Unparteilichkeit und Unabhängigkeit
Wie ein Unternehmen, das Ersatzteile liefert und zugleich die Ausrüstung besichtigt, prüft und zertifiziert, in die diese Teile eingebaut werden, den Befund vom Verkauf trennt.
Die geltende Position
ShipCertify besichtigt, prüft, kalibriert und wartet Ausrüstung an Bord von Handelsschiffen und stellt für die ausgeführten Arbeiten Berichte sowie Wartungs- oder Prüfbescheinigungen aus. Zugleich liefert das Unternehmen die Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien, die diese Ausrüstung benötigt. Beides wird an der einzigen Stelle getrennt gehalten, an der etwas entschieden wird: bei dem, was als Befund erfasst wird, und bei der Frage, ob ein Gegenstand das Abnahmekriterium erfüllt. Ein Bericht oder eine Bescheinigung gibt an, was untersucht, geprüft, gewartet oder kalibriert wurde, an welchem Datum, anhand welchen Prüfmittels und anhand welchen Kriteriums – und die Aussage bleibt dieselbe, gleich wer den Ersatz liefert. Das gilt für Arbeiten, die von unseren eigenen sechs Servicestandorten aus ausgeführt werden, für die regionale Mobilisierung unserer Techniker von einem Standort aus und für Arbeiten, die über eine Partnerfirma in einem Hafen erbracht werden, in dem wir keinen Standort unterhalten. Die Bestellung, die wir bei einem Partner aufgeben, enthält dieselbe Anforderung als Bedingung der Bestellung: Der Befund wird gegen das für den Gegenstand geltende Abnahmekriterium erfasst, die vorgefundenen Werte (as found) werden vor jeder Justierung erfasst, der Bericht nennt die Firma und den Techniker, die den Einsatz durchgeführt haben, und kein Teil des Entgelts des Partners hängt davon ab, was der Einsatz feststellt oder was infolgedessen verkauft wird. Eine Firma, die diese Bedingung nicht annimmt, erhält den Auftrag nicht, und ein Partnereinsatz wird vor der Ausstellung nach denselben Maßstäben geprüft wie ein eigener.
Eigentümerstruktur und Konzernbeziehungen
Eine Vetting-Abteilung fragt zuerst, wem das Unternehmen gehört, das den Bericht unterzeichnet, denn eine Beteiligung ist dasjenige Risiko für die Unparteilichkeit, das kein unternehmensinternes Verfahren beherrschen kann. ShipCertify ist ein Unternehmen der Seaway Group. Diese Frage wird auf dieser Seite nicht mit einer Zusicherung beantwortet, denn eine Zusicherung des Unternehmens, nach dem gefragt wird, ist für die fragende Abteilung wenig wert; sie wird durch Offenlegung beantwortet, bezogen auf den Ihnen vorliegenden Leistungsumfang. Jede Beteiligung, gemeinsame Eigentümerschaft, Organstellung oder laufende Liefervereinbarung zwischen uns und einem Hersteller, Schiffseigner, Schiffsmanager, Charterer oder Ausrüstungslieferanten, der ein Interesse am Ergebnis eines Einsatzes hat, wird als Risiko für die Unparteilichkeit behandelt, in der nachstehend beschriebenen Unparteilichkeitsprüfung festgehalten und, soweit sie den angebotenen Leistungsumfang berührt, vor Annahme des Einsatzes schriftlich dargelegt. Eine Einkaufsabteilung, die die für einen Leistungsumfang maßgeblichen Konzernbeziehungen schriftlich benötigt, sollte bereits bei der Anfrage an compliance@shipcertify.com danach fragen; die Antwort wird mit dem Angebot erteilt, für diesen Leistungsumfang und diesen Hafen. Besteht eine solche Beziehung, ist sie ein Risiko, das aktenkundig zu ermitteln und zu beherrschen ist, und keine Tatsache, die wegzulassen wäre.
Wer sich darauf verlässt, dass der Bericht unabhängig ist
Ein Bericht wird nicht nur von demjenigen gelesen, der ihn beauftragt hat. Ein Klassebesichtiger nimmt ihn bei der Besichtigung als Nachweis; ein Hafenstaatkontrolleur entscheidet anhand des Berichts, ob ein Mangel beanstandet oder ein Schiff festgehalten wird; ein P&I-Club und ein Kaskoversicherer stellen anhand des Berichts nach einem Schadensfall fest, in welchem Zustand die Ausrüstung war und wann sie zuletzt nachgewiesen wurde; ein Vetting-Inspektor eines Charterers entscheidet anhand des Berichts, ob das Schiff akzeptabel ist. Jeder von ihnen verlässt sich darauf, dass das Dokument unabhängig von demjenigen ist, der ein bestimmtes Ergebnis wollte. Ein Befund, der einem geschäftlichen Interesse angepasst wurde, ist für sie alle wertlos – und für die Besatzung, die im Ernstfall nach dem Gerät greift, ist er schlimmer als wertlos.
Der Interessenkonflikt, offen benannt
Wir verkaufen das Ersatzteil, und wir prüfen die Anlage, in die es eingebaut wird. Ein Unternehmen, das am Austausch eines Feuerlöschers, einer hydrostatischen Auslösevorrichtung, einer Batterie oder eines Radarbauteils verdient und zugleich darüber entscheidet, ob die Anlage besteht, hat einen strukturellen Interessenkonflikt: Ein Nichtbestehen erzeugt einen Verkauf, ein Bestehen nicht. Das gilt für uns in allen acht Fachgebieten, in denen wir tätig sind, und es gilt unabhängig davon, ob die Ersatzteilbestellung und der Einsatz gemeinsam oder getrennt angeboten werden. Der Konflikt löst sich nicht durch guten Willen auf, und wir werden ihn nicht wegreden. Er wird beherrscht, und das Folgende legt dar, wie – damit ein Leser die Vorkehrungen beurteilen kann, statt eine Zusicherung darüber hinnehmen zu müssen.
Was den Befund vom Verkauf trennt
Four things do the work. A finding is recorded against the instrument and the acceptance criterion that apply to the item — a pressure, an expiry, a tolerance, a load, a functional result — and never against what would be commercially convenient. A failed item is reported with the reason it failed and the evidence for it, whether or not we supply the replacement, and an item that meets the criterion is recorded as meeting it even where a sale was there to be made. The client is free to source a replacement from anyone, and we will still test, certify and record the installation wherever the scope and the applicable instrument allow it. In calibration and instrument work, as-found values are recorded before any adjustment is made, so the document shows the condition the equipment was actually in when we arrived and not only the condition it was left in.
Wie die Menschen bezahlt werden, die die Arbeit ausführen
Der Techniker, der den Mangel feststellt, soll aus der Feststellung nichts gewinnen und aus dem Nichtfeststellen nichts verlieren. Diese Frage reicht über den eingesetzten Techniker hinaus bis zu dem Betriebsleiter, der den Einsatz plant, und den Dokumentationsmitarbeitern, die den Bericht ausstellen. Keiner von ihnen wird auf eine Weise vergütet, die sich mit dem Befund eines Einsatzes verändert: Kein Bestandteil der Vergütung, keine Prämie und keine Provision eines Technikers, eines Betriebsleiters oder eines Dokumentationsmitarbeiters ist an Ersatzteilumsätze, an den Wert eines Angebots oder an das Ergebnis einer Besichtigung geknüpft, und für keine dieser drei Größen wird eine Zielvorgabe gesetzt. Ein Bericht wird auch nicht allein mit der Unterschrift des eingesetzten Technikers ausgestellt. Vor der Ausstellung wird er von einem Betriebsleiter geprüft, der den Einsatz nicht durchgeführt hat, und zwar gegen die Aufzeichnung dessen, was untersucht wurde, welches Prüfmittel verwendet und welches Abnahmekriterium angewendet wurde; ist ein Gegenstand als nicht bestanden erfasst und wird im selben Auftrag ein Ersatz angeboten, führt diese Prüfung ein Betriebsleiter durch, der an dem Angebot nicht beteiligt ist. Anschließend stellen die Dokumentationsmitarbeiter den Bericht aus. Sie ändern keinen Befund: Eine Korrektur kann nur von dem Techniker stammen, der den Befund erhoben hat, oder von dem prüfenden Betriebsleiter, und der Grund wird auf dem Dokument selbst vermerkt.
Wenn ein Kunde um ein Bestanden bittet
Das kommt vor. Das Schiff läuft heute Abend aus, ein Gegenstand ist außerhalb der Prüffrist, der Charterer wartet, und jemand fragt, ob der Bericht nicht anders geschrieben werden könne. Die Antwort lautet Nein, sie ergeht schriftlich an denjenigen, der gefragt hat, und der Befund bleibt bestehen. Ein erfasster Befund wird nicht zurückgenommen, weil er unbequem ist; er wird nur geändert, wenn Nachweise zeigen, dass er unrichtig war – eine Wiederholungsprüfung, ein berichtigter Messwert, ein falsch angewendetes Abnahmekriterium –, und die Änderung und ihr Grund werden auf dem Dokument selbst vermerkt. Wir verlieren lieber den Auftrag, als ein Dokument auszustellen, das ein Besichtiger, ein Versicherer oder ein Ermittler später als unwahr erkennen würde. Eine Aufforderung, einen Befund zu ändern, wird noch am Tag ihrer Äußerung in der Auftragsakte erfasst – mit Schiff, Hafen, wer gefragt hat und worum gebeten wurde – und einem Betriebsleiter vorgelegt, der an dem Einsatz nicht beteiligt war. Dieser Betriebsleiter antwortet dem Fragenden schriftlich innerhalb von 12 Stunden, solange das Schiff noch längsseits liegt, andernfalls innerhalb von zwei Arbeitstagen; die Aufzeichnung wird aufbewahrt, gleich ob die Aufforderung weiterverfolgt wird oder nicht. Wird sie nach dieser Antwort weiterverfolgt, werden weitere Besichtigungs-, Prüf- und Zertifizierungsleistungen für diesen Kunden abgelehnt, bis ein Betriebsleiter, der die Kundenbeziehung nicht betreut, den Vorgang geprüft hat; und eine Ersatzteilbestellung wird niemals gegen einen Befund aufgerechnet. Jede solche Aufzeichnung wird bei der Unparteilichkeitsprüfung gelesen.
Wo wir die Grenze ziehen und wann ein anderer Anbieter zu beauftragen ist
We will supply parts to a vessel and also inspect, test or certify the equipment they are fitted to, and we say so on this page rather than routing the two through separate names to look independent. Where a standard, a flag administration, a class society or the client’s own procedure requires the inspection, thorough examination or certification to be carried out by a body independent of the supplier, we do not offer both on that scope: the inspection should be placed with another supplier, and we will supply the parts and support the attendance without touching the finding. If full separation is what a procurement department wants for its own reasons, that is a legitimate requirement and it costs nothing to state at enquiry stage — we will quote the parts alone or the attendance alone. Saying this loses us work, and it is the only honest answer to the question.
Einen Hinweis zur Unparteilichkeit geben
Jeder kann einen Befund beanstanden oder den Hinweis geben, dass ein geschäftliches Interesse ihn beeinflusst hat – ein Kapitän oder Superintendent, ein Eigner oder Manager, ein Klassebesichtiger, ein im Wettbewerb stehender Lieferant, ein Hafenagent oder einer unserer eigenen Mitarbeiter. Schreiben Sie an compliance@shipcertify.com unter Angabe von Schiff, Hafen, Einsatzdatum und der Berichts- oder Bescheinigungsnummer. Der Hinweis wird nach dem Beschwerde- und Einspruchsverfahren auf dieser Website bearbeitet, das festlegt, wer einen Einspruch überprüft, welche Unabhängigkeit von dieser Person verlangt wird und welche Fristen für die Eingangsbestätigung und für die Antwort gelten. Niemandem entstehen Nachteile daraus, dass er aufgrund hinreichender Anhaltspunkte einen Hinweis gibt – unsere eigenen Techniker eingeschlossen –, und das gilt auch dann, wenn sich der Hinweis als nicht begründet erweist.
Akkreditierungsstatus
ISO/IEC 17020 verlangt von einer Inspektionsstelle, die Risiken für ihre Unparteilichkeit fortlaufend zu ermitteln – einschließlich der Risiken, die sich aus ihren Tätigkeiten, aus ihren Beziehungen und aus den Beziehungen ihres Personals ergeben – und darlegen zu können, wie sie diese ausschließt oder auf ein Mindestmaß beschränkt. ISO/IEC 17025 verlangt von einem Kalibrierlaboratorium, unparteilich zu sein und so aufgebaut und geleitet zu werden, dass die Unparteilichkeit gewahrt bleibt. Diese Seite ist an diesen Grundsätzen ausgerichtet; sie ist keine Behauptung, nach einer dieser beiden Normen akkreditiert zu sein. Was für einen bestimmten Leistungsumfang gilt, wird für diesen Leistungsumfang schriftlich beantwortet und nicht auf einer Marketingseite. Soweit eine Zulassung oder eine Akkreditierung für einen angebotenen Leistungsumfang gilt, werden die zugehörigen Nachweise auf Anfrage mit dem Angebot bereitgestellt, für diesen Leistungsumfang und diesen Hafen, unter Nennung des betreffenden Instruments, der Stelle, die es erteilt hat, und der Fundstelle, unter der es im öffentlichen Register eben dieser Stelle überprüft werden kann – dort sollte ein Käufer es nachprüfen und nicht auf der Website eines Anbieters. Nichts auf dieser Seite besagt, dass eine solche Zulassung oder Akkreditierung vorliegt.
Verantwortlichkeit und Überprüfung
Die Risiken für die Unparteilichkeit ändern sich, wenn sich das Geschäft ändert; sie werden deshalb erneut ermittelt, sobald eine Leistungssparte hinzukommt, ein Standort eröffnet wird, ein Partner in das Netzwerk aufgenommen wird oder eine Liefervereinbarung mit einem Hersteller geschlossen wird. Diese Erklärung wird mindestens alle 12 Monate überprüft und außerhalb des Turnus, wenn einer dieser Fälle eintritt. Die Verantwortung dafür liegt bei dem für Compliance zuständigen Betriebsleiter, der weder für den Ersatzteilverkauf noch für die Gewinnung der überprüften Aufträge zuständig ist. Die Überprüfung bleibt nicht dieser einen Person überlassen: Sie wird zusammen mit zwei weiteren Betriebsleitern von verschiedenen Standorten durchgeführt, von denen keiner die geprüften Kundenbeziehungen betreut, und sie erfasst jeden nach dem Beschwerde- und Einspruchsverfahren gegebenen Hinweis zur Unparteilichkeit, jede erfasste Aufforderung, einen Befund zu ändern, und jede oben unter „Eigentümerstruktur und Konzernbeziehungen“ ermittelte Beziehung. Was die Überprüfung entscheidet und was daraufhin geändert wird, wird mit Datum festgehalten.
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