Imparzialità e indipendenza
Come un’azienda che fornisce ricambi e che al tempo stesso ispeziona, prova e certifica le apparecchiature in cui quei ricambi vengono montati tiene il rilievo separato dalla vendita.
La posizione permanente
ShipCertify ispeziona, prova, tara e sottopone a manutenzione apparecchiature a bordo di navi mercantili, ed emette rapporti e certificati di manutenzione o di prova per il lavoro svolto. Fornisce inoltre i ricambi e i materiali di consumo di cui quelle apparecchiature hanno bisogno. Le due attività sono tenute separate nell’unico punto che decide qualcosa: che cosa è registrato come riscontrato, e se un elemento soddisfa il criterio di accettazione. Un rapporto o un certificato attesta che cosa è stato esaminato, provato, manutenuto o tarato, in quale data, rispetto a quale strumento normativo e a quale criterio, e dice la stessa cosa chiunque fornisca il ricambio. Ciò vale per il lavoro svolto dalle nostre sei basi di servizio, per la mobilitazione regionale dei nostri tecnici da una base, e per il lavoro svolto tramite un’impresa partner in un porto in cui non abbiamo alcuna base. L’ordine che affidiamo a un partner contiene lo stesso requisito come condizione dell’ordine: il rilievo è registrato rispetto al criterio di accettazione applicabile all’elemento, i valori come trovati (as found) sono registrati prima di qualsiasi regolazione, il rapporto indica l’impresa e il tecnico intervenuti, e nessuna parte del corrispettivo del partner dipende da ciò che l’intervento riscontra o da ciò che ne viene venduto in conseguenza. A un’impresa che non accetta tale condizione il lavoro non viene affidato, e un intervento di un partner è riesaminato prima dell’emissione alle stesse condizioni dei nostri.
Assetti proprietari e rapporti di gruppo
Un reparto di vetting chiede anzitutto chi possiede la società che firma il rapporto, perché una partecipazione azionaria è il rischio per l’imparzialità che nessuna procedura interna alla società può controllare. ShipCertify è una società del Seaway Group. A quella domanda questa pagina non risponde con una rassicurazione, perché una rassicurazione data dalla società su cui si chiede vale poco per il reparto che chiede; si risponde con la comunicazione dei fatti, per l’ambito che Lei ha davanti. Qualsiasi partecipazione azionaria, proprietà comune, carica di amministratore o accordo stabile di fornitura tra noi e un fabbricante, un armatore, un gestore navale, un noleggiatore o un fornitore di apparecchiature con un interesse nell’esito di un intervento è trattato come un rischio per l’imparzialità, registrato nel riesame dell’imparzialità descritto più avanti, e comunicato per iscritto prima dell’accettazione dell’intervento quando incide sull’ambito oggetto dell’offerta. Un ufficio acquisti che abbia bisogno che i rapporti di gruppo rilevanti per un ambito siano dichiarati per iscritto deve chiederlo in fase di richiesta, a compliance@shipcertify.com, e la risposta è fornita con l’offerta, per quell’ambito e per quel porto. Dove un simile rapporto esiste, è un rischio da identificare e controllare agli atti, non un fatto da omettere.
Chi fa affidamento sull’indipendenza del rapporto
Un rapporto non è letto soltanto da chi lo ha commissionato. Un ispettore della società di classifica lo assume come evidenza in sede di visita; un funzionario del port State control lo usa per decidere se elevare una deficienza o sottoporre una nave a fermo; un club P&I e un assicuratore corpi lo usano dopo un sinistro per stabilire in quali condizioni si trovava l’apparecchiatura e quando è stata provata l’ultima volta; l’ispettore di vetting di un noleggiatore lo usa per decidere se la nave è accettabile. Ognuno di loro fa affidamento sul fatto che il documento sia indipendente da chiunque volesse un determinato esito. Un rilievo scritto per assecondare un interesse commerciale è privo di valore per tutti loro, ed è peggio che privo di valore per l’equipaggio che metterà mano a quel mezzo quando conterà davvero.
Il conflitto, dichiarato apertamente
Vendiamo il ricambio e proviamo il sistema in cui viene montato. Un’azienda che trae profitto dalla sostituzione di un estintore, di un dispositivo di sgancio idrostatico, di una batteria o di un componente radar, e che al tempo stesso decide se l’installazione supera la verifica, ha un conflitto di interessi strutturale: un esito negativo genera una vendita, un esito positivo no. Questo vale per noi in tutte e otto le discipline in cui operiamo, e vale sia che l’ordine dei ricambi e l’intervento siano oggetto di un’unica offerta sia che siano offerti separatamente. Il conflitto non si dissolve con le buone intenzioni, e non pretenderemo di farlo sparire a parole. È gestito, e quanto segue espone come, affinché chi legge possa giudicare l’assetto invece di accettare una rassicurazione al riguardo.
Che cosa separa il rilievo dalla vendita
Four things do the work. A finding is recorded against the instrument and the acceptance criterion that apply to the item — a pressure, an expiry, a tolerance, a load, a functional result — and never against what would be commercially convenient. A failed item is reported with the reason it failed and the evidence for it, whether or not we supply the replacement, and an item that meets the criterion is recorded as meeting it even where a sale was there to be made. The client is free to source a replacement from anyone, and we will still test, certify and record the installation wherever the scope and the applicable instrument allow it. In calibration and instrument work, as-found values are recorded before any adjustment is made, so the document shows the condition the equipment was actually in when we arrived and not only the condition it was left in.
Come sono retribuite le persone che svolgono il lavoro
Il tecnico che riscontra il difetto non deve avere nulla da guadagnare dal riscontrarlo, e nulla da perdere dal non riscontrarlo. La questione va oltre il tecnico intervenuto e investe il direttore operativo che pianifica l’intervento e il personale di documentazione che emette il rapporto. Nessuno di loro è retribuito in un modo che varia con ciò che un intervento riscontra: nessuna componente di retribuzione, premio o provvigione di un tecnico, di un direttore operativo o del personale di documentazione è collegata alle vendite di ricambi, al valore di un’offerta o all’esito di un’ispezione, e per nessuna di queste tre cose è fissato un obiettivo. Né un rapporto è emesso sulla sola firma del tecnico intervenuto. Prima dell’emissione è verificato da un direttore operativo che non ha eseguito l’intervento, rispetto alla registrazione di che cosa è stato esaminato, dello strumento normativo di riferimento e del criterio di accettazione applicato; quando un elemento è registrato come non conforme e sullo stesso lavoro è offerta una sostituzione, quella verifica è svolta da un direttore operativo estraneo all’offerta. Il personale di documentazione lo emette quindi. Non altera un rilievo: una correzione può venire soltanto dal tecnico che lo ha effettuato o dal direttore che ha svolto il riesame, e la ragione è annotata sul documento stesso.
Quando un cliente chiede un esito positivo
Accade. La nave salpa stanotte, un elemento ha la prova scaduta, il noleggiatore attende, e qualcuno chiede se il rapporto possa essere scritto in un altro modo. La risposta è no, è data per iscritto alla persona che ha chiesto, e il rilievo resta. Un rilievo registrato non è ritirato perché scomodo; è rettificato soltanto quando l’evidenza dimostra che era errato — una prova ripetuta, una lettura corretta, un criterio di accettazione applicato per errore — e la rettifica e la sua ragione sono annotate sul documento stesso. Preferiamo perdere l’ordine piuttosto che emettere un documento che un ispettore, un assicuratore o un investigatore troverebbe in seguito non veritiero. Una richiesta di modifica di un rilievo è registrata nel fascicolo di lavoro lo stesso giorno in cui è avanzata, con la nave, il porto, chi ha chiesto e che cosa è stato chiesto, ed è trasmessa a un direttore operativo che non ha avuto parte nell’intervento. Quel direttore risponde per iscritto alla persona che ha chiesto entro 12 ore se la nave è ancora all’ormeggio, ed entro due giorni lavorativi negli altri casi, e la registrazione è conservata sia che la richiesta venga reiterata sia che non lo sia. Quando è reiterata dopo quella risposta, ulteriori lavori di ispezione, prova e certificazione per quel cliente sono rifiutati finché un direttore operativo che non gestisce quel cliente non l’abbia riesaminata, e un ordine di ricambi non è mai scambiato contro un rilievo. Ogni registrazione di questo tipo è letta in sede di riesame dell’imparzialità.
Dove tracciamo il confine, e quando rivolgersi a un altro fornitore
We will supply parts to a vessel and also inspect, test or certify the equipment they are fitted to, and we say so on this page rather than routing the two through separate names to look independent. Where a standard, a flag administration, a class society or the client’s own procedure requires the inspection, thorough examination or certification to be carried out by a body independent of the supplier, we do not offer both on that scope: the inspection should be placed with another supplier, and we will supply the parts and support the attendance without touching the finding. If full separation is what a procurement department wants for its own reasons, that is a legitimate requirement and it costs nothing to state at enquiry stage — we will quote the parts alone or the attendance alone. Saying this loses us work, and it is the only honest answer to the question.
Segnalare un dubbio sull’imparzialità
Chiunque può contestare un rilievo, o segnalare il dubbio che un interesse commerciale ne abbia influenzato uno — un comandante o un superintendent, un armatore o un gestore, un ispettore della società di classifica, un fornitore concorrente, un agente marittimo, o una delle nostre stesse persone. Scriva a compliance@shipcertify.com indicando la nave, il porto, la data dell’intervento e il numero del rapporto o del certificato. La segnalazione è gestita secondo la procedura per reclami e ricorsi pubblicata su questo sito, che stabilisce chi riesamina un ricorso, l’indipendenza richiesta a chi lo riesamina, e i termini per la conferma di ricezione e per la risposta. Nessuno è penalizzato per aver sollevato un dubbio per motivi ragionevoli, i nostri stessi tecnici compresi, e ciò vale anche quando il dubbio si rivela non fondato.
Stato dell’accreditamento
La ISO/IEC 17020 richiede che un organismo di ispezione identifichi su base continuativa i rischi per la propria imparzialità — compresi i rischi derivanti dalle proprie attività, dai propri rapporti e dai rapporti del proprio personale — e che sia in grado di dimostrare come li elimina o li riduce al minimo. La ISO/IEC 17025 richiede che un laboratorio di taratura sia imparziale, e che sia strutturato e gestito in modo che l’imparzialità sia salvaguardata. Questa pagina è scritta rispetto a quei principi; non è un’affermazione di essere accreditati secondo l’una o l’altra norma. Che cosa si applichi a un determinato ambito trova risposta per quell’ambito, per iscritto, e non su una pagina di marketing. Quando un’autorizzazione o un accreditamento si applica a un ambito oggetto di offerta, la relativa documentazione è fornita su richiesta insieme all’offerta, per quell’ambito e per quel porto, con l’indicazione dello strumento, dell’autorità che lo ha rilasciato e del riferimento con cui può essere verificato sul registro pubblico della stessa autorità — che è il luogo in cui un acquirente dovrebbe verificarlo, e non il sito web di un fornitore. Nulla in questa pagina afferma che ne sia detenuto alcuno.
Titolarità e riesame
I rischi per l’imparzialità cambiano quando cambia l’attività, e sono quindi identificati nuovamente ogni volta che una linea di servizio viene aggiunta, una base apre, un partner entra nella rete o viene posto in essere un accordo di fornitura con un fabbricante. La presente dichiarazione è riesaminata almeno ogni 12 mesi, e fuori ciclo quando uno di quegli eventi si verifica. La responsabilità ne è affidata al direttore operativo responsabile della conformità, che non ha alcuna responsabilità per le vendite di ricambi né per l’acquisizione del lavoro oggetto di riesame. Il riesame non è lasciato a quella sola persona: è condotto con altri due direttori operativi di basi diverse, nessuno dei quali gestisce i clienti in esame, e prende in considerazione ogni dubbio sull’imparzialità sollevato secondo la procedura per reclami e ricorsi, ogni richiesta registrata di modifica di un rilievo, e ogni rapporto identificato alla voce assetti proprietari e rapporti di gruppo di cui sopra. Ciò che il riesame decide, e ciò che ne viene modificato di conseguenza, è registrato con la relativa data.
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