Contrasto delle tangenti e della corruzione
Che cosa non paghiamo, che cosa fa un tecnico quando in un porto viene richiesto un pagamento, e che cosa esigiamo dagli agenti e dalle imprese partner che agiscono per nostro conto.
La nostra posizione
ShipCertify non offre, non paga, non richiede e non accetta tangenti — in nessun porto, in nessun Paese e quale che sia la prassi locale. La regola si applica a ogni tecnico, a ogni direttore operativo, a ogni addetto alla documentazione e alla logistica, e a chiunque agisca per nostro conto: agenti marittimi, imprese partner, broker e spedizionieri. Preferiamo perdere un intervento, o vedere una nave salpare prima che il lavoro sia terminato, piuttosto che ottenere in quel modo il lavoro o l’accesso. La titolarità di questa politica è del direttore operativo responsabile della conformità, che ne risponde per tutte e sei le basi. È riesaminata ogni dodici mesi, e nuovamente dopo ogni richiesta di pagamento segnalataci o dopo ogni modifica della normativa su cui si fonda.
Il quadro normativo in cui operiamo
Operiamo attraverso un’entità giuridica turca, Ekinek Tarım Gıda ve Denizcilik Ltd Şti, e da una sede legale in Inghilterra, sicché due corpi di diritto penale incidono sul medesimo intervento, quale che sia la legge scelta per regolare un contratto. La section 7 dello UK Bribery Act 2010 istituisce un reato a carico dell’ente per l’omessa prevenzione della corruzione commessa da una persona che presta servizi per l’organizzazione. Ai sensi della section 7(5)(b) essa si applica a una società costituita fuori dal Regno Unito che vi svolga parte di un’attività, come noi facciamo, da Londra; e ai sensi della section 12(5) il reato sussiste a prescindere dal fatto che gli atti siano compiuti nel Regno Unito o altrove. L’unica difesa consiste nel disporre di procedure adeguate, valutate rispetto ai sei principi della guida pubblicata ai sensi della section 9 dell’Act: procedure proporzionate, impegno dei vertici, valutazione del rischio, due diligence, comunicazione — inclusa la formazione — e monitoraggio e riesame. In Türkiye la corruzione è reato ai sensi dell’articolo 252 del Codice penale turco (legge n. 5237), che si estende ai pubblici ufficiali stranieri, e l’articolo 253 prevede misure nei confronti delle persone giuridiche. Nessuno dei due ordinamenti riconosce un’eccezione per i pagamenti di facilitazione. Sia il Regno Unito sia la Türkiye sono parti della Convenzione OCSE sulla lotta alla corruzione di pubblici ufficiali stranieri nelle operazioni economiche internazionali. Questa pagina espone le procedure che seguiamo. Alle sue spalle vi sono una copia firmata della politica, un registro di formazione che documenta che ogni membro del personale l’ha esaminata all’assunzione e l’ha nuovamente ripresa negli ultimi dodici mesi, e un registro di ogni richiesta di pagamento che ci è stata segnalata. Il personale addetto alla documentazione custodisce tutti e tre i documenti a İstanbul, e un cliente che compila un questionario di qualifica dei fornitori può richiederli per iscritto a compliance@shipcertify.com.
Che cosa è vietato
Offrire, dare, promettere, richiedere, concordare di ricevere o accettare qualsiasi cosa di valore al fine di ottenere un lavoro, conservarlo, procurarsi un accesso o influenzare una decisione — direttamente o tramite un terzo, e sia che l’altra persona sia un pubblico ufficiale sia che si tratti di un privato. Vi rientrano una retrocessione illecita (kickback) su un ordine di acquisto di ricambi o materiali di consumo, un pagamento o un favore a un superintendent o a un buyer per l’affidamento di un intervento a noi, e qualunque cosa offerta per alterare l’esito di una prova funzionale, per tenere un rilievo fuori da un rapporto o per far emettere un certificato che l’apparecchiatura non giustifica. Un rapporto attesta ciò che è stato riscontrato a bordo. Nulla del suo contenuto è in vendita.
Pagamenti di facilitazione
In alcuni porti ci si aspetta un piccolo pagamento non ufficiale prima che sia consentita la salita a bordo, che sia rilasciato un lasciapassare, che una lancia effettui la corsa, che una partita sia svincolata o che un’ispezione sia firmata. Un pagamento di facilitazione è una tangente. Noi non li effettuiamo, e nessun coordinatore né direttore operativo ha l’autorità di approvarne uno. Un tecnico che rifiuta una richiesta è sostenuto: il ritardo è un costo dell’azienda e non suo, non incide su alcun obiettivo, e nessuno è penalizzato per un intervento slittato o perso perché un pagamento è stato rifiutato. La richiesta stessa è registrata — il porto, la data, chi ha chiesto e per che cosa — e segnalata al direttore operativo della base e alla funzione di conformità entro 24 ore dal momento in cui è stata avanzata, e in ogni caso prima della chiusura dell’intervento. L’unica eccezione è un pagamento effettuato sotto costrizione quando la sicurezza di una persona è in pericolo immediato; non è materia disciplinare, ma è segnalato e registrato non appena la persona è al sicuro.
Omaggi e ospitalità
Un’ospitalità modesta e proporzionata è parte normale della vita commerciale e non è vietata: un pasto, un caffè a terra, un piccolo oggetto recante un marchio aziendale. Deve essere trasparente, registrata, e mai offerta o accettata mentre tra le due parti è pendente una gara, un’offerta, un ordine di acquisto o l’esito di un’ispezione. Contante e valori equivalenti al contante non sono mai dati né accettati, per alcun importo e per alcuna ragione. Qualsiasi cosa di valore superiore a 100 EUR destinata a una sola persona in un’unica occasione è approvata da un direttore operativo prima di essere data o accettata. Tutto ciò che è dato o accettato è iscritto nel registro degli omaggi e dell’ospitalità in ogni caso, approvato o no: il personale addetto alla documentazione tiene il registro a İstanbul, la registrazione è effettuata entro cinque giorni lavorativi, e un direttore operativo esamina il registro ogni tre mesi.
Agenti marittimi e altri soggetti che agiscono per nostro conto
Un agente marittimo agisce di norma per la nave e non per noi, ma è spesso l’agente a organizzare la nostra salita a bordo, i nostri lasciapassare e la nostra lancia, e a saldare per nostro conto un diritto portuale. Quando un terzo agisce per nostro conto o in nostro nome — un agente, uno spedizioniere doganale, uno spedizioniere merci, un intermediario locale — rispondiamo di ciò che viene fatto su quell’incarico. Le regole sono quindi semplici: non fanno per nostro conto nulla che noi stessi non potremmo lecitamente fare; paghiamo a fronte di una fattura che descrive un servizio effettivamente prestato a una tariffa che lo rispecchia; non paghiamo in contanti; e non paghiamo su un conto intestato a un nome diverso, o situato in un Paese diverso, rispetto alla parte con cui abbiamo contrattato. A ogni terzo che agisce per nostro conto o in nostro nome questa politica è inviata per iscritto prima che agisca per la prima volta su nostro incarico, ed esso conferma per iscritto che vi si atterrà; la conferma è rinnovata ogni due anni e a ogni modifica della politica, e una parte che non la fornisce non riceve incarichi.
Dogana, ricambi e campioni di taratura
Ricambi e materiali di consumo sono spediti alle navi attraverso i confini, e i nostri campioni di riferimento e le apparecchiature di prova viaggiano con i tecnici che li utilizzano: la dichiarazione doganale è dunque il punto in cui questa politica è messa alla prova più spesso. Le dichiarazioni riportano la descrizione, il valore e l’origine veritieri delle merci; nulla è sottodichiarato, frazionato o descritto come altro per ridurre i dazi o accelerare una spedizione. Sottodichiarare o descrivere in modo inesatto un valore doganale non è corruzione: è favoreggiamento dell’evasione fiscale, e le sections 45 e 46 del Criminal Finances Act 2017 istituiscono reati a carico dell’ente per l’omessa prevenzione di tale condotta, senza alcuna soglia di fatturato o di dimensione. Quando uno spedizioniere doganale o uno spedizioniere sdogana merci per noi, quello sdoganamento è soggetto alle stesse regole di qualsiasi altro terzo che agisca per nostro conto. Un pagamento non ufficiale per svincolare una spedizione trattenuta, per evitare una verifica o per ottenere un documento fuori turno è rifiutato, e il ritardo è gestito nella pianificazione: un campione di riferimento fermo in dogana significa che l’intervento è ripianificato, non che il lavoro è registrato come eseguito senza di esso. Le apparecchiature di prova e i campioni di riferimento che viaggiano con un tecnico sono dichiarati all’ingresso e all’uscita secondo il regime di ammissione temporanea accettato dall’autorità doganale di destinazione — un carnet ATA dove il Paese e le merci vi si qualificano, un’importazione temporanea dichiarata dove non vi si qualificano — al loro valore reale e con i rispettivi numeri di serie, in modo che gli stessi articoli escano con gli stessi documenti. Uno spedizioniere doganale o uno spedizioniere che sdogana merci per noi è incaricato con la stessa conferma scritta di qualsiasi altro terzo che agisca per nostro conto, ed è indicato nominativamente nel fascicolo della partita che sdogana.
Imprese partner e interventi subappaltati
Abbiamo sei basi di servizio — İstanbul, İzmir, İskenderun, Varna, Constanța e Londra — e l’indice di copertura elenca 300 porti. Il lavoro è quindi svolto da una base propria, mobilitando una squadra da una base, oppure tramite un’impresa partner in un porto in cui non ne abbiamo alcuna, e lo dichiariamo, invece di lasciar credere al cliente che ogni intervento sia della nostra stessa squadra. Quando un’impresa partner interviene in nostro nome la regola viaggia con il lavoro: si applica lo stesso divieto, l’impresa non può subappaltare ulteriormente senza dircelo, e ci fattura il lavoro effettivamente svolto. Questo è il limite onesto dell’assetto — non c’è un direttore operativo su ogni scaletta d’imbarco, quindi ciò che tiene la linea è ciò che esigiamo per iscritto, ciò che verifichiamo, e ciò che un tecnico o un cliente ci riferisce a posteriori. Prima che un’impresa partner intervenga in nostro nome per la prima volta, accertiamo chi la possiede e chi la dirige, verifichiamo l’impresa e i suoi esponenti rispetto alle liste sanzionatorie e di esclusione, chiediamo quali autorizzazioni essa detenga per l’ambito che coprirebbe, e ne acquisiamo la conferma scritta di questa politica; un’impresa che non risponde non viene utilizzata. La verifica è ripetuta ogni due anni, e immediatamente dopo ogni richiesta di pagamento segnalata in un porto coperto da quell’impresa.
Registrazioni, contabilità e spese
Ogni pagamento è registrato nei libri contabili dell’entità che lo ha effettuato, con la descrizione di ciò che effettivamente era. Non esistono conti fuori bilancio, fondi occulti né contante non registrato tenuto per soddisfare richieste in un porto. Una spesa è rimborsata a fronte di una ricevuta o di una fattura; una voce descritta soltanto come spesa portuale, corrispettivo di intervento o gratifica, senza nulla a supporto, non è approvata, ed è essa stessa trattata come un fatto da segnalare. Un tecnico in intervento non porta con sé alcun fondo cassa in contanti. Viaggi, noleggio della lancia, lasciapassare e diritti portuali sono pagati con carta aziendale o a fronte di fattura intestata all’entità che li deve, e quanto un tecnico anticipa di tasca propria è rimborsato a fronte di ricevuta entro dieci giorni lavorativi dall’arrivo della richiesta a accounts@shipcertify.com. Quando un diritto ufficiale in un porto non può essere saldato in altro modo che in contanti, il tecnico lo paga, ottiene una ricevuta e lo segnala al direttore operativo della base lo stesso giorno.
Effettuare una segnalazione
Se Le viene chiesto un pagamento, se gliene viene offerto uno, o se nota qualcosa che assomiglia all’uno o all’altro caso, scriva a compliance@shipcertify.com. Non fa alcuna differenza che Lei sia un nostro dipendente, il tecnico di un’impresa partner, un agente marittimo, un membro dell’equipaggio o un cliente. Può anche rivolgersi al direttore operativo della base, o chiamare la linea diretta attiva 24/7 al numero +90 532 657 48 78. compliance@shipcertify.com, la linea diretta e WhatsApp non sono canali anonimi: un’email reca il Suo indirizzo, e una chiamata o un messaggio WhatsApp recano il Suo numero. Non riveliamo l’identità di un segnalante al di fuori delle persone che esaminano la segnalazione senza il suo consenso. Una segnalazione che non indica alcun nome può essere inviata in forma cartacea a Office 7408, 58 Peregrine Road, Hainault, Ilford, Essex IG6 3SZ, all’attenzione della funzione di conformità; è esaminata allo stesso modo, con l’unico limite che non possiamo tornare dal mittente per il dettaglio che di solito decide un caso. Chiunque segnali per motivi ragionevoli è tutelato — nessun licenziamento, nessuna rimozione da una turnazione, nessun ordine annullato — e la tutela vale anche se il dubbio si rivela infondato. La ricezione di una segnalazione è confermata entro il termine indicato nella procedura per reclami e ricorsi pubblicata su questo sito, e la segnalazione è esaminata da un direttore operativo estraneo all’intervento, al porto o al rapporto a cui essa si riferisce. Quando la segnalazione riguarda un direttore operativo, la esamina un altro direttore operativo esterno alla linea gerarchica di quella persona, e la persona interessata dalla segnalazione non prende parte alla decisione né ad alcun suo riesame.
Che cosa accade quando la regola è violata
Per un membro del personale, una violazione è materia disciplinare che può concludersi con il licenziamento, e quando può essere stato commesso un reato la questione è rimessa alle autorità che hanno giurisdizione su di esso. L’esposizione è personale oltre che societaria. Una persona fisica condannata ai sensi del Bribery Act 2010 rischia fino a dieci anni di reclusione in caso di condanna a seguito di rinvio a giudizio (on indictment), o una sanzione pecuniaria illimitata, o entrambe; una società condannata ai sensi della section 7 rischia, a seguito di rinvio a giudizio, una sanzione pecuniaria illimitata e l’esclusione dagli appalti pubblici. Per un’impresa partner, un agente o un fornitore, significa che l’intervento o l’ordine è fermato e il rapporto cessa; perdere un’impresa può lasciare un porto scoperto finché non ne troviamo un’altra, ed è un costo che accettiamo piuttosto che tenere un’impresa che compra il proprio accesso. Ogni accordo con partner, agenti e fornitori contiene il nostro diritto di risolverlo immediatamente per violazione di questa politica. La rimozione dalla rete è autorizzata da un direttore operativo che non ha avuto parte nell’ingresso dell’impresa, le ragioni sono registrate, e l’impresa ne è informata per iscritto e può presentare la propria replica a un direttore operativo che non ha preso parte alla decisione.
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