Lahjonnan ja korruption torjunta
Mitä emme maksa, miten teknikko toimii, kun satamassa vaaditaan maksua, ja mitä edellytämme puolestamme toimivilta laivanselvittäjiltä ja kumppaniyrityksiltä.
Kantamme
ShipCertify ei tarjoa, maksa, pyydä eikä ota vastaan lahjuksia — ei missään satamassa, ei missään maassa eikä paikallisesta käytännöstä riippumatta. Sääntö koskee jokaista teknikkoa, operatiivista johtajaa sekä dokumentointi- ja logistiikkahenkilöstön jäsentä samoin kuin jokaista puolestamme toimivaa: laivanselvittäjiä, kumppaniyrityksiä, meklareita ja huolitsijoita. Menetämme mieluummin käynnin tai katsomme aluksen lähtevän ennen kuin työ on valmis kuin hankimme työn tai pääsyn alukselle sillä tavalla. Tämän toimintaperiaatteen omistaa vaatimustenmukaisuudesta vastaava operatiivinen johtaja, joka vastaa siitä kaikissa kuudessa tukikohdassa. Se arvioidaan kahdentoista kuukauden välein ja uudelleen jokaisen ilmoitetun maksuvaatimuksen jälkeen sekä aina, kun sen perustana oleva lainsäädäntö muuttuu.
Lainsäädäntö, jonka alaisina toimimme
Toimimme turkkilaisen oikeushenkilön, Ekinek Tarım Gıda ve Denizcilik Ltd Şti:n, kautta ja Englannissa sijaitsevasta rekisteröidystä toimipaikasta, joten samaan käyntiin kohdistuu kaksi rikosoikeudellista järjestelmää riippumatta siitä, minkä maan laki valitaan sopimukseen sovellettavaksi. UK Bribery Act 2010 -lain (Yhdistyneen kuningaskunnan lahjontalaki) section 7 säätää yhteisölle rangaistavaksi sen, että se on laiminlyönyt organisaatiolle palveluja suorittavan henkilön tekemän lahjonnan estämisen. Section 7(5)(b):n nojalla se koskee Yhdistyneen kuningaskunnan ulkopuolella perustettua yhtiötä, joka harjoittaa siellä osaa liiketoiminnastaan — kuten me Lontoosta — ja section 12(5):n nojalla rikos täyttyy riippumatta siitä, tapahtuvatko teot Yhdistyneessä kuningaskunnassa vai muualla. Ainoa vastuuvapausperuste on riittävien menettelyjen olemassaolo, jota arvioidaan lain section 9:n nojalla julkaistun ohjeistuksen kuutta periaatetta vasten: oikeasuhtaiset menettelyt, ylimmän johdon sitoutuminen, riskiarviointi, huolellisuusarviointi (due diligence), viestintä koulutus mukaan lukien sekä seuranta ja arviointi. Turkissa lahjonta on rangaistavaa Turkin rikoslain (Turkish Criminal Code, Law No. 5237) 252 §:n nojalla, joka ulottuu myös ulkomaisiin virkamiehiin, ja 253 § säätää oikeushenkilöihin kohdistuvista seuraamuksista. Kumpikaan lainsäädäntö ei tunne voitelumaksuja koskevaa poikkeusta. Sekä Yhdistynyt kuningaskunta että Turkki ovat osapuolina OECD:n yleissopimuksessa kansainvälisissä liikesuhteissa tapahtuvan ulkomaisiin virkamiehiin kohdistuvan lahjonnan torjunnasta (OECD Convention on Combating Bribery of Foreign Public Officials in International Business Transactions). Tällä sivulla esitetään ne menettelyt, joiden mukaan toimimme. Sen taustalla ovat allekirjoitettu kappale toimintaperiaatteesta, koulutusrekisteri, joka osoittaa jokaisen henkilöstön jäsenen käyneen sen läpi palvelukseen tullessaan ja uudelleen viimeksi kuluneiden kahdentoista kuukauden aikana, sekä rekisteri kaikista meille ilmoitetuista maksuvaatimuksista. Dokumentointihenkilöstö säilyttää kaikkia kolmea İstanbulissa, ja toimittajakyselyä täyttävä asiakas voi pyytää niitä kirjallisesti osoitteesta compliance@shipcertify.com.
Mikä on kiellettyä
Minkä tahansa arvoa omaavan tarjoaminen, antaminen, lupaaminen, pyytäminen, vastaanottamisesta sopiminen tai vastaanottaminen työn saamiseksi, työn säilyttämiseksi, pääsyn varmistamiseksi tai päätökseen vaikuttamiseksi — suoraan tai kolmannen osapuolen välityksellä ja riippumatta siitä, onko vastapuoli virkamies vai yksityinen henkilö. Tähän kuuluvat provisiopalautus (kickback) varaosien tai kulutustarvikkeiden ostotilauksesta, maksu tai palvelus superintendentille tai ostajalle siitä, että käynti tilataan meiltä, sekä mikä tahansa tarjottu etu, jolla pyritään muuttamaan toimintakokeen tulosta, jättämään havainto pois raportista tai saamaan annetuksi todistus, johon laitteisto ei oikeuta. Raportti kertoo, mitä aluksella havaittiin. Mikään siinä ei ole myytävänä.
Voitelumaksut
Joissakin satamissa odotetaan pientä epävirallista maksua ennen kuin alukselle nousu sallitaan, porttilupa annetaan, yhdysvene lähtee, lähetys luovutetaan tai tarkastus hyväksytään. Voitelumaksu on lahjus. Emme suorita niitä, eikä yhdelläkään koordinaattorilla tai operatiivisella johtajalla ole valtuuksia hyväksyä sellaista. Vaatimuksesta kieltäytyvää teknikkoa tuetaan: viivästys on yhtiön eikä hänen kustannuksensa, se ei vaikuta mihinkään tavoitteeseen, eikä ketään rangaista käynnistä, joka viivästyi tai menetettiin siksi, että maksusta kieltäydyttiin. Vaatimus itsessään kirjataan — satama, päivämäärä, kuka vaati ja mistä — ja siitä ilmoitetaan tukikohdan operatiiviselle johtajalle ja compliance-toiminnolle 24 tunnin kuluessa vaatimuksen esittämisestä ja joka tapauksessa ennen käynnin päättämistä. Ainoa poikkeus on pakon alaisena suoritettu maksu, kun henkilön turvallisuus on välittömässä vaarassa; se ei ole kurinpidollinen asia, mutta siitä ilmoitetaan ja se kirjataan heti, kun henkilö on turvassa.
Lahjat ja vieraanvaraisuus
Kohtuullinen ja oikeasuhtainen vieraanvaraisuus on tavanomainen osa liike-elämää eikä sitä ole kielletty: ateria, kahvi maissa, pieni yrityksen tunnuksella varustettu esine. Sen on oltava avointa ja kirjattua, eikä sitä saa koskaan tarjota eikä ottaa vastaan silloin, kun osapuolten välillä on vireillä tarjouskilpailu, tarjous, ostotilaus tai tarkastuksen lopputulos. Käteistä tai siihen rinnastettavia varoja ei koskaan anneta eikä oteta vastaan, ei minkään suuruisena eikä mistään syystä. Kaiken, jonka arvo yhdelle henkilölle yhdellä kertaa ylittää 100 euroa, hyväksyy operatiivinen johtaja ennen antamista tai vastaanottamista. Kaikki annettu ja vastaanotettu merkitään joka tapauksessa lahja- ja vieraanvaraisuusrekisteriin, hyväksyttiinpä se tai ei: dokumentointihenkilöstö ylläpitää rekisteriä İstanbulissa, merkintä tehdään viiden työpäivän kuluessa, ja operatiivinen johtaja lukee rekisterin kolmen kuukauden välein.
Laivanselvittäjät ja muut puolestamme toimivat
Laivanselvittäjä toimii tavallisesti aluksen eikä meidän lukuumme, mutta juuri selvittäjä on usein se, joka järjestää alukselle nousumme, porttilupamme ja yhdysveneemme sekä maksaa satamamaksun puolestamme. Kun kolmas osapuoli toimii puolestamme tai nimissämme — selvittäjä, tulliasioitsija, huolitsija tai paikallinen välittäjä — vastaamme siitä, mitä toimeksiantomme perusteella tehdään. Säännöt ovat siksi yksinkertaiset: ne eivät tee puolestamme mitään, mitä emme itse voisi laillisesti tehdä; maksamme laskua vastaan, joka kuvaa tosiasiallisesti suoritettua palvelua sitä vastaavaan hintaan; emme maksa käteisellä; emmekä maksa tilille, joka on eri nimissä tai eri maassa kuin se osapuoli, jonka kanssa olemme sopineet. Jokaiselle puolestamme tai nimissämme toimivalle kolmannelle osapuolelle lähetetään tämä toimintaperiaate kirjallisesti ennen kuin se ensimmäisen kerran toimii toimeksiannostamme, ja se vahvistaa kirjallisesti noudattavansa sitä; vahvistus uusitaan kahden vuoden välein ja aina toimintaperiaatteen muuttuessa, eikä osapuolta, joka ei sitä anna, käytetä toimeksiannoissa.
Tulli, varaosat ja kalibrointinormaalit
Varaosia ja kulutustarvikkeita lähetetään aluksille rajojen yli, ja vertailunormaalimme ja testauslaitteemme matkustavat niitä käyttävien teknikoiden mukana, joten tulli-ilmoitus on se kohta, jossa tätä toimintaperiaatetta koetellaan useimmin. Ilmoituksissa esitetään tavaroiden todellinen kuvaus, arvo ja alkuperä; mitään ei ilmoiteta alakanttiin, jaeta osiin eikä kuvata joksikin muuksi tullimaksun pienentämiseksi tai lähetyksen nopeuttamiseksi. Tulliarvon ilmoittaminen alakanttiin tai virheellisesti ei ole lahjontaa: se on veron kiertämisen edistämistä, ja Criminal Finances Act 2017 -lain sections 45 ja 46 säätävät yhteisölle rangaistavaksi sen estämisen laiminlyönnin ilman minkäänlaista liikevaihto- tai kokorajaa. Kun asioitsija tai huolitsija tullaa tavaroita puolestamme, tullaukseen sovelletaan samoja sääntöjä kuin mihin tahansa muuhun puolestamme toimivaan kolmanteen osapuoleen. Epävirallisesta maksusta pysäytetyn lähetyksen vapauttamiseksi, tarkastuksen välttämiseksi tai asiakirjan saamiseksi jonon ohi kieltäydytään, ja viivästys otetaan suunnittelussa huomioon: tullaukseen jumiin jäänyt vertailunormaali tarkoittaa, että käynti suunnitellaan uudelleen — ei sitä, että työ kirjattaisiin tehdyksi ilman sitä. Teknikon mukana matkustavat testauslaitteet ja vertailunormaalit ilmoitetaan sekä maahan tullessa että sieltä lähtiessä sen väliaikaisen maahantuonnin menettelyn mukaisesti, jonka määrämaan tulliviranomainen hyväksyy — ATA carnet siellä, missä maa ja tavarat siihen oikeuttavat, ja ilmoitettu väliaikainen maahantuonti siellä, missä eivät — todellisesta arvostaan ja sarjanumeroineen, jotta samat laitteet poistuvat samoilla asiakirjoilla. Asioitsija tai huolitsija, joka tullaa tavaroita puolestamme, toimii saman kirjallisen vahvistuksen perusteella kuin mikä tahansa muu puolestamme toimiva kolmas osapuoli, ja se nimetään tullaamansa lähetyksen asiakirjoihin.
Kumppaniyritykset ja alihankintana toteutetut käynnit
Meillä on kuusi huoltotukikohtaa — İstanbul, İzmir, İskenderun, Varna, Constanța ja Lontoo — ja kattavuusluettelossa on 300 satamaa. Työ toteutetaan siksi joko omasta tukikohdasta, siirtämällä ryhmä tukikohdasta paikalle tai kumppaniyrityksen kautta satamassa, jossa meillä ei ole tukikohtaa, ja sanomme sen suoraan sen sijaan, että antaisimme asiakkaan olettaa jokaisen käynnin olevan oman henkilöstömme tekemä. Kun kumppaniyritys tekee käynnin nimissämme, sääntö kulkee työn mukana: sama kielto pätee, yritys ei saa ketjuttaa työtä eteenpäin alihankintaan ilmoittamatta siitä meille, ja se laskuttaa meiltä tosiasiallisesti tehdyn työn. Tämä on järjestelyn rehellinen raja — jokaisilla laivaportailla ei seiso operatiivista johtajaa, joten rajan pitää se, mitä vaadimme kirjallisesti, mitä tarkastamme ja mitä teknikko tai asiakas kertoo meille jälkikäteen. Ennen kuin kumppaniyritys tekee ensimmäisen käynnin nimissämme, selvitämme, kuka sen omistaa ja johtaa, tarkistamme yrityksen ja sen vastuuhenkilöt pakote- ja poissulkuluetteloista, kysymme, mitä valtuutuksia sillä on kattamaansa työn laajuuteen, ja otamme siltä kirjallisen vahvistuksen tämän toimintaperiaatteen noudattamisesta; yritystä, joka ei vastaa, ei käytetä. Tarkistus toistetaan kahden vuoden välein ja välittömästi jokaisen sellaisen maksuvaatimuksen jälkeen, joka on ilmoitettu satamasta, jonka kyseinen yritys kattaa.
Kirjaukset, kirjanpito ja kulut
Jokainen maksu kirjataan sen yhtiön kirjanpitoon, joka sen suoritti, ja kuvauksella siitä, mitä se tosiasiassa oli. Kirjanpidon ulkopuolisia tilejä ei ole, salattuja varoja ei ole, eikä kirjaamatonta käteistä pidetä satamassa esitettyjen vaatimusten maksamiseen. Kulu korvataan kuittia tai laskua vastaan; kulurivi, joka on kuvattu pelkästään satamakuluksi, käyntimaksuksi tai juomarahaksi ja jonka takana ei ole mitään, ei tule hyväksytyksi, ja se itsessään käsitellään ilmoitettavana asiana. Käynnillä olevalla teknikolla ei ole mukanaan käteiskassaa. Matkat, yhdysveneen vuokra, porttiluvat ja satamamaksut maksetaan yrityksen kortilla tai laskua vastaan, joka on osoitettu ne velkaa olevalle yhtiölle, ja kaikki, mitä teknikko maksaa omasta pussistaan, korvataan kuittia vastaan kymmenen työpäivän kuluessa siitä, kun korvaushakemus on saapunut osoitteeseen accounts@shipcertify.com. Jos virallinen satamamaksu voidaan suorittaa vain käteisellä, teknikko maksaa sen, hankkii kuitin ja ilmoittaa siitä tukikohdan operatiiviselle johtajalle samana päivänä.
Epäkohdasta ilmoittaminen
Jos teiltä pyydetään maksua, teille tarjotaan sellaista tai näette jotakin, joka näyttää jommaltakummalta, kirjoittakaa osoitteeseen compliance@shipcertify.com. Sillä ei ole merkitystä, oletteko työntekijämme, kumppaniyrityksen teknikko, laivanselvittäjä, miehistön jäsen vai asiakas. Voitte myös kertoa asiasta tukikohdan operatiiviselle johtajalle tai soittaa ympärivuorokautiseen 24/7-päivystysnumeroon +90 532 657 48 78. compliance@shipcertify.com, päivystysnumero ja WhatsApp eivät ole nimettömiä kanavia: sähköpostista käy ilmi osoitteenne ja puhelusta tai WhatsApp-viestistä numeronne. Emme paljasta ilmoittajan henkilöllisyyttä ilmoitusta selvittävien henkilöiden ulkopuolelle ilman hänen suostumustaan. Nimettömän ilmoituksen voi lähettää paperilla osoitteeseen Office 7408, 58 Peregrine Road, Hainault, Ilford, Essex IG6 3SZ, merkinnällä compliance; se selvitetään samalla tavalla, sillä yhdellä rajoituksella, ettemme voi palata lähettäjän puoleen kysyäksemme niitä yksityiskohtia, jotka tavallisesti ratkaisevat asian. Jokainen, joka ilmoittaa perustellusta syystä, on suojattu — ei irtisanomista, ei poistamista työvuorolistalta, ei peruutettua tilausta — ja tämä suoja on voimassa silloinkin, kun huoli osoittautuu aiheettomaksi. Ilmoituksen vastaanottaminen vahvistetaan tällä sivustolla olevassa valitus- ja muutoksenhakumenettelyssä ilmoitetun määräajan kuluessa, ja sen selvittää operatiivinen johtaja, joka ei ole ollut osallisena siinä käynnissä, satamassa tai suhteessa, jota ilmoitus koskee. Jos ilmoitus koskee operatiivista johtajaa, sen selvittää toinen operatiivinen johtaja kyseisen henkilön esimiesketjun ulkopuolelta, eikä ilmoituksen kohteena oleva henkilö osallistu päätökseen eikä sen uudelleenarviointiin.
Mitä seuraa säännön rikkomisesta
Henkilöstön jäsenelle rikkominen on kurinpidollinen asia, joka voi johtaa työsuhteen päättämiseen, ja jos rikos on saatettu tehdä, asia siirretään siihen toimivaltaisille viranomaisille. Vastuu on henkilökohtainen yhtä lailla kuin yhtiön. Bribery Act 2010 -lain nojalla tuomitulle yksityishenkilölle voidaan syytemenettelyssä (on indictment) määrätä enintään kymmenen vuoden vankeusrangaistus, rajoittamaton sakko tai molemmat; section 7:n nojalla tuomitulle yhtiölle voidaan syytemenettelyssä määrätä rajoittamaton sakko sekä sulkeminen pois julkisista hankinnoista. Kumppaniyritykselle, selvittäjälle tai toimittajalle se merkitsee, että käynti tai tilaus keskeytetään ja suhde päättyy; yrityksen menettäminen voi jättää sataman ilman kattavuutta, kunnes löydämme toisen, ja se on kustannus, jonka hyväksymme mieluummin kuin pidämme yritystä, joka ostaa pääsynsä. Jokaisessa kumppani-, asiamies- ja toimittajasopimuksessa on meille oikeus päättää sopimus välittömästi tämän toimintaperiaatteen rikkomisen vuoksi. Verkostosta poistamisen hyväksyy operatiivinen johtaja, joka ei ollut mukana ottamassa yritystä verkostoon, perusteet kirjataan, ja yritykselle ilmoitetaan asiasta kirjallisesti ja se voi esittää vastineensa operatiiviselle johtajalle, joka ei osallistunut päätökseen.
Viimeksi päivitetty: