Anti-omkoping en anticorruptie
Wat wij niet betalen, wat een technicus doet wanneer in een haven een betaling wordt geëist, en wat wij verlangen van de agenten en partnerbedrijven die voor ons optreden.
Ons standpunt
ShipCertify biedt geen steekpenningen aan en betaalt, vraagt of aanvaardt ze niet — in geen enkele haven, in geen enkel land, en ongeacht de plaatselijke gebruiken. De regel geldt voor iedere technicus, iedere operationeel directeur, iedere medewerker documentatie en logistiek, en voor eenieder die voor ons optreedt: havenagenten, partnerbedrijven, tussenpersonen en expediteurs. Wij verliezen liever een bezoek aan boord, of zien een schip liever vertrekken voordat wij klaar zijn, dan het werk of de toegang op die wijze te verkrijgen. Dit beleid berust bij de operationeel directeur die verantwoordelijk is voor compliance, en die daarover verantwoording aflegt op alle zes de vestigingen. Het wordt elke twaalf maanden herzien, en opnieuw na elke gemelde eis tot betaling en na elke wijziging in de wetgeving waarop het steunt.
De wetgeving waaronder wij werken
Wij opereren via een Turkse rechtspersoon, Ekinek Tarım Gıda ve Denizcilik Ltd Şti, en vanuit een statutaire vestiging in Engeland, zodat twee stelsels van strafrecht op hetzelfde bezoek aan boord van toepassing zijn, welk recht ook is gekozen om een overeenkomst te beheersen. Section 7 van de UK Bribery Act 2010 (de Britse omkopingswet) schept een strafbaar feit voor rechtspersonen: het nalaten omkoping te voorkomen door een persoon die diensten verricht voor de organisatie. Op grond van section 7(5)(b) geldt dit voor een vennootschap die buiten het Verenigd Koninkrijk is opgericht en daar een deel van een onderneming drijft, wat wij doen, vanuit Londen; en op grond van section 12(5) wordt het feit begaan ongeacht of de handelingen in het Verenigd Koninkrijk dan wel elders plaatsvinden. Het enige verweer is dat toereikende procedures zijn ingericht, getoetst aan de zes beginselen in de richtsnoeren die zijn gepubliceerd op grond van section 9 van de Act: evenredige procedures, betrokkenheid op het hoogste niveau, risicobeoordeling, due diligence, communicatie met inbegrip van opleiding, en monitoring en herziening. In Türkiye is omkoping strafbaar gesteld in artikel 252 van het Turkse Wetboek van Strafrecht (Law No. 5237), dat zich mede uitstrekt tot buitenlandse ambtenaren, en artikel 253 voorziet in maatregelen tegen rechtspersonen. Geen van beide rechtsstelsels kent een uitzondering voor faciliterende betalingen. Zowel het Verenigd Koninkrijk als Türkiye is partij bij het OECD Convention on Combating Bribery of Foreign Public Officials in International Business Transactions (het OESO-Verdrag inzake bestrijding van omkoping van buitenlandse ambtenaren bij internationale zakelijke transacties). Deze pagina beschrijft de procedures waarnaar wij werken. Daarachter liggen een ondertekend exemplaar van het beleid, een opleidingsregistratie waaruit blijkt dat iedere medewerker het bij indiensttreding heeft doorgenomen en dat binnen de laatste twaalf maanden opnieuw heeft gedaan, en een register van elke aan ons gemelde eis tot betaling. De documentatiemedewerkers houden deze drie in İstanbul, en een klant die een leveranciersvragenlijst invult, kan ze schriftelijk opvragen bij compliance@shipcertify.com.
Wat verboden is
Het aanbieden, geven, beloven, vragen, aanvaarden van een toezegging of het aannemen van iets van waarde teneinde werk te verwerven, werk te behouden, toegang te verkrijgen of een beslissing te beïnvloeden — rechtstreeks of via een derde, en ongeacht of de andere persoon een ambtenaar dan wel een particulier is. Daaronder valt een kickback op een inkooporder voor onderdelen of verbruiksartikelen, een betaling of gunst aan een superintendent of een inkoper voor het bij ons plaatsen van een bezoek aan boord, en wat dan ook dat wordt aangeboden om de uitkomst van een operationele test te wijzigen, om een bevinding buiten een rapport te houden, of om een certificaat te doen afgeven dat de apparatuur niet rechtvaardigt. Een rapport vermeldt wat aan boord is aangetroffen. Niets daarin is te koop.
Faciliterende betalingen
In sommige havens wordt een kleine onofficiële betaling verwacht voordat toegang aan boord wordt toegestaan, een toegangspas wordt afgegeven, een tender uitvaart, een zending wordt vrijgegeven of een inspectie wordt afgetekend. Een faciliterende betaling is een steekpenning. Wij doen ze niet, en geen enkele coördinator of operationeel directeur is bevoegd er een goed te keuren. Een technicus die een eis weigert, wordt gesteund: de vertraging komt voor rekening van het bedrijf en niet voor die van hem, zij telt niet mee tegen enige doelstelling, en niemand wordt bestraft voor een bezoek aan boord dat is uitgelopen of verloren is gegaan doordat een betaling is geweigerd. De eis zelf wordt vastgelegd — de haven, de datum, wie het vroeg en waarvoor — en binnen 24 uur nadat de eis is gedaan gemeld aan de operationeel directeur van de vestiging en aan compliance, en in elk geval voordat het bezoek aan boord wordt afgesloten. De enige uitzondering is een betaling onder dwang waarbij de veiligheid van een persoon onmiddellijk gevaar loopt; dat is geen tuchtrechtelijke aangelegenheid, maar het wordt gemeld en vastgelegd zodra die persoon in veiligheid is.
Geschenken en gastvrijheid
Bescheiden, evenredige gastvrijheid hoort bij het normale handelsverkeer en is niet verboden: een maaltijd, een koffie aan wal, een klein voorwerp met een bedrijfslogo. Zij moet open zijn, worden vastgelegd, en nooit worden aangeboden of aanvaard zolang tussen beide partijen een aanbesteding, een offerte, een inkooporder of de uitkomst van een inspectie loopt. Contant geld en daarmee gelijk te stellen middelen worden nooit gegeven of aanvaard, ongeacht het bedrag en ongeacht de reden. Alles met een waarde van meer dan EUR 100 voor één persoon bij één gelegenheid wordt door een operationeel directeur goedgekeurd voordat het wordt gegeven of aanvaard. Alles wat wordt gegeven of aanvaard, wordt hoe dan ook in het register van geschenken en gastvrijheid opgenomen, goedgekeurd of niet: de documentatiemedewerkers houden het register bij in İstanbul, een inschrijving vindt plaats binnen vijf werkdagen, en een operationeel directeur neemt het register elke drie maanden door.
Havenagenten en anderen die voor ons optreden
Een havenagent treedt gewoonlijk op voor het schip en niet voor ons, maar de agent is vaak degene die onze toegang aan boord, onze toegangspassen en onze tender regelt, en die namens ons een havenheffing voldoet. Wanneer een derde voor ons of in onze naam optreedt — een agent, een douane-expediteur, een vrachtexpediteur, een plaatselijke tussenpersoon — zijn wij aanspreekbaar op wat op die opdracht wordt gedaan. De regels zijn dan ook eenvoudig: zij doen namens ons niets wat wij niet ook zelf rechtmatig zouden mogen doen; wij betalen tegen een factuur die een daadwerkelijk verrichte dienst beschrijft tegen een tarief dat daarmee overeenstemt; wij betalen niet contant; en wij betalen niet op een rekening op een andere naam, of in een ander land, dan die van de partij met wie wij hebben gecontracteerd. Aan elke derde die voor ons of in onze naam optreedt, wordt dit beleid schriftelijk toegezonden voordat zij voor het eerst op onze opdracht handelt, en die derde bevestigt schriftelijk dat zij daarnaar zal werken; de bevestiging wordt elke twee jaar hernieuwd en telkens wanneer het beleid wijzigt, en een partij die haar niet wil geven, krijgt geen opdracht.
Douane, reserveonderdelen en kalibratiestandaarden
Onderdelen en verbruiksartikelen worden over de grens naar schepen verzonden, en onze referentiestandaarden en testapparatuur reizen mee met de technici die ze gebruiken; een douaneaangifte is dan ook de plaats waar dit beleid het vaakst op de proef wordt gesteld. Aangiften vermelden de werkelijke omschrijving, waarde en oorsprong van de goederen; niets wordt te laag aangegeven, gesplitst of als iets anders omschreven om rechten te verlagen of een zending sneller te doen doorstromen. Het te laag aangeven of onjuist omschrijven van een douanewaarde is geen omkoping: het is het faciliteren van belastingontduiking, en sections 45 en 46 van de Criminal Finances Act 2017 stellen het nalaten dat te voorkomen strafbaar voor rechtspersonen, zonder enige drempel naar omzet of omvang. Wanneer een expediteur of douane-expediteur goederen voor ons inklaart, valt die inklaring onder dezelfde regels als elke andere derde die namens ons optreedt. Een onofficiële betaling om een vastgehouden zending vrij te krijgen, om een controle te vermijden of om buiten de beurt een document te verkrijgen, wordt geweigerd, en de vertraging wordt ingepland: een referentiestandaard die vastzit bij de inklaring betekent dat het bezoek aan boord opnieuw wordt gepland, niet dat het werk zonder die standaard als verricht wordt geregistreerd. Testapparatuur en referentiestandaarden die met een technicus meereizen, worden bij binnenkomst en bij vertrek aangegeven volgens de regeling voor tijdelijke invoer die de douaneautoriteit van bestemming aanvaardt — een ATA-carnet waar het land en de goederen daarvoor in aanmerking komen, een aangegeven tijdelijke invoer waar dat niet zo is — tegen hun werkelijke waarde en op hun serienummers, zodat dezelfde voorwerpen op dezelfde documenten weer vertrekken. Een expediteur of douane-expediteur die goederen voor ons inklaart, krijgt opdracht onder dezelfde schriftelijke bevestiging als elke andere derde die namens ons optreedt, en wordt vermeld in het dossier van de zending die hij inklaart.
Partnerbedrijven en uitbestede bezoeken aan boord
Wij hebben zes servicevestigingen — İstanbul, İzmir, İskenderun, Varna, Constanța en Londen — en het dekkingsoverzicht vermeldt 300 havens. Werk wordt daarom geleverd vanuit een eigen vestiging, door een team vanuit een vestiging te mobiliseren, of via een partnerbedrijf in een haven waar wij er geen hebben, en wij zeggen dat ook, in plaats van een klant te laten aannemen dat elk bezoek aan boord door onze eigen ploeg wordt uitgevoerd. Wanneer een partnerbedrijf in onze naam aan boord komt, reist de regel met het werk mee: hetzelfde verbod geldt, het bedrijf mag niet verder uitbesteden zonder ons dat te melden, en het factureert ons voor het werk dat daadwerkelijk is verricht. Dat is de eerlijke grens van de regeling — er staat geen operationeel directeur aan elke loopplank, dus wat de lijn vasthoudt, is wat wij schriftelijk verlangen, wat wij controleren, en wat een technicus of een klant ons achteraf vertelt. Voordat een partnerbedrijf voor het eerst in onze naam aan boord komt, stellen wij vast wie het bedrijf bezit en wie het leidt, toetsen wij het bedrijf en zijn bestuurders aan de sanctie- en uitsluitingslijsten, vragen wij welke bevoegdheden en toelatingen het houdt voor de werkomvang die het zou uitvoeren, en nemen wij zijn schriftelijke bevestiging van dit beleid; een bedrijf dat niet wil antwoorden, wordt niet ingezet. De toetsing wordt elke twee jaar herhaald, en onmiddellijk na elke gemelde eis tot betaling in een haven die dat bedrijf bedient.
Vastlegging, boekhouding en onkosten
Elke betaling wordt vastgelegd in de boeken van de entiteit die haar heeft gedaan, onder een omschrijving van wat zij werkelijk was. Er zijn geen buiten de boeken gehouden rekeningen, geen niet-openbaar gemaakte middelen en geen niet-geregistreerde contanten om eisen in een haven mee af te doen. Een onkostenpost wordt vergoed tegen een bon of een factuur; een post die uitsluitend wordt omschreven als havenkosten, een bezoekvergoeding of een fooi, zonder dat daar iets achter zit, wordt niet goedgekeurd en geldt zelf als iets dat moet worden gemeld. Een technicus die aan boord gaat, draagt geen kasvoorschot bij zich. Reizen, tenderhuur, toegangspassen en havenheffingen worden betaald met een bedrijfskaart of tegen een factuur die is gericht aan de entiteit die ze verschuldigd is, en alles wat een technicus uit eigen zak voorschiet, wordt tegen een bon vergoed binnen tien werkdagen nadat de declaratie accounts@shipcertify.com heeft bereikt. Wanneer een officiële heffing in een haven op geen andere wijze dan contant kan worden voldaan, betaalt de technicus haar, verkrijgt hij een bon, en meldt hij dit dezelfde dag aan de operationeel directeur van de vestiging.
Een melding doen
Wordt u om een betaling gevraagd, wordt u er een aangeboden, of ziet u iets dat op een van beide lijkt, schrijf dan naar compliance@shipcertify.com. Het maakt geen verschil of u onze werknemer bent, technicus van een partnerbedrijf, havenagent, bemanningslid of klant. U kunt het ook melden bij de operationeel directeur van de vestiging, of bellen met de 24/7-hulplijn op +90 532 657 48 78. compliance@shipcertify.com, de hulplijn en WhatsApp zijn geen anonieme kanalen: een e-mail draagt uw adres, en een telefoongesprek of een WhatsApp-bericht draagt uw nummer. Wij maken de identiteit van een melder niet bekend buiten de kring van personen die de melding onderzoeken, zonder diens instemming. Een melding die niemand noemt, kan op papier worden gestuurd naar Office 7408, 58 Peregrine Road, Hainault, Ilford, Essex IG6 3SZ, ter attentie van compliance; zij wordt op dezelfde wijze onderzocht, met als enige beperking dat wij niet bij de afzender kunnen terugkomen voor het detail dat een zaak doorgaans beslist. Wie op redelijke gronden meldt, wordt beschermd — geen ontslag, geen verwijdering van een dienstrooster, geen geannuleerde order — en die bescherming geldt ook wanneer de melding achteraf onjuist blijkt. Een melding wordt bevestigd binnen de termijn die is vastgelegd in de klachten- en beroepsprocedure op deze site, en wordt onderzocht door een operationeel directeur die geen betrokkenheid heeft bij het bezoek aan boord, de haven of de relatie waarop zij betrekking heeft. Betreft de melding een operationeel directeur, dan onderzoekt een andere operationeel directeur buiten diens hiërarchische lijn haar, en de persoon op wie de melding betrekking heeft, neemt geen deel aan de beslissing of aan enige heroverweging daarvan.
Wat er gebeurt wanneer de regel wordt overtreden
Voor een medewerker is een schending een tuchtrechtelijke aangelegenheid die kan uitmonden in ontslag, en wanneer mogelijk een strafbaar feit is begaan, gaat de zaak naar de autoriteiten die daarover rechtsmacht hebben. De blootstelling is zowel persoonlijk als vennootschappelijk. Een natuurlijke persoon die op grond van de Bribery Act 2010 wordt veroordeeld, riskeert bij veroordeling op tenlastelegging een gevangenisstraf van maximaal tien jaar, of een onbeperkte geldboete, of beide; een vennootschap die op grond van section 7 wordt veroordeeld, riskeert op tenlastelegging een onbeperkte geldboete en uitsluiting van overheidsopdrachten. Voor een partnerbedrijf, een agent of een leverancier betekent het dat het bezoek aan boord of de order wordt stopgezet en dat de relatie eindigt; het verlies van een bedrijf kan een haven onbediend laten totdat wij een ander vinden, en dat is een kostenpost die wij aanvaarden, liever dan een bedrijf te behouden dat zijn toegang koopt. Elke partner-, agent- en leveranciersovereenkomst bevat voor ons het recht die overeenkomst onmiddellijk te beëindigen bij een schending van dit beleid. Verwijdering uit het netwerk wordt geautoriseerd door een operationeel directeur die geen aandeel had in het aantrekken van het bedrijf, de redenen worden vastgelegd, en het bedrijf wordt schriftelijk geïnformeerd en kan zijn antwoord voorleggen aan een operationeel directeur die geen deel had aan de beslissing.
Laatst bijgewerkt: