Valitukset ja muutoksenhaku
Miten tehdä valitus työn suorittamistavasta, miten hakea muutosta tarkastus-, testaus- tai sertifiointipäätökseen, kuka kummankin arvioi ja mitä sen jälkeen tapahtuu.
Mitä tämä menettely kattaa
Tätä menettelyä sovelletaan jokaiseen työn suorittamistapaa koskevaan valitukseen ja jokaiseen kirjaamaamme päätöstä koskevaan muutoksenhakuun kaikilla aluskäynneillä riippumatta siitä, onko käynti toteutettu jostakin kuudesta omasta huoltotukikohdastamme, jotka sijaitsevat İstanbulissa, İzmirissä, İskenderunissa, Varnassa, Constanțassa ja Lontoossa, teknikkojemme alueellisena lähettämisenä jostakin näistä tukikohdista vai kumppaniyrityksen kautta satamassa, jossa meillä ei ole tukikohtaa. Jos käynnin on suorittanut kumppani, valitukseen vastaaminen on silti meidän vastuullamme; emme ohjaa valittajaa työn tehneelle yritykselle. ISO/IEC 17020 edellyttää, että tarkastuslaitos ylläpitää dokumentoitua valitusten ja muutoksenhakujen käsittelyprosessia ja antaa sen kuvauksen pyynnöstä jokaisen asianosaisen saataville, ja toimittaja-arviointikyselyissä pyydetään samaa. Tämä sivu on kirjoitettu sen mukaiseen muotoon, koska ostaja odottaa voivansa lukea juuri tällaisen kuvauksen. Se ei ole ilmoitus siitä, että meillä olisi akkreditointi standardiin ISO/IEC 17020, standardiin ISO/IEC 17025 tai mihinkään muuhun standardiin, eikä sellaista väitetä missään kohdassa tällä sivustolla. Valituksen tai muutoksenhaun tekemisestä tai sen käsittelemisestä ei peritä maksua, eikä se vaikuta siihen, miten alusta kohdellaan myöhemmällä käynnillä. Tämän menettelyn omistaja on vaatimustenmukaisuudesta vastaava operatiivinen johtaja, joka tarkistaa sen kerran vuodessa ja lisäksi aina sellaisen valituksen tai muutoksenhaun jälkeen, joka johtaa korjaavaan toimenpiteeseen.
Valitus ja muutoksenhaku eivät ole sama asia
A complaint is about conduct: a technician who arrived late or not at all, an attendance that overran a port stay, damage caused on board, a report issued slowly or in the wrong form, an invoice that does not match the order, or the behaviour of someone acting for us. An appeal is a request to reconsider a technical decision — an item recorded as failed, a certificate withheld or endorsed with a limitation, a deficiency written into a report, a calibration result, a thorough examination or operational test whose finding you dispute. The two are routed differently because they need different evidence and a different reviewer, and the appeal is the one with teeth: it can change what the record says about the vessel. If you are not sure which you are raising, send it anyway; we decide from what you send, and the acknowledgement tells you which route it went into.
Miten valitus tai muutoksenhaku tehdään
Write to compliance@shipcertify.com. If the vessel is alongside now, telephone first — the operations desk runs 24 hours a day, every day, on +90 532 657 48 78, which is also the WhatsApp number; İstanbul is +90 216 446 55 00 and London is +44 7438 092 555. A port stay does not wait for correspondence, and a telephone call puts the attending technician and the operations director for that base on the problem while the ship can still be reached; put it in writing afterwards so that it is recorded and answered under this procedure. Anyone may raise a complaint or an appeal — the owner, the technical manager, the charterer, the port agent, the master, a member of the crew, a port authority or a partner firm — and you do not have to be the party paying the invoice.
Mitä on ilmoitettava
Ilmoittakaa aluksen nimi ja sen IMO-numero, satama ja käynnin päivämäärä, raportin, todistuksen tai työn viitetiedot, kyseessä oleva laite sekä täsmällisesti se, mitä riitautetaan ja mitä lopputulosta vaaditaan. IMO-numerolla on merkitystä, koska aluksia nimetään uudelleen, niiden lippuvaltio vaihtuu ja niiden hallinnointi siirtyy toiselle yhtiölle, ja käynnistä pitämämme kirjaus on indeksoitu runkoon eikä perässä olevaan nimeen. Liittäkää mukaan se raportin sivu, jonka riitautatte, mahdolliset tapahtuma-aikana otetut valokuvat sekä nimi ja yhteystieto vastaamista varten. Ilman IMO-numeroa ja raportin tai todistuksen viitetietoa emme voi yksilöidä käyntiä emmekä sen suorittaneita henkilöitä, ja ensimmäinen vastaus, jonka saatte, on pyyntö näistä tiedoista.
Vastaanoton vahvistaminen
Valituksen tai muutoksenhaun vastaanotto vahvistetaan yhden työpäivän kuluessa vastaanottamisesta ja neljän tunnin kuluessa vastaanottamisesta, mihin tahansa vuorokaudenaikaan ja minä tahansa päivänä, jos alus on vielä laiturissa. Vahvistuksessa annetaan viitenumero, nimetään asiaa käsittelevä henkilö, ilmoitetaan, onko asia käsitelty valituksena vai muutoksenhakuna, ja luetellaan kaikki se, mitä lisäksi tarvitsemme teiltä. Vahvistus on vastaanottoilmoitus eikä mitään muuta; se ei ole myöntö siitä, että valitus olisi aiheellinen, eikä se ole asian ratkaisu.
Miten asia tutkitaan
Haemme kyseisen käynnin työkirjauksen — tilauksen ja sen sovitun laajuuden, annetun raportin tai todistuksen, käytetyn testauslaitteen yksilöinnin ja kalibrointitilan, teknikon oman selvityksen, valokuvat ja satamakäyntiä koskevan kirjeenvaihdon — ja jos käynnin suoritti kumppaniyritys, vaadimme kyseiseltä yritykseltä selvityksen samoista tapahtumista. Jos teknistä päätöstä riitautetaan ja aluksen aikataulu sen mahdollistaa, laite tutkitaan uudelleen; jos alus on jo lähtenyt, havainto arvioidaan uudelleen kirjausten ja teiltä saatujen tietojen perusteella. Pyydämme teiltä puuttuvat tiedot sen sijaan, että ratkaisisimme asian aukon ympäriltä. Tutkinta päätetään 20 työpäivän kuluessa vastaanoton vahvistamisesta, ja jos alus on laiturissa ja asia voidaan ratkaista ennen sen lähtöä, se ratkaistaan satamassaolon aikana. Jos asian käsittely kestää yli 20 työpäivää — kumppaniyrityksen selvitys on saamatta tai laite on kutsuttava takaisin ja tarkastettava — kirjoitamme teille 10 työpäivän välein siitä, mitä on vielä avoinna ja milloin odotamme voivamme päättää asian.
Kuka asian arvioi
Valituksen käsittelee henkilö, joka ei ole osallistunut siihen käyntiin, jota valitus koskee. Muutoksenhaun arvioi henkilö, joka on teknisesti kykenevä arvioimaan riidanalaista kysymystä, joka ei ole osallistunut alkuperäiseen päätökseen ja joka ei ole päätöksen tehneen henkilön alainen — tämän vuoksi muutoksenhakuun ei voi vastata käynnin suorittanut teknikko eikä käynnin määrännyt operatiivinen johtaja. Jos riidanalaisen päätöksen on tehnyt kumppaniyritys, arvioinnin suoritamme me eikä kyseinen yritys. Käytännössä arvioija on operatiivinen johtaja muusta tukikohdasta kuin siitä, josta käynti tehtiin, ja hän käyttää teknisenä neuvonantajana kyseisen alan pätevyyden omaavaa teknikkoa, joka ei ole osallistunut käyntiin; jos kyseinen johtaja on tehnyt muutoksenhaun kohteena olevan päätöksen tai valvonut sen tekemistä, arviointi siirtyy vaatimustenmukaisuudesta vastaavalle operatiiviselle johtajalle, ja jos kyseinen johtaja on tehnyt päätöksen tai valvonut sen tekemistä, edelleen sellaiselle operatiiviselle johtajalle, joka ei ole ollut siinä osallisena. Jos riidanalainen kysymys on sellainen, ettei kenelläkään yhtiössä ole sekä pätevyyttä sen arvioimiseen että riippumattomuutta siitä, vaatimustenmukaisuudesta vastaava operatiivinen johtaja nimittää ulkopuolisen arvioijan, joka on riippumaton meistä ja jokaisesta asiaan liittyvästä kumppaniyrityksestä, ja kustannuksista vastaamme me; nimitys ja arvioijan johtopäätös kirjataan muutoksenhaun yhteyteen.
Ratkaisu
Päätös annetaan kirjallisesti sillä viitteellä, joka annettiin vastaanoton vahvistamisen yhteydessä. Siinä ilmoitetaan, mitä havaittiin, mitkä valituksen tai muutoksenhaun osat katsotaan aiheellisiksi ja mitkä ei, mihin näyttöön kukin johtopäätös perustuu ja mitä teemme asian johdosta — käymme aluksella uudelleen, korjaamme raportin tai todistuksen ja annamme sen uudelleen, muutamme aluksesta pidettävää kirjausta, hyvitämme laskun tai esitämme anteeksipyynnön. Jos jotakin kohtaa ei katsota aiheelliseksi, ilmoitamme sen selvästi ja perustelemme sen sen sijaan, että päättäisimme asian perusteluitta. Valitusta ei päätetä puhelimitse, ja päätöksessä nimetään se seuraava keino, joka on edelleen käytettävissänne. Jos valitus katsotaan aiheelliseksi sillä perusteella, ettei laskuttamaamme työtä ole suoritettu tilauksen mukaisesti, käymme aluksella uudelleen omalla kustannuksellamme eikä aluksesta veloiteta uusintakäynnistä. Jos uusintakäynti ei ole enää mahdollinen tai sitä ei enää haluta, kyseisestä työstä perittävä maksu hyvitetään laskulla tai, jos lasku on jo maksettu, palautetaan 30 päivän kuluessa päätöksestä. Kaikki kyseisestä työstä perittävän maksun ylittävä on sopimusperusteinen vaatimus eikä tämän menettelyn mukainen oikeussuojakeino, ja se käsitellään käynnistä sovitun sopimuksen tai ostotilauksen mukaisesti.
Muutoksen hakeminen päätökseen
Muutoksenhaku on tehtävä 30 päivän kuluessa sen raportin tai todistuksen päivämäärästä, johon päätös on kirjattu, tai siitä päivästä, jona ilmoitimme teille, ettei todistusta anneta, ja siinä on yksilöitävä raportin tai todistuksen viite ja se nimenomainen havainto, jota riitautetaan, eikä käyntiä kokonaisuutena. Kunnes asia on ratkaistu, muutoksenhaun kohteena oleva päätös pysyy voimassa: hylätty kohde pysyy hylättynä, kirjattu puute pysyy raportissa ja antamatta jätetty todistus jää antamatta, koska turvallisuusperusteella tehdyn päätöksen vaikutus ei keskeydy sen vuoksi, että päätös on riitautettu. Jos muutoksenhaku menestyy, raporttia muutetaan tai todistus annetaan, ja jos alkuperäinen asiakirja on jo jaettu, toimitamme korjatun version kaikille sen saaneille ja merkitsemme korvatun asiakirjan korvatuksi. Jos muutoksenhaku hylätään, päätös vahvistetaan kirjallisesti perusteluineen, ja jäljempänä mainitut jatkokäsittelyreitit ovat edelleen käytettävissänne. Vireillä oleva muutoksenhaku ei keskeytä eikä pidennä todistuksen voimassaoloa eikä siirrä lakisääteistä määräpäivää: seuraava tarkastus erääntyy silloin kun se erääntyy, riippumatta muutoksenhaun ratkaisusta.
Kirjaukset ja kehityssuunnat
Jokainen valitus ja jokainen muutoksenhaku kirjataan: alus ja sen IMO-numero, satama ja päivämäärä, kyseessä oleva tekninen ala, käynnin suorittanut tukikohta tai kumppaniyritys, mitä väitettiin, mitä havaittiin, mihin toimenpiteisiin ryhdyttiin ja minä päivänä asia päätettiin. Kirjauksia säilytetään kuusi vuotta asian päättämispäivästä, mikä kattaa täyden viisivuotisen katsastusjakson ja sitä seuraavan vuoden, ja ne käydään kehityssuuntien osalta läpi kolmen kuukauden välein operatiivisten johtajien katselmuksessa, jonka puheenjohtajana toimii vaatimustenmukaisuudesta vastaava operatiivinen johtaja ja josta pidetään pöytäkirjaa. Teknisen alan, sataman, teknikon tai kumppaniyrityksen mukaan toistuva säännönmukaisuus käsitellään itsenäisenä havaintona ja johtaa korjaavaan toimenpiteeseen — uudelleenkoulutukseen, työohjeen muuttamiseen, testauslaitteen vaihtamiseen tai poistamiseen kumppaniverkostosta. Se, mitä kumppanin valituskirjaukset osoittavat, on osa päätöstä siitä, annetaanko kyseiselle kumppanille uusi toimeksianto.
Muilla aluksilla tehty työ, johon sama syy vaikuttaa
Valitus tai muutoksenhaku osoittaa toisinaan, ettei syy rajoittunut yhteen käyntiin. Toleranssin ulkopuolella oleva vertailunormaali, teknikko, jonka pätevyys ei kata työn laajuutta, tai virheellisesti sovellettu menettely asettaa kyseenalaiseksi jokaisen käynnin viimeisestä tiedetystä hyvästä ajankohdasta lähtien — myös aluksilla, joiden liikennöitsijät eivät ole valittaneet eivätkä tiedä asiasta. Vaikutuksen kohteena oleva työ yksilöidään työkirjauksista: jokainen käynti, joka on tehty kyseisellä vertailunormaalilla, kyseisen teknikon toimesta kyseisen laajuuden puitteissa tai kyseisen menettelyn mukaisesti, taaksepäin siihen ajankohtaan, jona normaali tiedettiin olevan toleranssin sisällä, teknikon pätevyys viimeksi todennettiin tai menettelyn oikea soveltaminen viimeksi varmistettiin. Vaatimustenmukaisuudesta vastaava operatiivinen johtaja päättää tämän jälkeen kyseisen alan pätevyyden omaavan, alkuperäiseen työhön osallistumattoman teknikon teknisen neuvon perusteella, pysyykö kukin raportti tai todistus voimassa, varustetaanko se merkinnällä, annetaanko se uudelleen vai peruutetaanko se. Kirjoitamme jokaisen asianomaisen aluksen liikennöitsijälle viiden työpäivän kuluessa kyseisestä päätöksestä riippumatta siitä, onko tämä valittanut, ja kerromme, mitä havaittiin, mihin asiakirjaan asia vaikuttaa, mitä olemme siitä päättäneet ja mikä on tehtävä uudelleen; jos peruutettu tai korjattu asiakirja on jo annettu luokituslaitokselle, lippuvaltion hallinnolle tai satamavaltion viranomaiselle, ilmoitamme asiasta myös kyseiselle taholle. Luettelo asianomaisista käynneistä, kutakin asiakirjaa koskeva päätös ja jokainen lähetetty ilmoitus kirjataan sen valituksen tai muutoksenhaun yhteyteen, josta ne ovat aiheutuneet.
Jos olette edelleen tyytymätön
Päätöksemme ei tyhjennä käytettävissänne olevia keinoja, ja kerromme teille, mikä reitti soveltuu asiaanne, sen sijaan että jättäisimme sen selvittämisen teille. Riitautetun asian mukaan nämä reitit ovat aluksen lippuvaltion hallinto tai sen puolesta toimiva hyväksytty laitos; luokituslaitos, jonka katsastukseen tai vaatimukseen kohde liittyy; käyntisataman satamavaltion valvontaviranomainen; laitteen valmistaja, jos huolto tehdään valmistajan valtuutuksen nojalla; ja jos työn laajuus toteutetaan akkreditoinnin nojalla, akkreditoinnin myöntänyt akkreditointielin. Mikään tällä sivulla ei ilmoita, että meillä olisi akkreditointi, luokituslaitoksen hyväksyntä, lippuvaltion valtuutus tai valmistajan valtuutus mihinkään työn laajuuteen — jos tällainen asiakirja koskee teille tarjottua työtä, se yksilöidään dokumentaatiossa, joka toimitetaan pyynnöstä tarjouksen yhteydessä ja jossa nimetään myöntäjä ja se julkinen rekisteri, josta asiakirja voidaan tarkistaa. Emme estä yhteydenottoa mihinkään näistä tahoista. Jos taho toimii toimivaltansa rajoissa tai asiakas on suostunut luovutukseen, annamme käynnistä pitämämme kirjauksen. Muussa tapauksessa ehtojemme salassapitolauseke määrää, mitä saa luovuttaa ja kenelle. Tämä menettely ei ole sopimusriitojen ratkaisumekanismi: sopimusperusteiseen vaatimukseen sovelletaan kyseisestä käynnistä sovittua sopimusta tai ostotilausta, ja sovellettava laki sekä se paikka, jossa riita käsitellään, ovat siinä mainitut.
Viimeksi päivitetty: