Onpartijdigheid en onafhankelijkheid
Hoe een bedrijf dat onderdelen levert en tevens de apparatuur waarin die onderdelen worden gemonteerd inspecteert, test en certificeert, de bevinding gescheiden houdt van de verkoop.
Ons vaste standpunt
ShipCertify inspecteert, test, kalibreert en onderhoudt apparatuur aan boord van commerciële schepen, en geeft rapporten en onderhouds- of testcertificaten af voor het verrichte werk. Daarnaast levert zij de onderdelen en verbruiksartikelen die die apparatuur nodig heeft. Beide worden gescheiden gehouden op het enige punt dat iets beslist: wat als bevinding wordt vastgelegd, en of een item aan het acceptatiecriterium voldoet. Een rapport of certificaat vermeldt wat is onderzocht, getest, onderhouden of gekalibreerd, op welke datum, met welk instrument en tegen welk criterium, en het zegt hetzelfde, wie de vervanging ook levert. Dit geldt voor werk dat vanuit onze eigen zes servicevestigingen wordt uitgevoerd, voor regionale mobilisatie van onze technici vanuit een vestiging, en voor werk dat wordt geleverd via een partnerbedrijf in een haven waar wij geen vestiging hebben. De order die wij bij een partner plaatsen, bevat dezelfde eis als voorwaarde van de order: de bevinding wordt vastgelegd tegen het acceptatiecriterium dat op het item van toepassing is, de aangetroffen waarden worden vastgelegd vóór enige bijstelling, het rapport vermeldt het bedrijf en de technicus die aan boord is geweest, en geen enkel deel van de vergoeding van de partner hangt af van wat het bezoek aan boord aantreft of van wat als gevolg daarvan wordt verkocht. Een bedrijf dat die voorwaarde niet wil aanvaarden, krijgt het werk niet, en een bezoek aan boord door een partner wordt vóór afgifte op dezelfde voorwaarden beoordeeld als dat van onszelf.
Eigendom en groepsrelaties
Een vettingafdeling vraagt als eerste wie eigenaar is van het bedrijf dat het rapport ondertekent, omdat een aandelenbelang het risico voor de onpartijdigheid is dat geen enkele procedure binnen het bedrijf kan beheersen. ShipCertify is een onderneming van de Seaway Group. Die vraag wordt op deze pagina niet beantwoord met een verzekering, omdat een verzekering van het bedrijf waarnaar gevraagd wordt weinig waard is voor de afdeling die de vraag stelt; zij wordt beantwoord door openbaarmaking, voor de werkomvang die u voor u hebt. Elk aandelenbelang, elke gemeenschappelijke eigendom, elk bestuurderschap en elke doorlopende leveringsafspraak tussen ons en een fabrikant, reder, scheepsmanager, bevrachter of leverancier van apparatuur die belang heeft bij de uitkomst van een bezoek aan boord, wordt behandeld als een risico voor de onpartijdigheid, vastgelegd in de hieronder beschreven onpartijdigheidsbeoordeling, en schriftelijk uiteengezet voordat het bezoek aan boord wordt aanvaard, voor zover dit van invloed is op de geoffreerde werkomvang. Een inkoopafdeling die de groepsrelaties die op een werkomvang van invloed zijn schriftelijk vastgelegd wil hebben, dient daarnaar te vragen in het aanvraagstadium, bij compliance@shipcertify.com; het antwoord wordt bij de offerte gegeven, voor die werkomvang en die haven. Bestaat een dergelijke relatie, dan is zij een risico dat aantoonbaar wordt geïdentificeerd en beheerst, en niet een feit dat wordt weggelaten.
Wie erop vertrouwt dat het rapport onafhankelijk is
Een rapport wordt niet alleen gelezen door degene die het heeft besteld. Een klasse-inspecteur neemt het als bewijs bij de survey; een havenstaatcontroleur gebruikt het om te beslissen of een tekortkoming wordt vastgesteld of een schip wordt aangehouden; een P&I-club en een cascoverzekeraar gebruiken het na een schadegeval om vast te stellen in welke staat de apparatuur verkeerde en wanneer zij voor het laatst is beproefd; een vettinginspecteur van een bevrachter gebruikt het om te beslissen of het schip aanvaardbaar is. Ieder van hen vertrouwt erop dat het document onafhankelijk is van wie dan ook die een bepaalde uitkomst wenste. Een bevinding die is geschreven om een commercieel belang te dienen, is voor hen allen waardeloos, en zij is erger dan waardeloos voor de bemanning die naar de uitrusting grijpt wanneer het erop aankomt.
Het belangenconflict, onomwonden gesteld
Wij verkopen het onderdeel en wij testen het systeem waarin het wordt gemonteerd. Een bedrijf dat verdient aan het vervangen van een blusser, een hydrostatische ontkoppeling, een accu of een radarcomponent, en dat tevens beslist of de installatie wordt goedgekeurd, heeft een structureel belangenconflict: een afkeuring levert een verkoop op en een goedkeuring niet. Dat geldt voor ons in alle acht disciplines waarin wij werken, en het geldt ongeacht of de onderdelenorder en het bezoek aan boord samen dan wel afzonderlijk worden geoffreerd. Het conflict lost niet op door goede bedoelingen, en wij zullen het niet wegredeneren. Het wordt beheerst, en hierna wordt uiteengezet hoe, zodat een lezer de regeling kan beoordelen in plaats van een verzekering daarover aan te nemen.
Wat de bevinding scheidt van de verkoop
Four things do the work. A finding is recorded against the instrument and the acceptance criterion that apply to the item — a pressure, an expiry, a tolerance, a load, a functional result — and never against what would be commercially convenient. A failed item is reported with the reason it failed and the evidence for it, whether or not we supply the replacement, and an item that meets the criterion is recorded as meeting it even where a sale was there to be made. The client is free to source a replacement from anyone, and we will still test, certify and record the installation wherever the scope and the applicable instrument allow it. In calibration and instrument work, as-found values are recorded before any adjustment is made, so the document shows the condition the equipment was actually in when we arrived and not only the condition it was left in.
Hoe de mensen die het werk doen worden beloond
De technicus die het gebrek constateert, hoort niets te winnen te hebben bij het constateren ervan, en niets te verliezen bij het niet constateren ervan. Die vraag reikt verder dan de technicus aan boord: zij raakt ook de operationeel directeur die het bezoek aan boord plant en de documentatiemedewerkers die het rapport afgeven. Geen van hen wordt beloond op een wijze die meebeweegt met wat een bezoek aan boord aantreft: geen enkel bestanddeel van beloning, bonus of commissie voor een technicus, een operationeel directeur of documentatiemedewerkers is gekoppeld aan onderdelenverkoop, aan de waarde van een offerte of aan de uitkomst van een inspectie, en voor geen van die drie zaken wordt een doelstelling vastgesteld. Evenmin wordt een rapport afgegeven op de handtekening van de aanwezige technicus alleen. Vóór afgifte wordt het gecontroleerd door een operationeel directeur die het bezoek aan boord niet heeft uitgevoerd, aan de hand van de vastlegging van wat is onderzocht, het gebruikte instrument en het toegepaste acceptatiecriterium; wanneer een item als afgekeurd is vastgelegd en op dezelfde opdracht een vervanging wordt geoffreerd, wordt die controle uitgevoerd door een operationeel directeur die geen aandeel heeft in de offerte. De documentatiemedewerkers geven het vervolgens af. Zij wijzigen geen bevinding: een correctie kan uitsluitend komen van de technicus die haar heeft gedaan of van de beoordelende directeur, en de reden wordt op het document zelf vastgelegd.
Wanneer een klant om een goedkeuring vraagt
Het komt voor. Het schip vertrekt vanavond, een item is buiten de beproevingstermijn, de bevrachter wacht, en iemand vraagt of het rapport ook anders kan worden opgesteld. Het antwoord is nee, het wordt schriftelijk gegeven aan degene die het vroeg, en de bevinding blijft staan. Een vastgelegde bevinding wordt niet ingetrokken omdat zij ongelegen komt; zij wordt uitsluitend gewijzigd wanneer bewijs aantoont dat zij onjuist was — een herhaalde beproeving, een gecorrigeerde meetwaarde, een verkeerd toegepast acceptatiecriterium — en de wijziging en de reden daarvoor worden op het document zelf vastgelegd. Wij verliezen liever de order dan een document af te geven waarvan een inspecteur, een verzekeraar of een onderzoeker later zou vaststellen dat het onwaar is. Een verzoek om een bevinding te wijzigen wordt nog dezelfde dag waarop het wordt gedaan in het opdrachtdossier vastgelegd, met het schip, de haven, wie het vroeg en wat er werd gevraagd, en het gaat naar een operationeel directeur die geen aandeel had in het bezoek aan boord. Die directeur antwoordt degene die het vroeg schriftelijk binnen 12 uur zolang het schip nog langszij ligt, en anders binnen twee werkdagen, en de vastlegging blijft bewaard, ongeacht of het verzoek verder wordt doorgezet. Wordt het na dat antwoord doorgezet, dan wordt verder inspectie-, beproevings- en certificeringswerk voor die klant geweigerd totdat een operationeel directeur die de klantrelatie niet beheert de zaak heeft beoordeeld, en een onderdelenorder wordt nooit verhandeld tegen een bevinding. Elke dergelijke vastlegging wordt bij de onpartijdigheidsbeoordeling gelezen.
Waar wij de grens trekken, en wanneer een andere leverancier aangewezen is
We will supply parts to a vessel and also inspect, test or certify the equipment they are fitted to, and we say so on this page rather than routing the two through separate names to look independent. Where a standard, a flag administration, a class society or the client’s own procedure requires the inspection, thorough examination or certification to be carried out by a body independent of the supplier, we do not offer both on that scope: the inspection should be placed with another supplier, and we will supply the parts and support the attendance without touching the finding. If full separation is what a procurement department wants for its own reasons, that is a legitimate requirement and it costs nothing to state at enquiry stage — we will quote the parts alone or the attendance alone. Saying this loses us work, and it is the only honest answer to the question.
Een melding over onpartijdigheid doen
Eenieder mag een bevinding betwisten, of melden dat een commercieel belang op een bevinding van invloed is geweest — een kapitein of superintendent, een eigenaar of manager, een klasse-inspecteur, een concurrerende leverancier, een havenagent, of een van onze eigen mensen. Schrijf naar compliance@shipcertify.com onder vermelding van het schip, de haven, de datum van het bezoek aan boord en het rapport- of certificaatnummer. De melding wordt behandeld volgens de klachten- en beroepsprocedure op deze site, waarin is vastgelegd wie een beroep beoordeelt, welke onafhankelijkheid van die beoordelaar wordt verlangd, en welke termijnen gelden voor bevestiging en voor een antwoord. Niemand wordt bestraft voor het doen van een melding op redelijke gronden, onze eigen technici daaronder begrepen, en dat geldt ook wanneer de melding uiteindelijk niet gegrond blijkt.
Accreditatiestatus
ISO/IEC 17020 verlangt van een inspectie-instelling dat zij de risico’s voor haar onpartijdigheid doorlopend identificeert — met inbegrip van risico’s die voortvloeien uit haar activiteiten, uit haar relaties en uit de relaties van haar personeel — en dat zij kan aantonen hoe zij die wegneemt of tot een minimum beperkt. ISO/IEC 17025 verlangt van een kalibratielaboratorium dat het onpartijdig is en zodanig is gestructureerd en wordt bestuurd dat de onpartijdigheid is gewaarborgd. Deze pagina is geschreven tegen de achtergrond van die beginselen; zij is geen bewering dat wij voor een van beide normen geaccrediteerd zijn. Wat op een bepaalde werkomvang van toepassing is, wordt voor die werkomvang schriftelijk beantwoord, en niet op een marketingpagina. Voor zover een bevoegdheid of accreditatie van toepassing is op een geoffreerde werkomvang, wordt de documentatie daarvan op verzoek bij de offerte verstrekt, voor die werkomvang en die haven, met vermelding van het instrument, de autoriteit die het heeft verleend en het kenmerk waaronder het kan worden gecontroleerd in het eigen openbare register van die autoriteit — en dat is de plaats waar een inkoper het behoort te verifiëren, en niet op de website van een leverancier. Niets op deze pagina stelt dat wij er ook maar één houden.
Verantwoordelijkheid en herziening
De risico’s voor de onpartijdigheid veranderen wanneer de onderneming verandert, en daarom worden zij opnieuw geïdentificeerd telkens wanneer een dienstenlijn wordt toegevoegd, een vestiging opengaat, een partner tot het netwerk toetreedt, of een leveringsafspraak met een fabrikant tot stand komt. Deze verklaring wordt ten minste elke 12 maanden herzien, en buiten de cyclus wanneer een van die gebeurtenissen zich voordoet. De verantwoordelijkheid daarvoor berust bij de operationeel directeur die verantwoordelijk is voor compliance, die geen verantwoordelijkheid draagt voor onderdelenverkoop en evenmin voor het verwerven van het werk dat wordt beoordeeld. De beoordeling wordt niet aan die ene persoon overgelaten: zij wordt uitgevoerd samen met twee andere operationeel directeuren van verschillende vestigingen, van wie geen van beiden de onderzochte klantrelaties beheert, en zij omvat elke melding over onpartijdigheid die onder de klachten- en beroepsprocedure is gedaan, elk vastgelegd verzoek om een bevinding te wijzigen, en elke relatie die hierboven onder eigendom en groepsrelaties is geïdentificeerd. Wat de beoordeling besluit, en wat als gevolg daarvan wordt gewijzigd, wordt met de datum daarvan vastgelegd.
Laatst bijgewerkt: