Tính khách quan và tính độc lập
Cách một công ty vừa cung cấp phụ tùng vừa giám định, thử nghiệm và chứng nhận chính thiết bị lắp những phụ tùng đó giữ cho kết quả ghi nhận tách khỏi việc bán hàng.
Lập trường thường trực
ShipCertify giám định, thử nghiệm, hiệu chuẩn và bảo dưỡng thiết bị trên các tàu thương mại, và cấp báo cáo cùng giấy chứng nhận bảo dưỡng hoặc thử nghiệm cho công việc đã thực hiện. Công ty cũng cung cấp phụ tùng và vật tư tiêu hao mà thiết bị đó cần. Hai việc này được giữ tách biệt tại đúng điểm quyết định mọi thứ: những gì được ghi nhận là đã phát hiện, và việc một hạng mục có đạt tiêu chí chấp nhận hay không. Một báo cáo hay giấy chứng nhận nêu rõ những gì đã được xem xét, thử nghiệm, bảo dưỡng hay hiệu chuẩn, vào ngày nào, bằng phương tiện đo nào và theo tiêu chí nào, và nội dung đó không đổi bất kể ai là người cung cấp phụ tùng thay thế. Điều này đúng với công việc thực hiện từ sáu cơ sở dịch vụ của chính chúng tôi, với việc điều động kỹ thuật viên của chúng tôi trong khu vực từ một cơ sở, và với công việc thực hiện qua một công ty đối tác tại cảng mà chúng tôi không có cơ sở. Đơn hàng chúng tôi đặt với đối tác mang theo cùng yêu cầu đó như một điều kiện của đơn hàng: kết quả ghi nhận phải được ghi theo tiêu chí chấp nhận áp dụng cho hạng mục đó, các giá trị đo được ở trạng thái ban đầu (as-found) phải được ghi trước mọi hiệu chỉnh, báo cáo phải nêu tên công ty và kỹ thuật viên đã thực hiện, và không phần nào trong thù lao của đối tác phụ thuộc vào kết quả của lượt công tác hay vào những gì được bán ra từ kết quả đó. Công ty nào không chấp nhận điều kiện đó thì không được giao việc, và một lượt công tác do đối tác thực hiện được soát xét trước khi phát hành theo đúng những điều kiện như của chính chúng tôi.
Sở hữu và quan hệ trong tập đoàn
Bộ phận thẩm định (vetting) trước hết hỏi ai sở hữu công ty ký báo cáo, bởi một tỷ lệ sở hữu là rủi ro đối với tính khách quan mà không thủ tục nội bộ nào của công ty kiểm soát được. ShipCertify là một công ty thuộc Seaway Group. Câu hỏi đó không được trả lời trên trang này bằng một lời bảo đảm, vì lời bảo đảm do chính công ty đang bị hỏi đưa ra thì có rất ít giá trị đối với bộ phận đặt câu hỏi; nó được trả lời bằng việc công bố, cho đúng phạm vi công việc đang được xét. Bất kỳ tỷ lệ sở hữu, sở hữu chung, chức vụ thành viên hội đồng quản trị hay thỏa thuận cung ứng thường xuyên nào giữa chúng tôi và một nhà sản xuất, chủ tàu, nhà quản lý tàu, bên thuê tàu hay nhà cung cấp thiết bị có lợi ích trong kết quả của một lượt công tác đều được coi là rủi ro đối với tính khách quan, được ghi nhận trong đợt rà soát tính khách quan mô tả bên dưới, và được nêu bằng văn bản trước khi nhận việc nếu nó có liên quan đến phạm vi công việc đã báo giá. Bộ phận mua sắm cần được nêu bằng văn bản các quan hệ trong tập đoàn có liên quan đến một phạm vi công việc nên hỏi ngay ở giai đoạn hỏi giá, gửi tới compliance@shipcertify.com, và câu trả lời được đưa ra cùng với báo giá, cho phạm vi đó và cảng đó. Nơi nào tồn tại một quan hệ như vậy thì đó là một rủi ro cần được nhận diện và kiểm soát trên hồ sơ, chứ không phải một dữ kiện để bỏ ra ngoài.
Ai dựa vào tính độc lập của báo cáo
Một báo cáo không chỉ được đọc bởi người đã đặt hàng nó. Đăng kiểm viên coi báo cáo là bằng chứng khi kiểm tra phân cấp; sĩ quan kiểm tra Nhà nước cảng biển dùng nó để quyết định có nêu một khiếm khuyết hay lưu giữ con tàu hay không; một hội P&I và một nhà bảo hiểm thân tàu dùng nó sau một tai nạn để xác lập thiết bị đã ở trong tình trạng nào và lần cuối được chứng minh là khi nào; giám định viên vetting của bên thuê tàu dùng nó để quyết định con tàu có được chấp nhận hay không. Tất cả những người đó đều dựa vào việc tài liệu này độc lập với bất cứ ai muốn có một kết quả nhất định. Một kết quả ghi nhận được viết để chiều theo một lợi ích thương mại thì vô giá trị với tất cả họ, và còn tệ hơn cả vô giá trị đối với thuyền viên sẽ với tay lấy thiết bị đó vào lúc thực sự cần đến.
Xung đột lợi ích, nói thẳng
Chúng tôi bán phụ tùng và chúng tôi thử nghiệm chính hệ thống lắp phụ tùng đó. Một công ty thu lợi từ việc thay một bình chữa cháy, một thiết bị nhả thủy tĩnh, một bình ắc quy hay một linh kiện radar, mà cũng chính công ty đó quyết định hệ thống lắp đặt có đạt hay không, thì có một xung đột lợi ích mang tính cơ cấu: một kết quả không đạt tạo ra doanh số, còn một kết quả đạt thì không. Điều đó đúng với chúng tôi trên cả 8 lĩnh vực chuyên môn mà chúng tôi làm việc, và đúng bất kể đơn hàng phụ tùng và lượt công tác được báo giá chung hay riêng. Xung đột này không tan biến nhờ thiện chí, và chúng tôi sẽ không tuyên bố rằng nó không tồn tại. Nó được quản lý, và phần tiếp theo trình bày cách quản lý, để người đọc có thể tự đánh giá cách bố trí đó thay vì phải chấp nhận một lời bảo đảm về nó.
Điều gì tách kết quả ghi nhận khỏi việc bán hàng
Four things do the work. A finding is recorded against the instrument and the acceptance criterion that apply to the item — a pressure, an expiry, a tolerance, a load, a functional result — and never against what would be commercially convenient. A failed item is reported with the reason it failed and the evidence for it, whether or not we supply the replacement, and an item that meets the criterion is recorded as meeting it even where a sale was there to be made. The client is free to source a replacement from anyone, and we will still test, certify and record the installation wherever the scope and the applicable instrument allow it. In calibration and instrument work, as-found values are recorded before any adjustment is made, so the document shows the condition the equipment was actually in when we arrived and not only the condition it was left in.
Cách trả thù lao cho những người thực hiện công việc
Kỹ thuật viên phát hiện ra khiếm khuyết phải không có gì để được nếu phát hiện ra, và không có gì để mất nếu không phát hiện ra. Câu hỏi đó vượt qua kỹ thuật viên trực tiếp làm việc để đến giám đốc vận hành lập kế hoạch cho lượt công tác và đến bộ phận hồ sơ chứng từ phát hành báo cáo. Không ai trong số họ được trả thù lao theo cách thay đổi cùng với kết quả của một lượt công tác: không yếu tố nào trong lương, thưởng hay hoa hồng của một kỹ thuật viên, một giám đốc vận hành hay nhân sự hồ sơ chứng từ gắn với doanh số phụ tùng, với giá trị của một báo giá hay với kết quả của một cuộc kiểm tra, và không chỉ tiêu nào được đặt ra cho ba thứ đó. Báo cáo cũng không được phát hành chỉ dựa trên chữ ký của kỹ thuật viên đã thực hiện. Trước khi phát hành, báo cáo được một giám đốc vận hành không thực hiện lượt công tác đó kiểm tra, đối chiếu với hồ sơ về những gì đã được xem xét, phương tiện đo đã dùng và tiêu chí chấp nhận đã áp dụng; khi một hạng mục được ghi là không đạt và một phụ tùng thay thế được báo giá trong cùng công việc đó, việc kiểm tra này do một giám đốc vận hành không tham gia vào báo giá thực hiện. Sau đó bộ phận hồ sơ chứng từ phát hành báo cáo. Họ không sửa một kết quả ghi nhận: việc hiệu đính chỉ có thể đến từ kỹ thuật viên đã ghi kết quả đó hoặc từ giám đốc soát xét, và lý do được ghi ngay trên mặt tài liệu.
Khi khách hàng đề nghị một kết quả đạt
Chuyện đó có xảy ra. Tàu rời cảng tối nay, một hạng mục đã quá hạn thử, bên thuê tàu đang chờ, và ai đó hỏi liệu báo cáo có thể viết theo cách khác hay không. Câu trả lời là không, câu trả lời được đưa ra bằng văn bản cho người đã hỏi, và kết quả ghi nhận giữ nguyên. Một kết quả đã được ghi nhận không bị rút lại vì nó gây bất tiện; nó chỉ được sửa khi có bằng chứng cho thấy nó sai — một phép thử lặp lại, một số đọc đã được hiệu chỉnh, một tiêu chí chấp nhận đã áp dụng sai — và việc sửa cùng lý do sửa được ghi ngay trên mặt tài liệu. Chúng tôi thà mất đơn hàng còn hơn phát hành một tài liệu mà sau này một đăng kiểm viên, một nhà bảo hiểm hay một điều tra viên phát hiện là không đúng sự thật. Một đề nghị thay đổi kết quả ghi nhận được ghi vào hồ sơ công việc ngay trong ngày đề nghị được đưa ra, kèm tên tàu, cảng, người đề nghị và nội dung đề nghị, và được chuyển tới một giám đốc vận hành không tham gia vào lượt công tác. Giám đốc đó trả lời người đề nghị bằng văn bản trong vòng 12 giờ khi tàu còn cập cầu, và trong vòng 2 ngày làm việc trong các trường hợp khác, và hồ sơ được lưu bất kể đề nghị đó có được thúc ép tiếp hay không. Khi đề nghị vẫn được thúc ép sau câu trả lời đó, các công việc giám định, thử nghiệm và chứng nhận tiếp theo cho khách hàng đó bị từ chối cho tới khi một giám đốc vận hành không phụ trách tài khoản khách hàng này soát xét lại, và một đơn hàng phụ tùng không bao giờ được đem đánh đổi lấy một kết quả ghi nhận. Mọi hồ sơ như vậy đều được đọc tại đợt rà soát tính khách quan.
Ranh giới chúng tôi vạch ra, và khi nào nên dùng một nhà cung cấp khác
We will supply parts to a vessel and also inspect, test or certify the equipment they are fitted to, and we say so on this page rather than routing the two through separate names to look independent. Where a standard, a flag administration, a class society or the client’s own procedure requires the inspection, thorough examination or certification to be carried out by a body independent of the supplier, we do not offer both on that scope: the inspection should be placed with another supplier, and we will supply the parts and support the attendance without touching the finding. If full separation is what a procurement department wants for its own reasons, that is a legitimate requirement and it costs nothing to state at enquiry stage — we will quote the parts alone or the attendance alone. Saying this loses us work, and it is the only honest answer to the question.
Nêu quan ngại về tính khách quan
Bất kỳ ai cũng có thể phản đối một kết quả ghi nhận, hoặc nêu quan ngại rằng một lợi ích thương mại đã ảnh hưởng đến kết quả đó — một thuyền trưởng hay một giám sát viên kỹ thuật, một chủ tàu hay một nhà quản lý tàu, một đăng kiểm viên, một nhà cung cấp cạnh tranh, một đại lý cảng, hay chính người của chúng tôi. Xin viết thư tới compliance@shipcertify.com, nêu rõ tên tàu, cảng, ngày thực hiện công việc và số báo cáo hoặc số giấy chứng nhận. Việc này được xử lý theo thủ tục khiếu nại và kháng nghị trên website này, trong đó quy định ai là người xem xét một kháng nghị, mức độ độc lập yêu cầu ở người xem xét đó, và thời hạn xác nhận tiếp nhận cũng như thời hạn trả lời. Không ai bị xử lý vì đã nêu quan ngại trên cơ sở hợp lý, kể cả kỹ thuật viên của chính chúng tôi, và điều đó vẫn đúng khi quan ngại hóa ra là không có căn cứ.
Tình trạng công nhận
ISO/IEC 17020 yêu cầu một tổ chức giám định phải nhận diện thường xuyên các rủi ro đối với tính khách quan của mình — bao gồm rủi ro phát sinh từ hoạt động của tổ chức, từ các mối quan hệ của tổ chức, và từ các mối quan hệ của nhân sự — và phải chứng minh được cách tổ chức loại bỏ hoặc giảm thiểu những rủi ro đó. ISO/IEC 17025 yêu cầu một phòng hiệu chuẩn phải khách quan, và phải được tổ chức và quản lý sao cho tính khách quan được bảo vệ. Trang này được viết dựa theo những nguyên tắc đó; đây không phải là tuyên bố rằng chúng tôi được công nhận theo bất kỳ tiêu chuẩn nào trong hai tiêu chuẩn trên. Nội dung áp dụng cho một phạm vi công việc cụ thể được trả lời cho đúng phạm vi đó, bằng văn bản, chứ không phải trên một trang tiếp thị. Nếu có một sự ủy quyền hay một sự công nhận áp dụng cho một phạm vi công việc đã báo giá, tài liệu của nó được cung cấp theo yêu cầu cùng với báo giá, cho phạm vi đó và cảng đó, nêu rõ văn kiện đó, cơ quan đã cấp nó và số hiệu tham chiếu để có thể tra cứu trên sổ đăng ký công khai của chính cơ quan đó — đó mới là nơi bên mua nên kiểm chứng, chứ không phải trên website của một nhà cung cấp. Không nội dung nào trên trang này nói rằng chúng tôi đang nắm giữ bất kỳ văn kiện nào.
Trách nhiệm phụ trách và rà soát
Các rủi ro đối với tính khách quan thay đổi khi hoạt động kinh doanh thay đổi, nên chúng được nhận diện lại mỗi khi một mảng dịch vụ được bổ sung, một cơ sở được mở, một đối tác gia nhập mạng lưới, hoặc một thỏa thuận cung ứng với một nhà sản xuất được thiết lập. Tuyên bố này được rà soát ít nhất 12 tháng một lần, và được rà soát ngoài kỳ khi bất kỳ sự kiện nào nêu trên xảy ra. Trách nhiệm giải trình đối với tuyên bố này thuộc về giám đốc vận hành phụ trách tuân thủ, người không chịu trách nhiệm về doanh số phụ tùng và cũng không chịu trách nhiệm về việc giành các công việc đang được xem xét. Đợt rà soát không phó mặc cho riêng người đó: nó được thực hiện cùng hai giám đốc vận hành khác từ các cơ sở khác nhau, cả hai đều không phụ trách những tài khoản khách hàng đang được xem xét, và nó bao quát mọi quan ngại về tính khách quan được nêu theo thủ tục khiếu nại và kháng nghị, mọi đề nghị thay đổi kết quả ghi nhận đã được ghi lại, và mọi mối quan hệ được nhận diện theo mục sở hữu và quan hệ trong tập đoàn ở trên. Những gì đợt rà soát quyết định, và những gì được thay đổi từ đó, đều được ghi lại kèm ngày tháng.
Cập nhật lần cuối: