarea riscurilor, diligența cuvenită (due diligence), comunicarea — inclusiv instruirea — și monitorizarea și revizuirea. În Turcia, mita constituie infracțiune potrivit articolului 252 din Codul penal turc (Legea nr. 5237), care se extinde și asupra funcționarilor publici străini, iar articolul 253 prevede măsuri împotriva persoanelor juridice. Niciunul dintre cele două corpuri de drept nu recunoaște o excepție pentru plățile de facilitare. Atât Regatul Unit, cât și Turcia sunt părți la Convenția OCDE privind combaterea mituirii funcționarilor publici străini în tranzacțiile comerciale internaționale. Această pagină prezintă procedurile după care lucrăm. În spatele ei stau un exemplar semnat al politicii, o evidență a instruirii care arată că fiecare membru al personalului a parcurs-o la angajare și a parcurs-o din nou în ultimele douăsprezece luni, precum și un registru al fiecărei pretinderi de plată care ne-a fost raportată. Personalul de documentație păstrează toate cele trei la Istanbul, iar un client care completează un chestionar pentru furnizori le poate solicita în scris la compliance@shipcertify.com.
Ce este interzis
Oferirea, darea, promiterea, pretinderea, acceptarea promisiunii de a primi sau primirea oricărui lucru de valoare pentru a câștiga o lucrare, a păstra o lucrare, a obține acces sau a influența o decizie — direct sau printr-un terț și indiferent dacă cealaltă persoană este un funcționar public sau o persoană privată. Aceasta include un comision ocult (kickback) la o comandă de achiziție de piese sau consumabile, o plată sau o favoare acordată unui superintendent ori unui cumpărător pentru a ne încredința o intervenție, precum și orice ar fi oferit pentru a schimba rezultatul unui test operațional, pentru a ține o constatare în afara unui raport sau pentru a se emite un certificat pe care echipamentul nu îl justifică. Un raport consemnează ceea ce s-a constatat la bord. Nimic din cuprinsul lui nu este de vânzare.
Plățile de facilitare
În unele porturi se așteaptă o mică plată neoficială înainte ca urcarea la bord să fie permisă, un permis de acces să fie eliberat, o șalupă să plece, un lot de marfă să fie eliberat sau o inspecție să fie avizată. O plată de facilitare este mită. Noi nu facem astfel de plăți, și niciun coordonator sau director de operațiuni nu are autoritatea de a aproba una. Un tehnician care refuză o pretindere este sprijinit: întârzierea este costul companiei, nu al lui, nu se socotește în raport cu niciun obiectiv, și nimeni nu este penalizat pentru o intervenție întârziată sau pierdută pentru că o plată a fost refuzată. Pretinderea în sine este consemnată — portul, data, cine a cerut și pentru ce — și raportată directorului de operațiuni al bazei și funcției de conformitate în termen de 24 de ore de la formularea pretinderii și, în orice caz, înainte de închiderea intervenției. Singura excepție este o plată făcută sub constrângere, atunci când siguranța unei persoane este în pericol imediat; aceasta nu este o chestiune disciplinară, dar este raportată și consemnată de îndată ce persoana este în siguranță.
Cadouri și ospitalitate
Ospitalitatea modestă și proporțională face parte în mod normal din viața comercială și nu este interzisă: o masă, o cafea la țărm, un obiect mic purtând însemnul companiei. Ea trebuie să fie la vedere, consemnată și niciodată oferită sau acceptată câtă vreme între cele două părți se află în derulare o licitație, o ofertă, o comandă de achiziție sau rezultatul unei inspecții. Numerarul și echivalentele de numerar nu se dau și nu se acceptă niciodată, în nicio sumă și pentru niciun motiv. Orice lucru cu o valoare de peste 100 EUR pentru o singură persoană, cu o singură ocazie, este aprobat de un director de operațiuni înainte de a fi dat sau acceptat. Tot ceea ce se dă sau se acceptă este înscris în registrul de cadouri și ospitalitate în ambele cazuri, aprobat sau nu: personalul de documentație ține registrul la Istanbul, înscrierea se face în termen de cinci zile lucrătoare, iar un director de operațiuni citește registrul la fiecare trei luni.
Agenții portuari și alte persoane care acționează pentru noi
Un agent portuar acționează în mod normal pentru navă, nu pentru noi, dar agentul este adesea persoana care ne aranjează urcarea la bord, permisele de acces și șalupa și care achită în numele nostru o taxă portuară. Atunci când orice terț acționează pentru noi sau în numele nostru — un agent, un comisionar vamal, un expeditor de mărfuri, un intermediar local — răspundem pentru ceea ce se face în baza acelei instrucțiuni. Regulile sunt deci simple: aceștia nu fac în numele nostru nimic din ceea ce noi înșine nu am putea face în mod legal; plătim pe baza unei facturi care descrie un serviciu efectiv prestat, la un tarif care îl reflectă; nu plătim în numerar; și nu plătim într-un cont pe alt nume sau în altă țară decât ale părții cu care am contractat. Fiecărui terț care acționează pentru noi sau în numele nostru i se transmite această politică în scris înainte de a acționa pentru prima dată la instrucțiunea noastră, iar acesta confirmă în scris că va lucra potrivit ei; confirmarea se reînnoiește la fiecare doi ani și ori de câte ori politica se modifică, iar o parte care nu o dă nu este mandatată.
Vamă, piese de schimb și etaloane
Piesele și consumabilele sunt expediate către nave peste frontiere, iar etaloanele noastre de referință și echipamentele de testare călătoresc împreună cu tehnicienii care le folosesc, astfel încât declarația vamală este locul în care această politică este pusă la încercare cel mai des. Declarațiile indică descrierea, valoarea și originea reale ale mărfurilor; nimic nu este subdeclarat, divizat sau descris drept altceva pentru a reduce taxele vamale sau pentru a face un lot să circule mai repede. Subdeclararea sau descrierea inexactă a unei valori în vamă nu este mită: este facilitare a evaziunii fiscale, iar secțiunile 45 și 46 din Criminal Finances Act 2017 (legea britanică privind finanțele infracționale) instituie infracțiuni imputabile persoanei juridice constând în omisiunea de a o preveni, fără absolut niciun prag de cifră de afaceri sau de dimensiune. Atunci când un comisionar vamal sau un expeditor vămuiește mărfuri pentru noi, acea vămuire este acoperită de aceleași reguli ca pentru oricare alt terț care acționează în numele nostru. O plată neoficială pentru a elibera un transport reținut, pentru a evita un control sau pentru a obține un document peste rând este refuzată, iar întârzierea este gestionată prin planificare: un etalon de referință blocat în vămuire înseamnă că intervenția este replanificată, nu că lucrarea este consemnată ca efectuată fără el. Echipamentele de testare și etaloanele de referință care călătoresc cu un tehnician sunt declarate la intrare și la ieșire pe ruta de admitere temporară pe care o acceptă autoritatea vamală de destinație — un carnet ATA acolo unde țara și mărfurile se califică pentru unul, un import temporar declarat acolo unde nu se califică — la valoarea lor reală și pe numerele lor de serie, astfel încât aceleași articole să iasă pe aceleași documente. Un comisionar vamal sau un expeditor care vămuiește mărfuri pentru noi este mandatat sub aceeași confirmare scrisă ca oricare alt terț care acționează în numele nostru și este nominalizat în dosarul lotului pe care îl vămuiește.
Firmele partenere și intervențiile subcontractate
Avem șase baze de service — Istanbul, İzmir, İskenderun, Varna, Constanța și Londra — iar indexul de acoperire enumeră 300 porturi. Lucrările sunt așadar executate dintr-o bază proprie, prin mobilizarea unei echipe dintr-o bază sau printr-o firmă parteneră într-un port în care nu avem niciuna — și spunem acest lucru, în loc să lăsăm un client să presupună că fiecare intervenție este a echipei noastre proprii. Atunci când o firmă parteneră intervine în numele nostru, regula călătorește odată cu lucrarea: aceeași interdicție se aplică, firma nu poate subcontracta mai departe fără a ne informa și ne facturează lucrarea efectiv executată. Aceasta este limita onestă a aranjamentului — nu există un director de operațiuni pe fiecare pasarelă, așa că ceea ce ține linia este ceea ce cerem în scris, ceea ce verificăm și ceea ce ne spune ulterior un tehnician sau un client. Înainte ca o firmă parteneră să intervină în numele nostru pentru prima dată, stabilim cine o deține și cine o conduce, verificăm firma, proprietarii și conducerea acesteia în listele de sancțiuni și de excludere, întrebăm ce autorizări deține pentru domeniul de lucrări pe care l-ar acoperi și îi luăm confirmarea scrisă a acestei politici; o firmă care nu răspunde nu este folosită. Verificarea se repetă la fiecare doi ani și imediat după orice pretindere de plată raportată într-un port acoperit de acea firmă.
Evidențe, conturi și cheltuieli
Fiecare plată este înregistrată în contabilitatea entității care a făcut-o, sub o descriere a ceea ce a fost în realitate. Nu există conturi în afara evidențelor, fonduri nedeclarate și nici numerar neînregistrat ținut pentru a acoperi pretinderi într-un port. O cheltuială se decontează pe baza unei chitanțe sau a unei facturi; o linie descrisă doar drept cheltuială portuară, taxă de intervenție sau gratificație, fără nimic în spatele ei, nu este aprobată și este ea însăși tratată ca un fapt de raportat. Un tehnician aflat în intervenție nu poartă asupra sa un avans în numerar. Deplasarea, închirierea șalupei, permisele de acces și taxele portuare se plătesc cu cardul companiei sau pe baza unei facturi emise către entitatea care le datorează, iar tot ceea ce un tehnician plătește din buzunar i se decontează pe bază de chitanță în termen de zece zile lucrătoare de la data la care cererea ajunge la accounts@shipcertify.com. Acolo unde o taxă oficială într-un port nu poate fi achitată în niciun alt mod decât în numerar, tehnicianul o plătește, obține o chitanță și o raportează directorului de operațiuni al bazei în aceeași zi.
Semnalarea unei probleme
Dacă vi se pretinde o plată, vi se oferă una sau vedeți ceva care seamănă cu oricare dintre acestea, scrieți la compliance@shipcertify.com. Nu are nicio importanță dacă sunteți angajatul nostru, tehnicianul unei firme partenere, un agent portuar, un membru de echipaj sau un client. Puteți, de asemenea, să vă adresați directorului de operațiuni al bazei sau să sunați la linia telefonică disponibilă 24/7, la +90 532 657 48 78. compliance@shipcertify.com, linia telefonică și WhatsApp nu sunt canale anonime: un e-mail poartă adresa dumneavoastră, iar un apel sau un mesaj WhatsApp poartă numărul dumneavoastră. Nu dezvăluim identitatea unei persoane care raportează în afara cercului celor care examinează raportarea, fără acordul acesteia. O raportare care nu numește pe nimeni poate fi trimisă pe hârtie la Office 7408, 58 Peregrine Road, Hainault, Ilford, Essex IG6 3SZ, cu mențiunea „pentru conformitate”; ea este examinată în același mod, cu singura limită că nu putem reveni la expeditor pentru detaliul care decide de obicei un caz. Oricine raportează pe baza unor motive rezonabile este protejat — nicio concediere, nicio scoatere din graficul de lucru, nicio comandă anulată — iar această protecție se menține chiar dacă îngrijorarea se dovedește neîntemeiată. O raportare este confirmată în termenul stabilit în procedura de reclamații și apeluri de pe acest site și este examinată de un director de operațiuni fără nicio implicare în intervenția, portul sau relația la care se referă. Atunci când raportarea privește un director de operațiuni, un alt director de operațiuni din afara liniei de subordonare a acelei persoane o examinează, iar persoana vizată de raportare nu ia parte la decizie și nici la vreo revizuire a acesteia.
Ce se întâmplă când regula este încălcată
Pentru un membru al personalului, o încălcare este o chestiune disciplinară care se poate încheia cu concedierea, iar acolo unde este posibil să se fi comis o infracțiune, cazul merge la autoritățile competente asupra lui. Expunerea este atât personală, cât și a societății. O persoană fizică condamnată în temeiul Bribery Act 2010 riscă până la zece ani de închisoare în cazul condamnării pe bază de act de acuzare (on indictment), o amendă nelimitată sau ambele; o societate condamnată în temeiul secțiunii 7 riscă, în aceeași procedură, o amendă nelimitată și excluderea de la achizițiile publice. Pentru o firmă parteneră, un agent sau un furnizor, aceasta înseamnă că intervenția sau comanda este oprită și relația încetează; pierderea unei firme poate lăsa un port neacoperit până când găsim alta, iar acesta este un cost pe care îl acceptăm mai degrabă decât să păstrăm o firmă care își cumpără accesul. Fiecare acord cu un partener, un agent sau un furnizor cuprinde dreptul nostru de a-l înceta imediat pentru o încălcare a acestei politici. Excluderea din rețea este autorizată de un director de operațiuni care nu a avut niciun rol în aducerea firmei în rețea, motivele sunt consemnate, iar firma este informată în scris și își poate prezenta răspunsul unui director de operațiuni care nu a luat parte la decizie.
Ultima actualizare: