Upartiskhet og uavhengighet
Hvordan et selskap som leverer deler og som også inspiserer, tester og sertifiserer det utstyret delene går inn i, holder funnet atskilt fra salget.
Det faste standpunktet
ShipCertify inspiserer, tester, kalibrerer og vedlikeholder utstyr om bord på kommersielle fartøyer, og utsteder rapporter og service- eller testsertifikater for det arbeidet som er utført. Selskapet leverer også de delene og det forbruksmateriellet dette utstyret trenger. De to holdes atskilt på det ene punktet som avgjør noe: hva som registreres som funnet, og om en gjenstand oppfyller akseptkriteriet. En rapport eller et sertifikat angir hva som ble undersøkt, testet, vedlikeholdt eller kalibrert, på hvilken dato, mot hvilket instrument og mot hvilket kriterium, og det sier det samme uansett hvem som leverer erstatningsdelen. Dette gjelder for arbeid utført fra våre egne seks servicebaser, for regional mobilisering av våre teknikere fra en base, og for arbeid levert gjennom et partnerfirma i en havn der vi ikke har noen base. Ordren vi legger hos en partner, bærer det samme kravet som et vilkår for ordren: funnet registreres mot det akseptkriteriet som gjelder for gjenstanden, verdiene slik de ble funnet, registreres før enhver justering, rapporten navngir firmaet og teknikeren som utførte oppdraget, og ingen del av partnerens honorar avhenger av hva oppdraget finner eller av hva som selges som følge av det. Et firma som ikke vil godta det vilkåret, får ikke arbeidet, og et partneroppdrag gjennomgås før utstedelse på de samme vilkårene som våre egne.
Eierskap og konsernforhold
En vettingavdeling spør først hvem som eier selskapet som signerer rapporten, fordi et eierskap er den risikoen for upartiskheten som ingen prosedyre internt i selskapet kan kontrollere. ShipCertify er et selskap i Seaway Group. Det spørsmålet besvares ikke på denne siden med en forsikring, fordi en forsikring gitt av selskapet det spørres om, er lite verdt for avdelingen som spør; det besvares ved opplysning, for det omfanget du har foran deg. Enhver aksjepost, felles eierskap, styreverv eller løpende leveranseavtale mellom oss og en produsent, skipseier, skipsforvalter, befrakter eller utstyrsleverandør med interesse i utfallet av et oppdrag, behandles som en risiko for upartiskheten, registreres i upartiskhetsgjennomgangen som er beskrevet nedenfor, og angis skriftlig før oppdraget aksepteres der den har betydning for det omfanget det er gitt tilbud på. En innkjøpsavdeling som trenger de konsernforholdene som har betydning for et omfang, angitt skriftlig, bør spørre på forespørselsstadiet, til compliance@shipcertify.com, og svaret gis sammen med tilbudet, for det omfanget og den havnen. Der et slikt forhold foreligger, er det en risiko som skal identifiseres og kontrolleres i dokumentasjonen, ikke et faktum som skal utelates.
Hvem som er avhengig av at rapporten er uavhengig
En rapport leses ikke bare av den som bestilte den. En klasseinspektør legger den til grunn som dokumentasjon ved besiktelse; en havnestatskontrollør bruker den til å avgjøre om et avvik skal registreres eller et skip holdes tilbake; en P&I-klubb og en skrogassurandør bruker den etter en hendelse til å fastslå hvilken tilstand utstyret var i og når det sist ble prøvd; en befrakters vettinginspektør bruker den til å avgjøre om fartøyet er akseptabelt. Hver enkelt av dem er avhengig av at dokumentet er uavhengig av den som ønsket et bestemt utfall. Et funn som er skrevet for å passe en kommersiell interesse, er verdiløst for dem alle, og det er verre enn verdiløst for besetningen som skal gripe etter utstyret når det gjelder.
Interessekonflikten, sagt rett ut
Vi selger delen, og vi tester systemet den går inn i. Et selskap som tjener på å skifte ut et brannslokkingsapparat, en hydrostatisk utløserenhet, et batteri eller en radarkomponent, og som også avgjør om installasjonen godkjennes, har en strukturell interessekonflikt: et ikke bestått resultat gir et salg, mens et bestått resultat ikke gjør det. Det gjelder oss innenfor alle de åtte fagområdene vi arbeider i, og det gjelder uansett om deleordren og oppdraget prises i samme tilbud eller hver for seg. Konflikten løses ikke opp av gode hensikter, og vi vil ikke bortforklare den. Den håndteres, og det som følger, angir hvordan, slik at en leser kan bedømme ordningen i stedet for å godta en forsikring om den.
Hva som skiller funnet fra salget
Four things do the work. A finding is recorded against the instrument and the acceptance criterion that apply to the item — a pressure, an expiry, a tolerance, a load, a functional result — and never against what would be commercially convenient. A failed item is reported with the reason it failed and the evidence for it, whether or not we supply the replacement, and an item that meets the criterion is recorded as meeting it even where a sale was there to be made. The client is free to source a replacement from anyone, and we will still test, certify and record the installation wherever the scope and the applicable instrument allow it. In calibration and instrument work, as-found values are recorded before any adjustment is made, so the document shows the condition the equipment was actually in when we arrived and not only the condition it was left in.
Hvordan de som utfører arbeidet, avlønnes
Teknikeren som finner feilen, skal ikke ha noe å vinne på å finne den, og ikke noe å tape på ikke å finne den. Det spørsmålet strekker seg forbi teknikeren som utfører oppdraget, til driftsdirektøren som planlegger oppdraget og til dokumentasjonsmedarbeiderne som utsteder rapporten. Ingen av dem avlønnes på en måte som varierer med hva et oppdrag finner: ingen del av lønn, bonus eller provisjon for en tekniker, en driftsdirektør eller dokumentasjonsmedarbeidere er knyttet til delesalg, til verdien av et tilbud eller til utfallet av en inspeksjon, og det settes ingen mål for noen av de tre tingene. En rapport utstedes heller ikke på signaturen til den utførende teknikeren alene. Før utstedelse kontrolleres den av en driftsdirektør som ikke utførte oppdraget, mot dokumentasjonen av hva som ble undersøkt, hvilket instrument som ble brukt og hvilket akseptkriterium som ble anvendt; der en gjenstand er registrert som ikke bestått og en erstatning prises i samme oppdrag, utføres den kontrollen av en driftsdirektør uten del i tilbudet. Dokumentasjonsmedarbeiderne utsteder den deretter. De endrer ikke et funn: en retting kan bare komme fra teknikeren som gjorde funnet, eller fra den kontrollerende direktøren, og grunnen registreres i selve dokumentet.
Når en kunde ber om et bestått resultat
Det forekommer. Fartøyet seiler i kveld, en gjenstand er ute av test, befrakteren venter, og noen spør om rapporten kan skrives på en annen måte. Svaret er nei, det gis skriftlig til den som spurte, og funnet står. Et registrert funn trekkes ikke tilbake fordi det er ubeleilig; det endres bare der dokumentasjon viser at det var galt – en gjentatt test, en korrigert måleverdi, et feil anvendt akseptkriterium – og endringen og grunnen til den registreres i selve dokumentet. Vi vil heller miste ordren enn å utstede et dokument som en inspektør, en assurandør eller en etterforsker senere ville finne å være usant. En anmodning om å endre et funn registreres på oppdragsmappen samme dag den fremsettes, med fartøyet, havnen, hvem som ba om det og hva som ble bedt om, og den går til en driftsdirektør som ikke hadde noen del i oppdraget. Den direktøren svarer den som spurte, skriftlig innen 12 timer så lenge fartøyet fortsatt ligger til kai, og ellers innen to arbeidsdager, og dokumentasjonen beholdes uansett om anmodningen forfølges videre eller ikke. Forfølges den etter det svaret, avslås videre inspeksjons-, test- og sertifiseringsarbeid for den kunden inntil en driftsdirektør som ikke har kundeansvaret, har gjennomgått saken, og en deleordre byttes aldri mot et funn. Hver slik registrering leses ved upartiskhetsgjennomgangen.
Hvor vi setter grensen, og når du bør bruke en annen leverandør
We will supply parts to a vessel and also inspect, test or certify the equipment they are fitted to, and we say so on this page rather than routing the two through separate names to look independent. Where a standard, a flag administration, a class society or the client’s own procedure requires the inspection, thorough examination or certification to be carried out by a body independent of the supplier, we do not offer both on that scope: the inspection should be placed with another supplier, and we will supply the parts and support the attendance without touching the finding. If full separation is what a procurement department wants for its own reasons, that is a legitimate requirement and it costs nothing to state at enquiry stage — we will quote the parts alone or the attendance alone. Saying this loses us work, and it is the only honest answer to the question.
Å ta opp en bekymring om upartiskhet
Enhver kan bestride et funn, eller ta opp en bekymring om at en kommersiell interesse påvirket et funn – en kaptein eller superintendent, en eier eller forvalter, en klasseinspektør, en konkurrerende leverandør, en havneagent, eller en av våre egne. Skriv til compliance@shipcertify.com og oppgi fartøyet, havnen, datoen for oppdraget og rapport- eller sertifikatnummeret. Saken behandles etter prosedyren for klager og anker på dette nettstedet, som angir hvem som behandler en anke, hvilken uavhengighet som kreves av den som behandler den, og fristene for bekreftelse av mottak og for et svar. Ingen straffes for å ta opp en bekymring på rimelig grunnlag, våre egne teknikere inkludert, og det gjelder også der bekymringen viser seg ikke å føre frem.
Akkrediteringsstatus
ISO/IEC 17020 krever at et inspeksjonsorgan løpende identifiserer risikoene for sin upartiskhet – herunder risikoer som oppstår av dets virksomhet, av dets relasjoner og av personellets relasjoner – og kan vise hvordan det fjerner dem eller reduserer dem til et minimum. ISO/IEC 17025 krever at et kalibreringslaboratorium er upartisk, og at det er organisert og ledet slik at upartiskheten ivaretas. Denne siden er skrevet opp mot de prinsippene; den er ikke en påstand om å være akkreditert etter noen av de to standardene. Hva som gjelder for et bestemt omfang, besvares for det omfanget, skriftlig, og ikke på en markedsføringsside. Der en autorisasjon eller akkreditering gjelder for et omfang det er gitt tilbud på, fremlegges dokumentasjonen for den på forespørsel sammen med tilbudet, for det omfanget og den havnen, med angivelse av instrumentet, myndigheten som ga det, og referansen som det kan kontrolleres under i den myndighetens eget offentlige register – som er der en kjøper bør verifisere det, og ikke på en leverandørs nettsted. Ingenting på denne siden angir at noe slikt innehas.
Ansvar og gjennomgang
Risikoene for upartiskheten endrer seg når virksomheten endrer seg, så de identifiseres på nytt hver gang en tjenestelinje legges til, en base åpner, en partner kommer inn i nettverket, eller en leveranseavtale med en produsent inngås. Denne erklæringen gjennomgås minst hver 12. måned, og utenom syklus når noe av dette inntreffer. Ansvaret for den ligger hos den driftsdirektøren som er ansvarlig for etterlevelse, og som ikke har ansvar for delesalg og ikke for å vinne det arbeidet som gjennomgås. Gjennomgangen overlates ikke til den ene personen: den gjennomføres sammen med to andre driftsdirektører fra ulike baser, og ingen av dem har kundeansvaret for de kundeforholdene som undersøkes, og den omfatter hver bekymring om upartiskhet som er tatt opp etter prosedyren for klager og anker, hver registrert anmodning om å endre et funn, og hvert forhold som er identifisert under eierskap og konsernforhold ovenfor. Hva gjennomgangen beslutter, og hva som endres som følge av den, registreres med dato.
Sist oppdatert: