Imparcialidad e independencia
Cómo una empresa que suministra repuestos y que además inspecciona, prueba y certifica los equipos a los que esos repuestos van destinados mantiene el hallazgo separado de la venta.
La posición permanente
ShipCertify inspecciona, prueba, calibra y realiza el mantenimiento de equipos a bordo de buques mercantes, y emite informes y certificados de mantenimiento o de prueba por el trabajo realizado. También suministra los repuestos y consumibles que esos equipos necesitan. Las dos actividades se mantienen separadas en el único punto que decide algo: lo que se registra como encontrado, y si un elemento cumple el criterio de aceptación. Un informe o certificado declara qué se examinó, probó, mantuvo o calibró, en qué fecha, contra qué instrumento y contra qué criterio, y dice lo mismo sea quien sea quien suministre el repuesto. Esto vale para el trabajo realizado desde nuestras seis bases de servicio propias, para la movilización regional de nuestros técnicos desde una base, y para el trabajo prestado a través de una empresa colaboradora en un puerto donde no tenemos base. El pedido que hacemos a una colaboradora lleva el mismo requisito como condición del pedido: el hallazgo se registra contra el criterio de aceptación aplicable al elemento, los valores tal como se encontraron («as-found») se registran antes de cualquier ajuste, el informe nombra a la empresa y al técnico que asistieron, y ninguna parte de los honorarios de la colaboradora depende de lo que la asistencia encuentre ni de lo que se venda como consecuencia de ella. A una empresa que no acepte esa condición no se le da el trabajo, y una asistencia de una colaboradora se revisa antes de la emisión en los mismos términos que las nuestras.
Propiedad y relaciones de grupo
Un departamento de vetting pregunta primero quién es el propietario de la empresa que firma el informe, porque una participación accionarial es el riesgo para la imparcialidad que ningún procedimiento interno de la empresa puede controlar. ShipCertify es una empresa de Seaway Group. Esa pregunta no se contesta en esta página con una afirmación tranquilizadora, porque una afirmación dada por la propia empresa sobre la que se pregunta vale poco para el departamento que pregunta; se contesta mediante revelación, para el alcance que usted tiene delante. Toda participación accionarial, propiedad común, cargo de administrador o acuerdo de suministro permanente entre nosotros y un fabricante, un armador, un gestor naval, un fletador o un proveedor de equipos con interés en el resultado de una asistencia se trata como un riesgo para la imparcialidad, se registra en la revisión de imparcialidad descrita más abajo, y se hace constar por escrito antes de aceptar la asistencia cuando incide en el alcance cotizado. Un departamento de compras que necesite por escrito las relaciones de grupo que inciden en un alcance debe pedirlo en la fase de consulta, a compliance@shipcertify.com, y la respuesta se da con la cotización, para ese alcance y ese puerto. Cuando tal relación existe, es un riesgo que debe identificarse y controlarse dejando constancia, no un hecho que deba omitirse.
Quién confía en que el informe sea independiente
Un informe no lo lee solo la persona que lo encargó. Un inspector de la sociedad de clasificación lo toma como evidencia en el reconocimiento; un oficial de supervisión por el Estado rector del puerto lo usa para decidir si se levanta una deficiencia o se detiene un buque; un club de P&I y un asegurador de casco lo usan tras un siniestro para establecer en qué condición estaba el equipo y cuándo se probó por última vez; un inspector de vetting de un fletador lo usa para decidir si el buque es aceptable. Todos ellos confían en que el documento sea independiente de quienquiera que deseara un resultado determinado. Un hallazgo redactado para convenir a un interés comercial no vale nada para ninguno de ellos, y vale menos que nada para la tripulación que echará mano del dispositivo cuando importe.
El conflicto, dicho con claridad
Vendemos el repuesto y probamos el sistema al que va destinado. Una empresa que obtiene beneficio al sustituir un extintor, una unidad de liberación hidrostática, una batería o un componente de radar, y que además decide si la instalación resulta apta, tiene un conflicto de intereses estructural: un fallo genera una venta y un apto no. Eso es cierto de nosotros en las ocho disciplinas en las que trabajamos, y es cierto tanto si el pedido de repuestos y la asistencia se cotizan juntos como por separado. El conflicto no se disuelve con buenas intenciones, y no vamos a hacerlo desaparecer a base de afirmaciones. Se gestiona, y lo que sigue expone cómo, para que el lector pueda juzgar el arreglo en lugar de aceptar una garantía sobre él.
Qué separa el hallazgo de la venta
Four things do the work. A finding is recorded against the instrument and the acceptance criterion that apply to the item — a pressure, an expiry, a tolerance, a load, a functional result — and never against what would be commercially convenient. A failed item is reported with the reason it failed and the evidence for it, whether or not we supply the replacement, and an item that meets the criterion is recorded as meeting it even where a sale was there to be made. The client is free to source a replacement from anyone, and we will still test, certify and record the installation wherever the scope and the applicable instrument allow it. In calibration and instrument work, as-found values are recorded before any adjustment is made, so the document shows the condition the equipment was actually in when we arrived and not only the condition it was left in.
Cómo se remunera a quienes hacen el trabajo
El técnico que encuentra el defecto no debe tener nada que ganar por encontrarlo, ni nada que perder por no encontrarlo. Esa cuestión va más allá del técnico que asiste y alcanza al director de operaciones que planifica la asistencia y al personal de documentación que emite el informe. A ninguno de ellos se le paga de una manera que se mueva con lo que una asistencia encuentre: ningún elemento del salario, de la prima o de la comisión de un técnico, de un director de operaciones o del personal de documentación está vinculado a las ventas de repuestos, al valor de una cotización ni al resultado de una inspección, y no se fija objetivo alguno para ninguna de esas tres cosas. Un informe tampoco se emite con la sola firma del técnico que asistió. Antes de su emisión lo comprueba un director de operaciones que no realizó la asistencia, contra el registro de lo que se examinó, el instrumento utilizado y el criterio de aceptación aplicado; cuando un elemento queda registrado como no apto y se cotiza un repuesto en el mismo trabajo, esa comprobación la hace un director de operaciones sin parte alguna en la cotización. El personal de documentación lo emite entonces. No alteran un hallazgo: una corrección solo puede venir del técnico que lo hizo o del director que revisa, y el motivo se hace constar en el propio documento.
Cuando un cliente pide un apto
Ocurre. El buque zarpa esta noche, un elemento tiene la prueba vencida, el fletador espera, y alguien pregunta si el informe puede redactarse de otra manera. La respuesta es no, se da por escrito a la persona que lo pidió, y el hallazgo se mantiene. Un hallazgo registrado no se retira porque resulte inconveniente; se modifica solo cuando la evidencia demuestra que era erróneo — una prueba repetida, una lectura corregida, un criterio de aceptación aplicado por error — y la modificación y su motivo se hacen constar en el propio documento. Preferimos perder el pedido antes que emitir un documento que un inspector, un asegurador o un investigador concluiría después que no es cierto. Una solicitud de cambiar un hallazgo se registra en el expediente del trabajo el mismo día en que se hace, con el buque, el puerto, quién pidió y qué se pidió, y pasa a un director de operaciones que no tuvo parte en la asistencia. Ese director contesta por escrito a la persona que pidió dentro de las 12 horas mientras el buque siga atracado, y dentro de dos días hábiles en los demás casos, y el registro se conserva tanto si se insiste en la solicitud como si no. Cuando se insiste después de esa contestación, se declina más trabajo de inspección, prueba y certificación para ese cliente hasta que lo haya revisado un director de operaciones que no lleva esa cuenta, y un pedido de repuestos nunca se intercambia por un hallazgo. Cada registro de este tipo se lee en la revisión de imparcialidad.
Dónde trazamos la línea, y cuándo recurrir a otro proveedor
We will supply parts to a vessel and also inspect, test or certify the equipment they are fitted to, and we say so on this page rather than routing the two through separate names to look independent. Where a standard, a flag administration, a class society or the client’s own procedure requires the inspection, thorough examination or certification to be carried out by a body independent of the supplier, we do not offer both on that scope: the inspection should be placed with another supplier, and we will supply the parts and support the attendance without touching the finding. If full separation is what a procurement department wants for its own reasons, that is a legitimate requirement and it costs nothing to state at enquiry stage — we will quote the parts alone or the attendance alone. Saying this loses us work, and it is the only honest answer to the question.
Plantear una preocupación sobre la imparcialidad
Cualquiera puede impugnar un hallazgo, o plantear la preocupación de que un interés comercial influyó en uno — un capitán o un superintendente, un armador o un gestor, un inspector de la sociedad de clasificación, un proveedor competidor, un agente portuario, o uno de los nuestros. Escriba a compliance@shipcertify.com indicando el buque, el puerto, la fecha de la asistencia y el número del informe o del certificado. Se tramita conforme al procedimiento de quejas y apelaciones de este sitio, que establece quién revisa una apelación, la independencia exigida a ese revisor, y los plazos para el acuse de recibo y para una contestación. Nadie es penalizado por plantear una preocupación con motivos razonables, incluidos nuestros propios técnicos, y eso se mantiene cuando la preocupación resulta no quedar acreditada.
Situación en materia de acreditación
La norma ISO/IEC 17020 exige a un organismo de inspección identificar de forma continua los riesgos para su imparcialidad — incluidos los riesgos derivados de sus actividades, de sus relaciones y de las relaciones de su personal — y poder demostrar cómo los elimina o los minimiza. La norma ISO/IEC 17025 exige que un laboratorio de calibración sea imparcial, y que esté estructurado y gestionado de modo que la imparcialidad quede salvaguardada. Esta página está redactada conforme a esos principios; no es una afirmación de estar acreditados con arreglo a ninguna de las dos normas. Lo que aplica a un alcance concreto se contesta para ese alcance, por escrito, y no en una página de marketing. Cuando una autorización o acreditación aplica a un alcance cotizado, su documentación se facilita previa solicitud junto con la cotización, para ese alcance y ese puerto, nombrando el instrumento, la autoridad que lo otorgó y la referencia bajo la cual puede comprobarse en el registro público de esa misma autoridad — que es donde un comprador debe verificarlo, y no en el sitio web de un proveedor. Nada en esta página afirma que se posea ninguna.
Titularidad y revisión
Los riesgos para la imparcialidad cambian cuando cambia el negocio, así que se identifican de nuevo siempre que se añade una línea de servicio, se abre una base, una colaboradora entra en la red o se pone en marcha un acuerdo de suministro con un fabricante. Esta declaración se revisa al menos cada 12 meses, y fuera de ciclo cuando ocurre cualquiera de esas circunstancias. La responsabilidad de esta declaración recae en el director de operaciones responsable del cumplimiento, que no tiene responsabilidad alguna sobre las ventas de repuestos ni sobre la captación del trabajo objeto de revisión. La revisión no se deja a esa sola persona: se lleva a cabo con otros dos directores de operaciones de bases distintas, ninguno de los cuales lleva las cuentas examinadas, y abarca cada preocupación de imparcialidad planteada conforme al procedimiento de quejas y apelaciones, cada solicitud registrada de cambiar un hallazgo, y cada relación identificada conforme al apartado de propiedad y relaciones de grupo anterior. Lo que la revisión decide, y lo que se cambia como resultado, queda registrado con su fecha.
Última actualización: