Impartialité et indépendance
Comment une entreprise qui fournit des pièces et qui inspecte, éprouve et certifie également les équipements auxquels ces pièces sont destinées maintient le constat séparé de la vente.
La position permanente
ShipCertify inspecte, éprouve, étalonne et entretient des équipements à bord de navires de commerce, et émet des rapports ainsi que des certificats d’entretien ou d’essai pour les travaux réalisés. Elle fournit également les pièces et consommables dont ces équipements ont besoin. Les deux activités sont tenues séparées au seul point qui décide de quoi que ce soit : ce qui est consigné comme constaté, et le fait qu’un article satisfasse ou non au critère d’acceptation. Un rapport ou un certificat énonce ce qui a été examiné, éprouvé, entretenu ou étalonné, à quelle date, au moyen de quel instrument et au regard de quel critère, et il dit la même chose quel que soit le fournisseur de la pièce de remplacement. Cela vaut pour les travaux réalisés depuis nos six bases de service propres, pour la mobilisation régionale de nos techniciens depuis une base, et pour les travaux assurés par une société partenaire dans un port où nous ne disposons d’aucune base. La commande que nous passons à un partenaire comporte la même exigence, en condition de la commande : le constat est consigné au regard du critère d’acceptation applicable à l’article, les valeurs relevées avant tout réglage sont consignées, le rapport nomme la société et le technicien intervenus, et aucune part de la rémunération du partenaire ne dépend de ce que l’intervention constate ni de ce qui est vendu en conséquence. Une société qui refuse cette condition ne se voit pas confier le travail, et une intervention de partenaire est revue avant émission dans les mêmes conditions que les nôtres.
Actionnariat et liens de groupe
Un service vetting demande d’abord qui détient l’entreprise qui signe le rapport, parce qu’une participation au capital constitue le risque pour l’impartialité qu’aucune procédure interne à l’entreprise ne peut maîtriser. ShipCertify est une société du Seaway Group. Il n’est pas répondu à cette question sur la présente page par une assurance, car une assurance donnée par l’entreprise sur laquelle porte la question n’a que peu de valeur pour le service qui la pose ; il y est répondu par une divulgation, pour le périmètre qui vous occupe. Toute participation au capital, détention commune, mandat social ou accord d’approvisionnement permanent entre nous et un fabricant, un armateur, un gestionnaire de navire, un affréteur ou un fournisseur d’équipements ayant un intérêt au résultat d’une intervention est traité comme un risque pour l’impartialité, consigné dans le réexamen d’impartialité décrit ci-dessous, et exposé par écrit avant l’acceptation de l’intervention lorsqu’il porte sur le périmètre chiffré. Un service achats qui a besoin que les liens de groupe touchant un périmètre soient énoncés par écrit doit le demander dès le stade de la consultation, à compliance@shipcertify.com, et la réponse est donnée avec le devis, pour ce périmètre et ce port. Lorsqu’un tel lien existe, il constitue un risque à identifier et à maîtriser de manière documentée, et non un fait à passer sous silence.
Qui compte sur l’indépendance du rapport
Un rapport n’est pas lu seulement par celui qui l’a commandé. Un expert de société de classification le retient comme élément de preuve lors d’une visite ; un inspecteur du contrôle par l’État du port s’en sert pour décider si une déficience est relevée ou si un navire est immobilisé ; un club P&I et un assureur corps s’en servent après un sinistre pour établir dans quel état se trouvait l’équipement et à quelle date il a été éprouvé pour la dernière fois ; l’inspecteur vetting d’un affréteur s’en sert pour décider si le navire est acceptable. Chacun d’eux compte sur l’indépendance du document à l’égard de quiconque souhaitait un résultat déterminé. Un constat rédigé pour servir un intérêt commercial est sans valeur pour eux tous, et il est pire que sans valeur pour l’équipage qui saisira l’appareil au moment où cela comptera.
Le conflit, énoncé sans détour
Nous vendons la pièce et nous éprouvons le système dans lequel elle est montée. Une entreprise qui tire profit du remplacement d’un extincteur, d’un largueur hydrostatique, d’une batterie ou d’un composant de radar, et qui décide par ailleurs si l’installation est déclarée conforme, se trouve dans un conflit d’intérêts structurel : un résultat non conforme génère une vente, un résultat conforme non. Cela vaut pour nous dans les huit domaines où nous intervenons, et cela vaut que la commande de pièces et l’intervention soient chiffrées ensemble ou séparément. Ce conflit ne se dissout pas dans les bonnes intentions, et nous ne prétendrons pas l’avoir fait disparaître. Il est maîtrisé, et ce qui suit expose comment, afin qu’un lecteur puisse juger du dispositif plutôt que d’accepter une assurance à son sujet.
Ce qui sépare le constat de la vente
Four things do the work. A finding is recorded against the instrument and the acceptance criterion that apply to the item — a pressure, an expiry, a tolerance, a load, a functional result — and never against what would be commercially convenient. A failed item is reported with the reason it failed and the evidence for it, whether or not we supply the replacement, and an item that meets the criterion is recorded as meeting it even where a sale was there to be made. The client is free to source a replacement from anyone, and we will still test, certify and record the installation wherever the scope and the applicable instrument allow it. In calibration and instrument work, as-found values are recorded before any adjustment is made, so the document shows the condition the equipment was actually in when we arrived and not only the condition it was left in.
Comment sont rémunérées les personnes qui exécutent le travail
Le technicien qui relève le défaut ne doit rien avoir à gagner à le relever, ni rien à perdre à ne pas le relever. Cette question dépasse le technicien intervenant : elle atteint le directeur des opérations qui planifie l’intervention et le personnel documentation qui émet le rapport. Aucun d’eux n’est rémunéré d’une manière qui varie selon ce qu’une intervention constate : aucun élément de rémunération, de prime ou de commission d’un technicien, d’un directeur des opérations ou du personnel documentation n’est lié aux ventes de pièces, au montant d’un devis ou au résultat d’une inspection, et aucun objectif n’est fixé sur aucun de ces trois éléments. Un rapport n’est pas davantage émis sur la seule signature du technicien intervenant. Avant émission, il est contrôlé par un directeur des opérations qui n’a pas réalisé l’intervention, au regard de l’enregistrement de ce qui a été examiné, de l’instrument utilisé et du critère d’acceptation appliqué ; lorsqu’un article est consigné comme non conforme et qu’un remplacement est chiffré sur la même affaire, ce contrôle est effectué par un directeur des opérations n’ayant pris aucune part au devis. Le personnel documentation l’émet ensuite. Il ne modifie pas un constat : une correction ne peut venir que du technicien qui l’a établi ou du directeur qui a effectué le contrôle, et le motif en est consigné sur le document lui-même.
Quand un client demande un résultat conforme
Cela arrive. Le navire appareille ce soir, un article est hors validité d’essai, l’affréteur attend, et quelqu’un demande si le rapport ne pourrait pas être rédigé autrement. La réponse est non, elle est donnée par écrit à la personne qui a demandé, et le constat est maintenu. Un constat consigné n’est pas retiré parce qu’il dérange ; il n’est modifié que lorsque des éléments démontrent qu’il était erroné — un essai répété, une lecture corrigée, un critère d’acceptation erroné appliqué — et la modification ainsi que son motif sont consignés sur le document lui-même. Nous préférons perdre la commande plutôt que d’émettre un document dont un expert, un assureur ou un enquêteur constaterait ultérieurement la fausseté. Une demande de modification d’un constat est consignée au dossier de l’affaire le jour même où elle est formulée, avec le navire, le port, l’auteur de la demande et son objet, et elle est transmise à un directeur des opérations n’ayant pris aucune part à l’intervention. Ce directeur répond par écrit à l’auteur de la demande dans les 12 heures tant que le navire est encore à quai, et dans les deux jours ouvrés dans les autres cas, et l’enregistrement est conservé, que la demande soit maintenue ou non. Lorsqu’elle est maintenue après cette réponse, toute nouvelle prestation d’inspection, d’essai et de certification pour ce client est refusée jusqu’à ce qu’un directeur des opérations qui n’est pas en charge du compte ait procédé à un réexamen, et une commande de pièces ne fait jamais l’objet d’une contrepartie contre un constat. Chacun de ces enregistrements est lu lors du réexamen d’impartialité.
Où nous plaçons la limite, et quand recourir à un autre fournisseur
We will supply parts to a vessel and also inspect, test or certify the equipment they are fitted to, and we say so on this page rather than routing the two through separate names to look independent. Where a standard, a flag administration, a class society or the client’s own procedure requires the inspection, thorough examination or certification to be carried out by a body independent of the supplier, we do not offer both on that scope: the inspection should be placed with another supplier, and we will supply the parts and support the attendance without touching the finding. If full separation is what a procurement department wants for its own reasons, that is a legitimate requirement and it costs nothing to state at enquiry stage — we will quote the parts alone or the attendance alone. Saying this loses us work, and it is the only honest answer to the question.
Signaler une préoccupation relative à l’impartialité
Toute personne peut contester un constat, ou faire part d’une préoccupation selon laquelle un intérêt commercial en aurait influencé un — un capitaine ou un superintendant, un armateur ou un gestionnaire, un expert de société de classification, un fournisseur concurrent, un agent maritime, ou l’un des nôtres. Écrivez à compliance@shipcertify.com en indiquant le navire, le port, la date de l’intervention et le numéro du rapport ou du certificat. La demande est traitée selon la procédure de réclamation et d’appel publiée sur ce site, qui précise qui examine un appel, l’indépendance exigée de cet examinateur, et les délais d’accusé de réception et de réponse. Nul n’est sanctionné pour avoir fait part d’une préoccupation sur des motifs raisonnables, nos propres techniciens compris, et cela vaut lorsque la préoccupation se révèle non fondée.
Statut d’accréditation
L’ISO/IEC 17020 exige d’un organisme d’inspection qu’il identifie en permanence les risques pesant sur son impartialité — y compris ceux qui découlent de ses activités, de ses relations et des relations de son personnel — et qu’il soit en mesure de démontrer comment il les élimine ou les réduit au minimum. L’ISO/IEC 17025 exige d’un laboratoire d’étalonnage qu’il soit impartial, et qu’il soit structuré et géré de manière à préserver son impartialité. La présente page est rédigée au regard de ces principes ; elle ne constitue pas une déclaration d’accréditation selon l’une ou l’autre de ces normes. Ce qui s’applique à un périmètre donné fait l’objet d’une réponse pour ce périmètre, par écrit, et non sur une page commerciale. Lorsqu’une autorisation ou une accréditation s’applique à un périmètre chiffré, sa documentation est fournie sur demande avec le devis, pour ce périmètre et ce port, en nommant l’instrument, l’autorité qui l’a délivré et la référence sous laquelle il peut être vérifié sur le registre public propre à cette autorité — c’est là qu’un acheteur doit le vérifier, et non sur le site web d’un fournisseur. Rien sur la présente page n’indique qu’une telle autorisation ou accréditation est détenue.
Responsabilité et réexamen
Les risques pesant sur l’impartialité évoluent avec l’activité : ils sont donc identifiés de nouveau chaque fois qu’une ligne de service est ajoutée, qu’une base ouvre, qu’un partenaire entre dans le réseau ou qu’un accord d’approvisionnement avec un fabricant est mis en place. La présente déclaration est réexaminée au moins tous les 12 mois, et hors cycle dès que l’un de ces événements survient. La responsabilité en incombe au directeur des opérations responsable de la conformité, qui n’a aucune responsabilité dans les ventes de pièces ni dans l’obtention des affaires examinées. Ce réexamen n’est pas laissé à cette seule personne : il est conduit avec deux autres directeurs des opérations relevant de bases différentes, dont aucun n’est en charge des comptes examinés, et il porte sur chaque préoccupation d’impartialité soulevée au titre de la procédure de réclamation et d’appel, sur chaque demande consignée de modification d’un constat, et sur chaque lien identifié au titre de la rubrique « Actionnariat et liens de groupe » ci-dessus. Ce que le réexamen décide, et ce qui est modifié en conséquence, est consigné avec sa date.
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